Haushaltsrichtlinien für Dienststellen

Inhalte

• Einführung
• Zweck eines Budgets
• Erstellen des Budgets
• Budgetformat
• Bestimmung einer umsichtigen Reserve
• Budgetüberprüfung
• Umsatzüberprüfung
• Spesenüberprüfung
• Zusätzliche Budgetierungstipps

Einführung

Diese Richtlinien sollen Servicegremien (Intergruppen, Serviceausschüsse, Regionen) bei der Entwicklung eines jährlichen Prozesses zur Erstellung, Überwachung und Verwaltung eines Budgets unterstützen. Dies ermöglicht es den Serviceorganisationen, sich an die siebte Tradition zu halten: „Jede OA-Gruppe sollte völlig selbsttragend sein und Beiträge von außen ablehnen.“

Zweck eines Budgets

Das Budget eines Dienstgremiums bietet die Möglichkeit, die Mittelbeschaffung und die Ausgaben zu planen, die für die Durchführung der Zwölf-Schritte-Arbeit zur Verbreitung der Botschaft innerhalb und außerhalb der Fellowship of Overeaters Anonymous erforderlich sind. Ein Budget kann die Planung erleichtern, indem es die prognostizierten Einnahmen den erwarteten Ausgaben für das kommende Jahr zuordnet.

Während das Servicegremium einen Konsens über die Gruppenprioritäten entwickelt, bietet das Budget einen Rahmen für die Erreichung der folgenden Ziele:

• Stärken Sie das Gefühl der Eigenverantwortung und des Engagements des Servicegremiums und/oder der Mitglieder
• Geben Sie dem Vorstand, den Ausschüssen und den Vertretern der Dienstgremien klare Anweisungen zu den vorgeschlagenen Aktivitäten für das Jahr
• Helfen Sie der Dienststelle, ohne Angst vor finanzieller Unsicherheit zu arbeiten

Gemäß Konzept Zwölf, Abschnitt (b), „sind ausreichende Betriebsmittel und eine großzügige Rücklage der umsichtige Finanzgrundsatz von OA.“ Um weiterhin Dienstleistungen anbieten zu können, müssen die Serviceorganisationen von Overeaters Anonymous über Budgets verfügen, die auf Erfahrungen aus der Vergangenheit sowie auf aktuellen und prognostizierten Einnahmen basieren. Eine umsichtige Rücklage ist ein Notfallfonds oder eine Ersparnis, die es den OA-Dienststellen ermöglicht, die Botschaft der Erholung zu verbreiten, auch wenn die prognostizierten Einnahmen nicht erreicht werden. Der Betrag kann durch die Ermittlung der Betriebskosten für einen bestimmten Zeitraum – beispielsweise ein bis sechs Monate – ermittelt werden. Zu den Ausgaben zählen beispielsweise Miete, Telefon, Porto, Druck, Nebenkosten und Gehälter (sofern zutreffend). Der Fonds sollte regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass er den aktuellen und prognostizierten Bedürfnissen der Gruppe oder des Dienstgremiums entspricht.

Erstellen des Budgets

Organisationen nutzen Budgets, um zu vereinbaren, wie Ressourcen in einem bestimmten Geschäftsjahr ausgegeben werden sollen. Im Falle eines katastrophalen finanziellen Ereignisses ist es wichtig, die Unterschiede zwischen festen und variablen Ausgaben zu verstehen. Das Dienstgremium kann den Schatzmeister oder einen Haushaltsausschuss mit der Ausarbeitung des Vorschlags beauftragen. Der Prozess beinhaltet die Schätzung zukünftiger Einnahmen und Ausgaben.

Schätzung des Jahreseinkommens

Die jährlichen Einnahmen können aus Beiträgen zur Seventh Tradition, Spendenaktionen und Erlösen aus Exerzitien, Workshops, Marathons usw. stammen. Darüber hinaus können von den OA-Regionen oder dem World Service Office (WSO) Gelder zur Verfügung gestellt werden, um Sonderwünsche zu finanzieren, beispielsweise die Reise von Delegierten zur World Service Business Conference (WSBC) oder die Reise von Treuhändern zu Vorträgen bei Workshops, Fachausstellungen usw. (Weitere Informationen finden Sie unter oa.org oder auf den Websites der einzelnen Regionen.)

Kostenschätzung

Ausgaben können in zwei Kategorien unterteilt werden: feste und variable.

Zu den Fixkosten können folgende Posten gehören:

• Kosten für Kopien
• Büromiete
• Raummiete
• Briefkasten
• Telefon

Zu den variablen Ausgaben können folgende Posten gehören:

• Porto
• professionelle Outreach- oder öffentliche Informationsprojekte
• Zwölfter Schritt innerhalb der Aktivitäten
• Besondere Veranstaltungen
• Reisen von Delegierten und Regionsvertretern (und ggf. Reisen von Regionsleitern oder Treuhändern)
• Newsletter, Literatur, Mediathek
• Ad-hoc-Ausschüsse wie Satzung, Budget usw.
• Website-Entwicklung und -Pflege
• Beiträge zu anderen Dienstebenen: Dienstgremium oder WSO

Ein Dienstgremium kann sein Budget für das kommende Jahr festlegen, indem es das Budget des vergangenen Jahres überprüft und die Notwendigkeit von Einnahmenerhöhungen oder Ausgabensenkungen berücksichtigt. Das Dienstgremium kann OA-Mitglieder oder Ausschüsse auch um Vorschläge bitten, wie viel Geld sie für bestimmte Aufgaben oder Verpflichtungen benötigen. Abbildung 1 unten zeigt ein Beispiel für einen Antrag an den Haushaltsausschuss für die Reise zu einer Regionalversammlung.

Anlage 1: Beispiel für einen Budgetvorschlag

Artikel	Fragen?	Quelle
Anmeldegebühr	$40	Registrierungsformular für die Regionalversammlung
Kilometerstand	$28	200 Meilen (pro Internet-Navigationssoftware) x 14 Cent pro Meile
Hotel	240 $ (zzgl. Steuern)	Hotelpreis von 120 $ pro Nacht zuzüglich Steuern
Verpflegung	$110	55 $/Tag x 2 Tage
Gesamtanfrage	$418

(Herunterladen Ausstellung 1.)

Budgetformat

Budgets können leserlich handschriftlich, getippt oder in ein Softwareprogramm eingegeben werden. Der Vorteil der Verwendung von Computersoftware – sei es eine Tabellenkalkulation oder ein Finanzprogramm – liegt in der einfachen Eingabe, Aktualisierung und Weitergabe von Daten an die Mitglieder.

Anlage 2: Beispielbudget

GEWINN	BUDGET
CDs und elektronische Medien	$
Konvention – Lokal	$
Konvention – Staat	$
Spendenaktionen	$
Retreat	$
Beiträge der siebten Tradition – Gruppe	$
Beiträge der siebten Tradition – Individuell	$
Workshops	$
GESAMTEINKOMMEN	$
KOSTEN	$
Bankgebühren/Anpassungen	$
Ausgaben des Vorsitzenden	$
Konvention – Staat	$
Delegiertenkosten	$
Newsletter	$
Postfachvermietung	$
Telefonservice	$
Professionelle Öffentlichkeitsarbeit/Öffentlichkeitsarbeit	$
Sekretärin – Korrespondenz	$
Sekretärin – Aufnahme	$
Beiträge der siebten Tradition zur Region	$
Beiträge der Siebten Tradition zum World Service Office	$
Zwölfter Schritt nach innen	$
Wege und Mittel	$
Wir kümmern uns um die Liste	$
Website (für das Jahr)	$
GESAMTAUSGABEN	$
EINNAHMEN MINUS AUSGABEN	$

(Herunterladen Ausstellung 2.)

Wie erreichen wir einen Konsens über den Haushalt?

• Der Schatzmeister des Servicegremiums prüft die Anträge auf Richtigkeit und trägt die Zahlen dann in das Haushaltsdokument ein.
• Der Schatzmeister (oder der Vorsitzende des Haushaltsausschusses) beruft eine Sitzung ein, bei der interessierte Mitglieder die Mittelaufteilung unter den Ausschüssen vereinbaren.
• Wenn die verfügbaren Mittel nicht alle Anfragen abdecken, hat das Servicegremium zwei Möglichkeiten, sich an den vereinbarten Prioritäten des Servicegremiums auszurichten:
  1. Um die diskretionären Ausgaben gleichmäßig zu reduzieren
  2. Ausschussmitglieder können die Mittel für bestimmte Arbeiten kürzen oder streichen

Wie läuft der Budgetgenehmigungsprozess ab?

Die Satzung des Dienstorgans kann das Genehmigungsverfahren regeln. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Genehmigungsstufen:

• Haushaltsausschuss
• Geschäftsleitung
• Vertreter der Dienststellen

Bestimmung einer umsichtigen Reserve

Eine umsichtige Rücklage ist ein Geldbetrag, der beiseite gelegt wird, damit die Dienstleistungseinrichtung funktionieren kann, wenn ihre Einnahmen hinter den Erwartungen zurückbleiben. Freiwillige Beiträge sind unvorhersehbar, daher müssen Dienstgremien die Notwendigkeit, umsichtig zu sein und Stabilität zu gewährleisten, mit der Notwendigkeit, die Botschaft zu verbreiten, in Einklang bringen. Viele Dienstleistungseinrichtungen bestimmen die Höhe einer Vorsichtsrücklage, indem sie einen bestimmten Prozentsatz der Betriebskosten festlegen. Ein Vorschlag besteht darin, mindestens ein bis sechs Monate der gesamten Betriebskosten einzusparen. Durch die Prüfung der Finanzunterlagen der letzten ein bis drei Jahre kann eine Dienststelle ihre Betriebsausgaben abschätzen und eine umsichtige Rücklage festlegen. (Weitere Informationen zur Bestimmung einer umsichtigen Rücklage finden Sie im Richtlinien zur Mittelbeschaffung und umsichtigen Rücklagen für Gruppen und Serviceeinrichtungen auf oa.org.)

Budgetüberprüfung

Die Kraft eines Budgets liegt darin, es zu überprüfen und anzupassen. Es ist ratsam, regelmäßige Budgetüberprüfungen durchzuführen und Abweichungen dem Dienstgremium zu melden. Darüber hinaus sollten Schatzmeister das Budget vor jeder Ausgabe schnell überprüfen und es jedes Quartal formeller überprüfen.

Umsatzüberprüfung

Bei erheblichen Umsatzrückgängen sind folgende Maßnahmen hilfreich:

• Melden Sie den Rückgang unverzüglich unter Angabe der genauen Zahlen der Servicestelle.
• Besprechen Sie die notwendigen Korrekturmaßnahmen, zu denen bei Bedarf auch eine formelle Kürzung der Budgets gehören kann, und erwägen Sie Spendenaktionen oder Kampagnen zur Erhöhung der Beiträge.
• Erwägen Sie eine formelle Gruppeninventur. Suche nach OA-Gruppeninventar kombiniert mit einem nachhaltigen Materialprofil. Checkliste für starke Meetings auf oa.org im Dokumentenbibliothek.

Wenn die Umsätze deutlich steigen, sind folgende Maßnahmen hilfreich:

• Feiern Sie den Erfolg durch Ankündigungen des Servicegremiums.
• Erwägen Sie die Bereitstellung von Haushaltsmitteln für Bereiche, die zur Verbreitung der Botschaft beitragen würden.
• Teilen Sie den Gebietsgruppen mit, wofür das zusätzliche Geld ausgegeben wird.

Die oben genannten Anpassungen sollten den entsprechenden Genehmigungsprozess durchlaufen.

Spesenüberprüfung

Analysieren Sie jede Ausgabenkategorie, um zu sehen, was im Budget liegt, über dem Budget liegt, unter dem Budget liegt oder sich den Budgetgrenzen nähert.

Wenn die Ausgaben im Rahmen des Budgets liegen, melden Sie diesen Erfolg der Servicestelle.

Wenn die Ausgaben über dem budgetierten Betrag liegen, sind folgende Maßnahmen hilfreich:

• Melden Sie die Erhöhung der Dienststelle und erläutern Sie die Gründe dafür.
• Entscheiden Sie, wie Sie das Budget erhöhen oder die Ausgaben für den Rest des Jahres einfrieren.

Wenn die Ausgaben unter dem Budget liegen, sind die folgenden Maßnahmen hilfreich:

• Melden Sie den Rückgang der Servicestelle.
• Stellen Sie fest, ob die überschüssigen Mittel anderweitig verwendet oder in der Reserve gehalten werden können.
• Stellen Sie fest, warum der Artikel unter dem Budget liegt, und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen.
  1. Ist der budgetierte Posten nicht mehr wichtig oder notwendig? Erwägen Sie eine Verlagerung der Budgetzuweisung in einen anderen Bereich.
  2. Ist der budgetierte Posten wichtig oder notwendig, wird er aber nicht ausgeführt? Ergreifen Sie sofort Korrekturmaßnahmen.

Bedenken Sie, dass alle Budgetanpassungen den Genehmigungsprozess durchlaufen müssen.

Wenn sich die Ausgaben dem Ende ihrer budgetierten Beträge nähern, sind die folgenden Maßnahmen hilfreich:

• Benachrichtigen Sie die zuständige Person innerhalb des Servicegremiums, damit diese entsprechende Anpassungen vornehmen kann.
• Überprüfen Sie den Budgetbetrag auf Angemessenheit.

Zusätzliche Budgetierungstipps

• Gestalten Sie den Budgetierungsprozess so einfach wie möglich.
• Beziehen Sie so viele Mitglieder wie möglich in die Finanzplanung und Budgetierung ein. Dadurch wird das Rätsel um die Finanzen gelöst.
• Erklären Sie allen Mitgliedern des Servicegremiums, wofür das Geld ausgegeben wird.
• Sprechen Sie über Finanzen auf allen Ebenen und betonen Sie, dass jedes Mitglied zur finanziellen Gesundheit des Dienstgremiums beitragen kann.
• Investieren Sie überschüssige Einnahmen in Dienste, die zur Verbreitung der Botschaft beitragen. Bei deutlich steigenden Einnahmen kann es angebracht sein, die Ausgaben über die budgetierten Beträge hinaus zu erhöhen oder die Beiträge der Siebten Tradition an die Region oder das Weltdienstbüro (WSO) zu erhöhen.
• Selbst wenn die Einnahmen steigen, sollte das Dienstgremium Ausgaben genehmigen, die über den budgetierten Beträgen liegen, bevor es sich zu den Ausgaben verpflichtet.
• Schatzmeister sollten die Budgets überprüfen, bevor sie jemandem eine Rückerstattung gewähren, und das Dienstgremium sollte alle Rückerstattungsbeträge genehmigen, die nicht im Budget enthalten sind.
• Finanziell stabile Dienstleistungseinrichtungen und ein starker Aufschwung in einem Gebiet gehen in der Regel Hand in Hand.
  1. Beiträge zur Siebten Tradition folgen normalerweise auf die Genesung.
  2. Wenn die Einnahmen sinken, konzentrieren Sie sich auf die Erholung.
  3. Wenn die Einnahmen steigen, feiern Sie den Aufschwung und verbreiten Sie die Botschaft noch mehr.
• Dienststellen, die an der Servicestruktur Über die Intergruppenebene hinaus werden die Dienstorganisationen tendenziell finanziell stärker. Bei sinkenden Einnahmen sollte man der Versuchung widerstehen, keine Vertreter mehr zu regionalen, nationalen/sprachlichen Dienstgremien und Weltdienstveranstaltungen zu entsenden. Die Teilnahme an diesen Veranstaltungen bringt neue Ideen, die zur Verbreitung der Botschaft beitragen und so die Dienstorganisationen finanziell stärken.
• Spenden Sie Jahresüberschüsse an die Gemeinschaft, je nach Gruppengewissen in Ihrer Region. Gruppen entscheiden sich häufig dafür, 50 Prozent der überschüssigen Mittel an ihre Intergruppe oder ihren Servicevorstand zu überweisen, 10 Prozent an ihre Region und 40 Prozent an WSO. Gruppen können sich auch dafür entscheiden, alle überschüssigen Mittel ihrem Intergruppen-/Dienstgremium zuzuführen und diesen Dienstgremien zu gestatten, Beiträge an die Region und das WSO zu leisten.
• Stecken Sie Geld, das über der umsichtigen Rücklage liegt, immer wieder in Sanierungsdienste oder spenden Sie Bargeldüberschüsse zum Jahresende entsprechend dem Gruppengewissen in Ihrer Region an die breitere Gemeinschaft.
• Setzen Sie die Gesamtkosten des Servicegremiums in Beziehung zur Anzahl der Gruppen, die von diesem Servicegremium unterstützt werden. Eine Region, die sich in einer Finanzkrise befand, nutzte diesen Ansatz: Zunächst teilte die Region ihre Ausgaben durch die Anzahl der Gruppen in dieser Region und ermittelte so einen Durchschnitt pro Gruppe. Die Region nutzte diesen Durchschnitt, um eine Reihe vorgeschlagener Beiträge jeder Gruppe zu ermitteln. Anschließend schickte die Region einen Brief oder eine E-Mail an jede Gruppe, in der sie den Status der Finanzen der Region erläuterte und alle Gruppen aufforderte, einen Beitrag innerhalb des vorgeschlagenen Rahmens in Betracht zu ziehen. Dies erwies sich als wirksame Kommunikation: Die Einnahmen der Region stiegen im ersten Jahr nach Versand des Briefes um 66 Prozent, im darauffolgenden Jahr um 48 Prozent. Dieser Ansatz war erfolgreich, weil die Anfrage klar und einfach war und der vorgeschlagene Beitrag überschaubar war. Es bot ein Ziel für weniger wohlhabende Gruppen und ermöglichte es wohlhabenderen Gruppen zu erkennen, dass sie die anderen Gruppen unterstützten.

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