Videokonferenz-Meeting-Schulung und Sicherheits-/Präventionsmaßnahmen („Zoom-Bombing“)

Im November 2021 richtete der Stiftungsrat einen Ad-hoc-Ausschuss ein, um den wachsenden Bedenken hinsichtlich Störern/Eindringlingen bei OA-Sitzungen Rechnung zu tragen. Dieses Dokument wurde vom Ad-hoc-Ausschuss erstellt und bezieht sich auf die Videokonferenzplattform Zoom und Zoom-spezifische Funktionen. Die Vorschläge können auch als Orientierungshilfe für die Nutzung anderer Videokonferenzplattformen dienen. Dies ist keine Empfehlung der Zoom-Plattform, sondern lediglich ein Referenztool.

Es ist wichtig, dass OA-Mitglieder, die Videokonferenzen leiten, geschult sind und mit der Verwendung einer Videokonferenzplattform vertraut sind.

Schritt 1: Die beste Videokonferenzplattform für Ihr Online-Meeting finden

• Benötigt Ihr Meeting einen Warteraum? Auf der Zoom-Plattform können Sie die Warteraumfunktion aktivieren. Wenn sich Teilnehmer bei Ihrem Meeting anmelden, werden sie in einen Warteraum platziert und der Host oder Co-Host erteilt ihnen die Berechtigung zum Betreten des Meetings.
• Benötigt Ihr Meeting eine Videooption? Die Zoom-Plattform ermöglicht es Ihnen, die Videoanzeigeeinstellung jedes Meeting-Teilnehmers zu aktivieren und zu deaktivieren. Der Host kann die Videoanzeigeeinstellung deaktivieren, sodass kein Teilnehmer sein Video einschalten kann.
• Benötigt Ihr Meeting eine Chat-Option? Auf der Zoom-Plattform können Sie die Chat-Funktion aktivieren, damit OA-Mitglieder nur mit dem Gastgeber oder mit allen Meeting-Teilnehmern chatten können.
• Möchten Sie, dass Meeting-Teilnehmer sich selbst stummschalten und die Stummschaltung aufheben können? Die Zoom-Plattform ermöglicht es OA-Mitgliedern, sich selbst stummzuschalten und die Stummschaltung aufzuheben, sofern der Host diese Einstellung nicht deaktiviert. Sobald die Einstellung deaktiviert ist, kann nur der Host die Stummschaltung der Teilnehmer aufheben.

Möglicherweise müssen weitere Funktionen der Videokonferenzplattform aktiviert oder deaktiviert werden. Es wird empfohlen, alle Einstellungen zu überprüfen und die für Ihr Meeting optimale Option zu finden.

Suchen Sie immer nach Updates für Ihre Videokonferenzplattform und überprüfen Sie die Einstellungen, nachdem ein Update abgeschlossen wurde.

Schritt 2: Festlegen der Positionen für Videokonferenzdienste

Nachfolgend finden Sie Empfehlungen für Servicepositionen, die dazu beitragen können, dass Ihr Meeting reibungslos verläuft, sodass der Schwerpunkt des Meetings darauf liegt, die Botschaft an alle Esssüchtigen weiterzugeben.

Gastgeber

• Anmeldung zehn Minuten vor Beginn der Sitzung
• Anspruchshosteinstellung
• Ermöglicht Wartezimmer
• Macht zugewiesene Mitglieder zu Co-Moderatoren
• Bestätigt, dass die Bildschirmfreigabefunktion für Teilnehmer deaktiviert ist
• Deaktiviert die Möglichkeit der Teilnehmer, die Stummschaltung nach dem Gelassenheitsgebet (Beginn des Meetings) aufzuheben.
• Ermöglicht den Teilnehmern, die Stummschaltung vor dem Gelassenheitsgebet (Ende des Meetings) aufzuheben.

Cohost

• Wählt den Teilnehmer mit erhobener Hand zum Teilen aus (der Teilnehmer muss die Hand heben, um erkannt zu werden.)
• Hebt die Stummschaltung des Teilnehmers auf und ermöglicht, dass die Hand erhoben bleibt, bis das Mitglied seine Rede beendet hat.
• Schaltet den Teilnehmer stumm und senkt die Hand, wenn das Mitglied zu Ende gesprochen hat

Videoüberwachung

• Teilt Literatur auf dem Bildschirm, außer OA- oder AA-Lesungen, und platziert relevante Formatabschnitte im Chat (Siehe die Elektronische Weitergabe von OA-Copyright-Material Brief an oa.org/Dokumentenbibliothek.)
• Schaltet das Video bei Bedarf aus
• Arbeitet mit anderen Monitoren zusammen, um zu bestätigen, ob ein Störer/Eindringling vorhanden ist und ob die Verwendung von Security Shield zur Aussetzung der Teilnehmeraktivitäten erforderlich ist

Chat-Monitor

• Überwacht den Chat für Besprechungen. Wenn Probleme auftreten, kontaktiert er den Sicherheitsmonitor, um die Person(en), die den Chat stören, zu entfernen.
• Gibt Besprechungselemente frei, um sie im Chat zu platzieren

Sicherheitsmonitor

• Ändert die Einstellungen, indem alle beim Eintritt stummgeschaltet werden, sodass die Teilnehmer die Stummschaltung nicht selbst aufheben können
• Benennt Mitglieder gegebenenfalls entsprechend der für das Meeting erforderlichen Namenskonvention um
• Arbeitet mit anderen Monitoren zusammen, um zu bestätigen, dass sich ein Störer/Eindringling in der Besprechung befindet und ob die Verwendung von Security Shield zum Unterbrechen der Teilnehmeraktivitäten erforderlich ist

Zeitnehmer

• Das Mitglied teilt die Zeiten mit und gibt fünfminütige, einminütige und Zeitbenachrichtigungen, wenn die Zeit des Mitglieds endet

Es ist wichtig, dass die für diese Servicepositionen ausgewählten Personen über die Videokonferenzplattform geschult werden. Sie können auch einen Wochenplan erstellen und diese Positionen für jedes Meeting vorab zuweisen.

Es ist wichtig, einen Plan zu haben, wie man mit denjenigen umgeht, die von der Besprechung ablenken oder sie stören möchten.

Schritt 1: Sicherheitseinstellungen festlegen

• Wenn Ihre Videokonferenzplattform, z. B. Zoom, einen Warteraum bietet, empfiehlt es sich, diese Funktion zu aktivieren. So kann der Gastgeber/Co-Gastgeber den Zutritt individuell gewähren. Erkennt der Gastgeber/Co-Gastgeber den Namen des OA-Mitglieds nicht, kann er nachfragen, warum es an der Besprechung teilnimmt.
• Bei größeren Meetings empfiehlt es sich, die Stummschaltung der Teilnehmer zu deaktivieren, damit der Moderator/Co-Moderator bestimmen kann, wer als nächstes auf der Liste steht und die Stummschaltung aufheben kann, wenn er an der Reihe ist. Bei kleineren Meetings ist diese Funktion möglicherweise nicht erforderlich.
• Wenn kein Video erforderlich ist, können Sie diese Funktion möglicherweise deaktivieren und die Mitglieder können sich die Beiträge während des Meetings einfach anhören.
• Wenn die Chat-Funktion verfügbar ist, z. B. bei Zoom, empfiehlt es sich, diese nur auf den Host einzustellen. Wenn alle Teilnehmer mit jedem chatten können, kann dies während des Meetings störend wirken und die Beiträge der Mitglieder beeinträchtigen.

Schritt 2: Vorbeugende Maßnahmen

• Es wird empfohlen, dass der Gastgeber immer etwa zehn Minuten vor Beginn des Meetings eintrifft. Ist der Warteraum aktiviert, können OA-Mitglieder erst dann auf das Meeting zugreifen, wenn der Gastgeber/Co-Gastgeber den Zutritt gewährt. Durch frühzeitiges Eintreffen kann der Gastgeber die Sicherheitsvorkehrungen des Meetings einrichten, falls diese noch nicht getroffen wurden.
• Bitten Sie die anderen Servicemitarbeiter, frühzeitig zu erscheinen, damit Sie die Aufgaben der Co-Gastgeber freigeben und sie sich auf die Erfüllung ihrer zugewiesenen Aufgaben vorbereiten können.
• Sie sollten ein Meeting niemals ohne einen Gastgeber und andere Personen mit Servicepositionen beginnen.
• Stellen Sie sicher, dass die Bildschirmfreigabe für Teilnehmer deaktiviert ist. Es kann auch hilfreich sein, die Videofunktion zu deaktivieren, um sicherzustellen, dass Hintergründe und Profilfotos keine unangemessenen Grafiken zeigen.
• Achten Sie auf Personen, die nach Beginn der Besprechung eintreten. Dabei kann es sich um ein OA-Mitglied handeln, das sich verspätet, aber auch um einen Eindringling, der Ihre Besprechung stören möchte.

Sollte ein Eindringling Zutritt zu Ihrem Meeting erlangen und das Meeting stören, können Sie diese Person auf verschiedene Weise entfernen oder in den Warteraum schicken. Die folgenden Informationen beziehen sich speziell auf die Zoom-Plattform und dienen als Beispiel. Wir empfehlen Ihnen, sich über die Tools der von Ihnen genutzten Videokonferenzplattform zu informieren, um Störungen Ihres Meetings zu vermeiden.

• Klicken Sie auf „Sicherheitsschild“ in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms (grünes Schild mit Häkchen) und wählen Sie „Teilnehmeraktivitäten aussetzen“. Dadurch werden alle Aktivitäten des Meetings beendet.
• Halten Sie einen Moment inne und achten Sie darauf, dass die Teilnehmerzahl abnimmt, wenn der/die Eindringling/Eindringlinge die Besprechung verlassen.
• Suchen Sie auf dem Bildschirm nach verdächtigen Teilnehmern und senden Sie dem Co-Moderator eine private Nachricht mit den Namen der zu überwachenden Teilnehmer.
• Aktivieren Sie den Chat (unter dem Sicherheitsschild) und geben Sie eine kurze Begrüßung für die Mitglieder ein.
• Überwachen Sie den Chat, um zu sehen, ob noch Eindringlinge anwesend sind. Achten Sie auf Beleidigungen oder Beleidigungen.
• Wenn Sie sich sicher fühlen, können Sie die Teilnehmeraktivitäten aktivieren und Ihr Meeting fortsetzen. Sprechen Sie bei Bedarf das Gelassenheitsgebet.

Eindringlinge können aus einem Meeting entfernt werden, indem Sie im Teilnehmerfeld den Mauszeiger über den Namen des Eindringlings bewegen und „Entfernen“ auswählen. In Zoom gibt es eine Einstellung, die entfernten Teilnehmern den erneuten Beitritt erlaubt. Ist diese Option deaktiviert, kann eine Person, die aus einem Meeting entfernt wurde, nicht wieder teilnehmen. Mit demselben Verfahren können Sie einen potenziellen Eindringling auch in den Warteraum verschieben und anschließend mit ihm chatten, um festzustellen, ob es sich um einen Eindringling handelt.

In letzter Zeit kam es zu Störungen durch Verdächtige, die Deepfake-Technologie nutzten, um eine reale Person zu imitieren, die ein reguläres Mitglied der Gruppe ist. Der Imitator gibt vor, an dem Meeting teilzunehmen, genau wie das reguläre Mitglied. Es gab einen Vorfall, bei dem ein Videokonferenz-Moderator dazu verleitet wurde, die Zoom-Host-Codes an einen anderen Teilnehmer weiterzugeben, den er für den echten Meeting-Moderator hielt.

Wir danken den Regionen für ihre schnelle Reaktion und Unterstützung bei diesem Problem.

Da wir noch mehr clevere Tricks von Betrügern erleben werden, die unsere Meetings auf Zoom und anderen Videokonferenzplattformen stören wollen, haben wir zusätzliche Tipps bereitgestellt, die Ihnen helfen sollen, das Risiko von Störungen durch Eindringlinge sowie von Deepfake-Einbrüchen zu verringern.

• Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Version von Zoom mit den neuesten Sicherheitsmaßnahmen verwenden. Denken Sie daran: Starten Sie niemals ein Meeting ohne Gastgeber.
• Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihr Hostcode kompromittiert wurde, ändern Sie ihn sofort.
• Schützen Sie Hostcodes als vertrauliche Informationen. Legen Sie Parameter fest, wer darauf zugreifen kann.
• Vereinbaren Sie mit Ihrem Gastgeber und alternativen Gastgebern ein Codewort.
  • Richten Sie mit allen Ihren Hosts ein Codewort ein, das nur die Hosts kennen.
  • Schreiben Sie dieses Codewort nicht auf.
  • Da ein Deepfake-Teilnehmer wie ein Mitglied Ihres Meetings aussehen kann, fragen Sie nach dem Codewort, wenn Sie nach dem Host-Code gefragt werden (nur über die Kamera oder das Telefon).
  • Wenn Sie kein Codewort eingerichtet haben, bitten Sie die Person, der Sie den Code geben, vor der Übertragung des Host-Codes während des Meetings, ihr Video einzuschalten. Sprechen Sie mit dieser Person und stellen Sie Fragen, die mehr als nur eine Ja- oder Nein-Antwort erfordern.
  • Stellen Sie nach Möglichkeit persönliche Fragen, die nur die jeweilige Person beantworten kann, oder Informationen, die im Internet nicht ohne Weiteres verfügbar sind. Überprüfen Sie, ob die Antworten korrekt sind und ob die Person „richtig“ wirkt.
  • Dann können Sie die richtige Person in den Warteraum schicken und dies tun.

Wir alle sind hier, um die Botschaft der Genesung durch die Zwölf Schritte an die immer noch unter Esssucht leidenden Menschen weiterzugeben. Denken Sie daran: Der vermeintliche Eindringling oder Störenfried kann ein Neuling, ein Mitglied oder ein wiederkehrendes Mitglied sein, das mit Videokonferenzen nicht vertraut ist oder sich mitten in seiner Krankheit befindet. Geduld ist gefragt.

Gemeinsam können wir Dinge erreichen, die uns allein nie gelingen würden.