Hyfforddiant Cyfarfod Fideogynhadledd a Diogelwch/Mesurau Ataliol (“bomio chwyddo”)

Ym mis Tachwedd 2021, creodd Bwrdd yr Ymddiriedolwyr bwyllgor ad hoc i fynd i'r afael â phryderon cynyddol ynghylch aflonyddwyr/ymwthwyr mewn cyfarfodydd OA. Crëwyd y ddogfen hon gan y pwyllgor ad hoc ac mae'n cyfeirio at blatfform fideo-gynadledda Zoom a swyddogaethau penodol i Zoom. Gall yr awgrymiadau hyn ddarparu canllawiau ar ddefnyddio llwyfannau fideo-gynadledda eraill hefyd. Nid yw hyn yn gymeradwyaeth o blatfform Zoom, dim ond offeryn cyfeirio.

Mae'n bwysig bod aelodau OA sy'n arwain cyfarfodydd fideo-gynadledda wedi'u hyfforddi ac yn gyfarwydd â defnyddio platfform fideo-gynadledda.

Cam 1: Penderfynu ar y platfform fideo-gynadledda gorau ar gyfer eich cyfarfod ar-lein

• Oes angen ystafell aros ar gyfer eich cyfarfod? Mae platfform Zoom yn caniatáu ichi alluogi'r nodwedd Ystafell Aros. Wrth i gyfranogwyr fewngofnodi i'ch cyfarfod, cânt eu rhoi mewn ystafell aros, ac mae'r gwesteiwr neu'r cyd-gyflwynydd yn rhoi caniatâd i fynd i mewn i'r cyfarfod.
• Oes angen opsiwn fideo ar gyfer eich cyfarfod? Mae platfform Zoom yn caniatáu ichi alluogi ac analluogi gosodiad gwylio fideo pob cyfranogwr yn y cyfarfod. Gall y gwesteiwr analluogi'r gosodiad gwylio fideo fel na all unrhyw fynychwr droi eu fideo ymlaen.
• Oes angen opsiwn sgwrsio ar eich cyfarfod? Mae platfform Zoom yn caniatáu ichi alluogi'r swyddogaeth sgwrsio i ganiatáu i aelodau OA sgwrsio â'r gwesteiwr yn unig neu â phawb sy'n mynychu'r cyfarfod.
• Ydych chi eisiau caniatáu i gyfranogwyr cyfarfod fudo a dadfud eu hunain? Mae platfform Zoom yn caniatáu i aelodau OA fudo a dadfud eu hunain oni bai bod y gwesteiwr yn analluogi'r gosodiad hwnnw. Unwaith y bydd y gosodiad wedi'i analluogi, dim ond y gwesteiwr all ddadfud y mynychwyr.

Efallai fod swyddogaethau eraill o fewn y platfform fideo-gynadledda y mae angen eu galluogi neu eu hanalluogi. Argymhellir eich bod yn adolygu'r holl osodiadau ac yn penderfynu beth sydd orau ar gyfer eich cyfarfod.

Chwiliwch bob amser am ddiweddariadau i'ch platfform fideo-gynadledda a gwiriwch y gosodiadau ar ôl i ddiweddariad gael ei gwblhau.

Cam 2: Penderfynu ar swyddi gwasanaeth fideo-gynadledda

Isod mae swyddi gwasanaeth a argymhellir a all helpu eich cyfarfod i symud ymlaen yn esmwyth fel bod ffocws y cyfarfod ar gyfleu'r neges i bob bwytawr cymhellol.

Gwesteiwr

• Arwyddion ymlaen ddeng munud cyn i'r cyfarfod ddechrau
• Gosodiad gwesteiwr hawliadau
• Yn galluogi ystafell aros
• Yn gwneud aelodau a neilltuwyd yn gyd-letywyr
• Yn cadarnhau bod y swyddogaeth rhannu sgrin wedi'i hanalluogi ar gyfer mynychwyr
• Yn analluogi gallu cyfranogwyr i ddadfud ar ôl y Weddi Tawelwch (dechrau'r cyfarfod)
• Yn galluogi cyfranogwyr i ddadfud cyn y Weddi Tawelwch (diwedd y cyfarfod)

cohost

• Yn dewis cyfranogwr gyda'i law wedi'i chodi i rannu (Rhaid i'r cyfranogwr godi ei law i gael ei gydnabod.)
• Yn dadfud y cyfranogwr, gan ganiatáu i'r llaw aros wedi'i chodi nes bod yr aelod yn gorffen siarad
• Yn mudo'r cyfranogwr ac yn gostwng ei law pan fydd yr aelod yn gorffen siarad

Monitor Fideo

• Yn rhannu llenyddiaeth ar y sgrin, ac eithrio darlleniadau OA neu AA, ac yn gosod adrannau fformat perthnasol yn y sgwrs (Gweler y Rhannu Deunydd Hawlfraint OA yn Electronig llythyr yn oa.org/document-library.)
• Yn diffodd fideo, os oes angen
• Yn gweithio gyda monitorau eraill i gadarnhau a oes aflonyddwr/ymosodwr yn bresennol ac a oes angen defnyddio Tarian Diogelwch i Atal Gweithgareddau Cyfranogwyr.

Monitro Sgwrs

• Yn monitro'r sgwrs ar gyfer cyfarfod; os bydd problemau'n codi, yn cysylltu â'r Monitor Diogelwch i gael gwared ar y person neu'r personau sy'n tarfu ar y sgwrs
• Yn rhannu eitemau cyfarfod i'w rhoi yn y sgwrs

Monitor Diogelwch

• Yn newid gosodiadau trwy dawelu pawb wrth fynd i mewn fel na all cyfranogwyr ddad-dawelu eu hunain
• Yn ailenwi aelodau yn ôl confensiwn enwi gofynnol y cyfarfod, os yw'n berthnasol
• Yn gweithio gyda monitoriaid eraill i gadarnhau bod tarfuwr/ymosodwr yn y cyfarfod ac a oes angen defnyddio Tarian Diogelwch i Atal Gweithgareddau Cyfranogwyr.

Amser-geidwad

• Mae aelod amser yn rhannu ac yn rhoi hysbysiadau pum munud, un funud, ac amser pan fydd amser yr aelod yn dod i ben

Mae'n bwysig bod y rhai a ddewisir ar gyfer y swyddi gwasanaeth hyn yn cael eu hyfforddi ar y platfform fideo-gynadledda. Efallai yr hoffech hefyd greu amserlen wythnosol a neilltuo'r swyddi hyn ymlaen llaw ar gyfer pob cyfarfod.

Mae'n bwysig cael cynllun ar waith i fynd i'r afael â'r rhai sydd eisiau tynnu sylw at y cyfarfod neu sy'n tarfu ar eich cyfarfod.

Cam 1: Penderfynu ar osodiadau diogelwch

• Os yw eich platfform fideo-gynadledda, fel Zoom, yn caniatáu ystafell aros, argymhellir eich bod yn galluogi'r nodwedd honno. Mae hyn yn caniatáu i'r gwesteiwr/cyd-gyflwynydd ganiatáu mynediad yn unigol. Os nad yw'r gwesteiwr/cyd-gyflwynydd yn adnabod enw'r aelod OA, efallai y byddant am ofyn iddynt pam eu bod yn mynychu'r cyfarfod.
• Ar gyfer cyfarfodydd mwy, argymhellir eich bod yn analluogi gosodiad mud/dadfud y cyfranogwyr fel y gall y gwesteiwr/cyd-westeiwr benderfynu pwy sydd nesaf ar y rhestr i'w rhannu a gall eu dadfud pan ddaw eu tro. Efallai na fydd angen i gyfarfodydd llai ddefnyddio'r swyddogaeth hon.
• Os nad oes angen fideo, efallai y byddwch chi'n gallu analluogi'r swyddogaeth hon, a gall aelodau wrando ar y rhannu yn ystod y cyfarfod.
• Os yw'r swyddogaeth sgwrsio ar gael, fel gyda Zoom, argymhellir eich bod yn gosod hynny i westeiwr yn unig. Gall caniatáu i bob mynychwr sgwrsio â phawb fod yn tynnu sylw yn ystod y cyfarfod a gall dynnu sylw oddi wrth rannu gan aelodau.

Cam 2: Mesurau ataliol

• Argymhellir bod y gwesteiwr bob amser yn cyrraedd tua deg munud cyn agor y cyfarfod. Os yw'r ystafell aros wedi'i galluogi, yna ni all aelodau OA gael mynediad i'r cyfarfod nes bod y gwesteiwr/cyd-gyflwynydd yn caniatáu mynediad. Mae cyrraedd yn gynnar yn caniatáu i'r gwesteiwr sefydlu diogelwch y cyfarfod os nad yw eisoes wedi'i osod.
• Gofynnwch i aelodau eraill y swydd gwasanaeth gyrraedd yn gynnar er mwyn i chi allu galluogi cyfrifoldebau cyd-gynhalwyr a gallant baratoi i gyflawni eu dyletswyddau a neilltuwyd iddynt.
• Ni ddylech byth ddechrau cyfarfod heb westeiwr ac eraill sydd wedi'u neilltuo i swyddi gwasanaeth.
• Gwnewch yn siŵr bod rhannu sgrin wedi'i analluogi i fynychwyr. Gall hefyd fod yn ddefnyddiol analluogi'r swyddogaeth fideo i sicrhau nad yw cefndiroedd a lluniau proffil yn dangos graffeg amhriodol.
• Chwiliwch am y rhai sy'n dod i mewn i'r cyfarfod ar ôl iddo ddechrau. Efallai eu bod yn aelod o'r Adran Gymunedol sy'n rhedeg yn hwyr, ond gallent fod yn ymwthiwr sydd yno i amharu ar eich cyfarfod.

Os bydd tresmaswr yn cael mynediad i'ch cyfarfod ac yn dechrau amharu ar y cyfarfod, mae sawl cam y gallwch eu cymryd i gael gwared ar y person hwn neu eu rhoi yn yr ystafell aros. Mae'r wybodaeth isod yn benodol i'r platfform Zoom ac fe'i defnyddir fel enghraifft. Argymhellir eich bod yn ymchwilio i'r offer sydd ar gael ar y platfform fideo-gynadledda rydych chi'n ei ddefnyddio ar gyfer mynd i'r afael ag aflonyddwch i'ch cyfarfod.

• Cliciwch ar “Security Shield,” sydd wedi’i lleoli yng nghornel chwith uchaf eich sgrin (tarian werdd gyda marc gwirio) a dewiswch “Suspend Participant Activities.” Mae hyn yn cau holl weithgareddau’r cyfarfod.
• Oedwch am ychydig eiliadau a gwyliwch i nifer y mynychwyr leihau wrth i'r tresmaswr(wyr) adael y cyfarfod.
• Sganiwch y sgrin am gyfranogwyr amheus ac anfonwch neges breifat at y cyd-gyflwynydd gyda'r enw(au) i'w monitro.
• Galluogi sgwrs (o dan y Darian Diogelwch) a theipiwch gyfarchiad byr i aelodau.
• Monitro'r sgwrs i weld a oes unrhyw dresmaswyr yn dal i fod yn bresennol. Chwiliwch am sarhad neu sarhad.
• Pan fyddwch chi'n hyderus, gallwch chi alluogi gweithgareddau cyfranogwyr ac ailddechrau eich cyfarfod. Ystyriwch ddweud y Weddi Tawelwch, os oes angen.

Gellir tynnu tresmaswyr o gyfarfod drwy fynd i flwch y cyfranogwr, hofran dros enw'r tresmaswr, a dewis "Dileu". Yn Zoom, mae gosodiad i "ganiatáu i gyfranogwyr a dynnwyd ailymuno". Os yw hyn wedi'i analluogi, pan gaiff rhywun ei dynnu o gyfarfod, ni allant adennill mynediad. Gan ddefnyddio'r un broses, gallwch hefyd ddewis symud tresmaswr posibl i'r ystafell aros ac yna sgwrsio â'r person i benderfynu a ydynt yn dresmaswr.

Yn ddiweddar, mae aflonyddwch wedi digwydd gan amheuwyr sy'n defnyddio technoleg ffug dwfn i efelychu person go iawn sy'n aelod rheolaidd o'r grŵp. Mae'r dynwaredwr yn esgus mynychu'r cyfarfod, yn union fel mae'r aelod rheolaidd yn ei wneud. Bu digwyddiad lle cafodd gwesteiwr fideo-gynadledda ei dwyllo i roi codau gwesteiwr Zoom i fynychwr arall yr oeddent yn credu oedd y gwesteiwr cyfarfod go iawn.

Rydym yn diolch i'r rhanbarthau am eu hymateb cyflym a'u cymorth gyda'r broblem hon.

O ystyried y byddwn yn gweld mwy o driciau clyfar gan actorion drwg sydd eisiau tarfu ar ein cyfarfodydd ar Zoom a llwyfannau fideo-gynadledda eraill, rydym wedi darparu awgrymiadau ychwanegol i'ch helpu i leihau'r risg o darfu gan dresmaswyr, yn ogystal ag ymyriadau ffug dwfn.

• Gwiriwch eich bod yn defnyddio'r fersiwn ddiweddaraf o Zoom gyda mynediad i'r mesurau diogelwch diweddaraf. Cofiwch, peidiwch byth â dechrau cyfarfod heb westeiwr.
• Os ydych chi'n teimlo bod eich cod gwesteiwr wedi'i beryglu, yna newidiwch ef ar unwaith.
• Diogelu codau gwesteiwr fel gwybodaeth sensitif. Gosod paramedrau ynghylch pwy all gael mynediad atynt.
• Sefydlwch air cod gyda'ch gwesteiwr a gwesteiwyr amgen.
  • Gosodwch air cod gyda'ch holl westeiwyr na fydd ond y gwesteiwyr yn ei wybod.
  • Peidiwch ag ysgrifennu'r gair cod hwn i lawr.
  • Gan y gall mynychwr ffug-dwfn edrych fel un o aelodau eich cyfarfod, gofynnwch am y gair cod pan ofynnir i chi am god y gwesteiwr (ar gamera neu ffôn yn unig).
  • Os nad oes gennych air cod wedi'i sefydlu, cyn trosglwyddo'r cod gwesteiwr yn ystod y cyfarfod, gofynnwch i'r person rydych chi'n rhoi'r cod iddo droi ei fideo ymlaen. Cael sgwrs gyda'r person hwn, gan ofyn cwestiynau sydd angen mwy nag ateb ie neu na.
  • Os yn bosibl, gofynnwch gwestiynau personol na fyddai ond y person hwnnw’n eu gwybod neu am wybodaeth nad yw ar gael yn rhwydd ar y rhyngrwyd. Gwiriwch fod yr atebion yn gywir, a bod y person yn ymddangos yn “gywir”.
  • Yna byddwch chi'n gallu anfon y person cywir i'r ystafell aros a gwneud hynny.

Rydyn ni i gyd yma i gario neges adferiad drwy’r Deuddeg Cam i’r bwytawr cymhellol sy’n dal i ddioddef. Cofiwch, gall y tresmaswr neu’r aflonyddwr canfyddedig fod yn newydd-ddyfodiad, aelod, neu aelod sy’n dychwelyd ac sy’n anghyfarwydd â fideo-gynadledda neu sydd yng nghanol eu clefyd. Anogir amynedd.

Gyda'n gilydd gallwn wneud yr hyn na allem byth ei wneud ar ein pennau ein hunain.