Der Gruppensekretär ist ein Glied in einer Kette, die wichtige Informationen auf zwei Arten verbreitet: vom World Service Office zu den Gruppenmitgliedern und von der Gruppe zum World Service Office.

Das Senden aktueller Gruppeninformationen oder Änderungen an das World Service Office ist eine Aufgabe, die normalerweise auf die breiten Schultern des Gruppensekretärs fällt. Der Sekretär ist außerdem dafür verantwortlich, Informationen des Weltdienstbüros und des Dienstgremiums wie Newsletter, Umfragen und andere Post an die Mitglieder der Gruppe zu verteilen.

Funktioniert dieser wechselseitige Informationsfluss in Ihrer Gruppe reibungslos? Wenn nicht, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Ihr Treffen korrekt beim World Service Office registriert ist. Dies sind einige wichtige Punkte, die Sie bei der Registrierung oder Änderung beachten sollten:

  • Verwenden Sie das Gruppenregistrierungs-/Änderungsformular, um Änderungen an Ihren Gruppeninformationen vorzunehmen. Klicken Sie auf der OA-Website auf Bearbeiten Sie ein Meeting um Änderungen an Ihrer Besprechung vorzunehmen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das World Service Office.
  • Wenn sich Ihre Gruppe dafür entscheidet, einer Intergruppe oder einem nationalen Servicegremium beizutreten, geben Sie die Nummer der Intergruppe/des nationalen Servicegremiums oder zumindest den korrekten Namen der Intergruppe/des nationalen Servicegremiums an.
  • Bei JEDER Änderung ist es wichtig, vollständige Informationen anzugeben. Die kritischen Bereiche, die abgeschlossen werden müssen, sind mit „*erforderlich“ gekennzeichnet. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt sind und dass die Wohnungsnummern angegeben sind, da diese oft übersehen werden.
  • Verwenden Sie Ihre Gruppennummer für die gesamte Korrespondenz mit dem World Service Office. Sobald eine Gruppe registriert ist, bleibt ihre Gruppennummer gleich, unabhängig von Änderungen an den Besprechungsinformationen.
  • Informieren Sie das World Service Office so bald wie möglich über Änderungen an den Besprechungsdetails, egal wie gering die Änderung ist. Es liegt in der Verantwortung der Gruppe, dies zu tun. Einige Gruppen gehen davon aus, dass das Intergroup/National Service Board Änderungen an das World Service Office weitergibt, was jedoch nicht immer der Fall ist.

Der Gruppensekretär kann mit anderen Mitgliedern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass relevante OA-Informationen alle erreichen. Beispielsweise kann die Sekretärin dafür sorgen, dass jemand eine Bewertung abgibt OA-Nachrichten von der OA-Website herunter und stellt es den Mitgliedern der Versammlung zur Verfügung. Eine Gruppe kann auch Mailings vom Intergroup/National Service Board mit Informationen erhalten, die verteilt werden müssen. Jede OA-Gruppe sollte sicherstellen, dass die Sekretärin ausreichend Hilfe und Materialien erhält, um ihre Arbeit zu erledigen. Der reibungslose Informationsfluss zwischen dem World Service Office und der Gruppe hängt vom Sekretär ab.

Weitere Aufgaben der Gruppensekretäre sind im aufgeführt OA-Handbuch für Mitglieder, Gruppen und Servicegremien. Zu den Aufgaben des Sekretärs kann es gehören, den Vorsitz bei Sitzungen des Gruppengewissens und/oder des Lenkungsausschusses zu führen oder dafür zu sorgen, dass der Treffpunkt jede Woche bereit ist.

Wenn Sie Fragen zur Registrierung oder Aufzeichnung von Änderungen für Ihre Gruppe haben, rufen Sie bitte den Gruppenregistrierungskoordinator des World Service Office an, schreiben Sie ihm oder senden Sie ihm eine E-Mail (info@oa.org). Wir sind an Ihren Ideen interessiert, wie wir den Gruppenregistrierungsprozess und die Gruppenregistrierung im Allgemeinen verbessern könnten.