Reunión por videoconferencia Capacitación y medidas de seguridad/preventivas (“zoom bombing”)

En noviembre de 2021, el Consejo Directivo creó un comité ad hoc para abordar la creciente preocupación por la presencia de personas disruptivas o intrusas en las reuniones de OA. Este documento, elaborado por dicho comité, hace referencia a la plataforma de videoconferencias Zoom y a sus funciones específicas. Estas sugerencias también pueden servir de guía para el uso de otras plataformas de videoconferencia. Esto no implica una recomendación de la plataforma Zoom, sino solo una herramienta de referencia.

Es importante que los miembros de OA que dirigen reuniones por videoconferencia estén capacitados y familiarizados con el uso de una plataforma de videoconferencia.

Paso 1: Determinar la mejor plataforma de videoconferencia para su reunión en línea

• ¿Su reunión requiere una sala de espera? La plataforma Zoom le permite habilitar la función de Sala de Espera. Cuando los participantes inician sesión en la reunión, se les asigna una sala de espera y el anfitrión o coanfitrión les otorga permiso para entrar.
• ¿Su reunión requiere una opción de video? La plataforma Zoom le permite habilitar y deshabilitar la opción de visualización de video para cada participante. El anfitrión puede deshabilitarla para que ningún asistente pueda activar su video.
• ¿Su reunión requiere una opción de chat? La plataforma Zoom le permite habilitar la función de chat para que los miembros de OA puedan chatear solo con el anfitrión o con todos los asistentes.
• ¿Quieres permitir que los participantes de la reunión se silencien y activen automáticamente el sonido? La plataforma Zoom permite que los miembros de OA se silencien y activen automáticamente el sonido, a menos que el anfitrión desactive esta opción. Una vez desactivada, solo el anfitrión puede activar el sonido de los asistentes.

Es posible que haya otras funciones dentro de la plataforma de videoconferencia que deban habilitarse o deshabilitarse. Se recomienda revisar todas las configuraciones y determinar la mejor opción para su reunión.

Busque siempre actualizaciones de su plataforma de videoconferencia y verifique la configuración después de que se haya completado una actualización.

Paso 2: Determinar las posiciones del servicio de videoconferencia

A continuación se presentan posiciones de servicio recomendadas que pueden ayudar a que su reunión se desarrolle sin problemas para que el enfoque de la reunión sea llevar el mensaje a todos los comedores compulsivos.

Maestro

• Los carteles se colocan diez minutos antes de que comience la reunión.
• Configuración del host de reclamaciones
• Habilita sala de espera
• Convierte a los miembros asignados en coanfitriones
• Confirma que la función de compartir pantalla está deshabilitada para los asistentes
• Desactiva la capacidad de los participantes para activar el sonido después de la Oración de la Serenidad (inicio de la reunión)
• Permite a los participantes activar el sonido antes de la Oración de la Serenidad (final de la reunión)

Cohost

• Elige al participante con la mano levantada para compartir (el participante debe levantar la mano para ser reconocido).
• Activa el sonido del participante, lo que permite que la mano permanezca levantada hasta que el miembro termine de hablar.
• Silencia al participante y baja la mano cuando el miembro termina de hablar

monitor de vídeo

• Comparte literatura en pantalla, excepto lecturas OA o AA, y coloca secciones de formato relevantes en el chat (ver la Compartir electrónicamente material protegido por las leyes de propiedad intelectual (Copyright) carta a oa.org/biblioteca-de-documentos.)
• Apaga el video, si es necesario
• Trabaja con otros monitores para confirmar si hay un disruptor/intruso presente y si es necesario el uso del Escudo de seguridad para suspender las actividades de los participantes.

Monitor de chat

• Supervisa el chat de la reunión; si surgen problemas, se comunica con el Monitor de seguridad para eliminar a la persona o personas que interrumpen el chat.
• Comparte elementos de la reunión para colocarlos en el chat.

Monitor de seguridad

• Cambia la configuración silenciando a todos al ingresar para que los participantes no puedan reactivar su sonido.
• Renombra a los miembros según la convención de nomenclatura requerida para la reunión, si corresponde.
• Trabaja con otros monitores para confirmar que hay un disruptor/intruso en la reunión y si es necesario el uso del Escudo de seguridad para suspender las actividades de los participantes.

Cronometrador

• Los miembros del Times comparten y dan avisos de cinco minutos, un minuto y hora cuando su tiempo está por terminar.

Es importante que quienes sean seleccionados para estos puestos de servicio reciban capacitación sobre la plataforma de videoconferencia. También puede crear un cronograma semanal y preasignar estos puestos para cada reunión.

Es importante tener un plan establecido para abordar a aquellos que quieran distraer la atención de la reunión o interrumpirla.

Paso 1: Determinar la configuración de seguridad

• Si su plataforma de videoconferencia, como Zoom, permite una sala de espera, se recomienda habilitarla. Esto permite que el anfitrión o coanfitrión permita el acceso individual. Si el anfitrión o coanfitrión no reconoce el nombre del miembro de OA, puede preguntarle por qué asiste a la reunión.
• Para reuniones más grandes, se recomienda desactivar la función de silenciar/activar el sonido de los participantes para que el anfitrión o coanfitrión pueda determinar quién es el siguiente en la lista para compartir y pueda activarlo cuando sea su turno. Es posible que las reuniones más pequeñas no necesiten usar esta función.
• Si el video no es necesario, es posible desactivar esta función y los miembros podrán simplemente escuchar lo compartido durante la reunión.
• Si la función de chat está disponible, como en Zoom, se recomienda configurarla solo para el anfitrión. Permitir que todos los asistentes chateen entre sí puede distraer durante la reunión y reducir la participación de los miembros.

Paso 2: Medidas preventivas

• Se recomienda que el anfitrión llegue siempre unos diez minutos antes del inicio de la reunión. Si la sala de espera está habilitada, los miembros de OA no podrán acceder a la reunión hasta que el anfitrión o coanfitrión les permita el acceso. Llegar temprano permite al anfitrión configurar la seguridad de la reunión si aún no está configurada.
• Pídeles a los demás miembros de la posición de servicio que lleguen temprano para que puedas habilitar las responsabilidades de coanfitrión y ellos puedan prepararse para cumplir con sus tareas asignadas.
• Nunca debe iniciarse una reunión sin un anfitrión y otras personas asignadas a puestos de servicio.
• Asegúrate de que la función de compartir pantalla esté desactivada para los asistentes. También puede ser útil desactivar la función de video para garantizar que los fondos y las fotos de perfil no muestren imágenes inapropiadas.
• Esté atento a quienes entran a la reunión después de que haya comenzado. Puede ser un miembro de OA que llega tarde, pero también podría ser un intruso que intenta interrumpir la reunión.

Si un intruso entra en su reunión y empieza a interrumpirla, puede tomar varias medidas para expulsar a esta persona o enviarla a la sala de espera. La siguiente información es específica de la plataforma Zoom y se utiliza a modo de ejemplo. Se recomienda investigar las herramientas disponibles en la plataforma de videoconferencia que utilice para abordar las interrupciones en su reunión.

• Haga clic en "Escudo de seguridad", ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla (escudo verde con una marca de verificación) y seleccione "Suspender actividades de los participantes". Esto detendrá todas las actividades de la reunión.
• Haga una pausa por unos momentos y observe cómo el número de asistentes disminuye a medida que el o los intrusos abandonan la reunión.
• Escanee la pantalla en busca de participantes sospechosos y envíe un mensaje privado al coanfitrión con el nombre o los nombres que desea monitorear.
• Habilite el chat (bajo el Escudo de seguridad) y escriba un saludo breve para los miembros.
• Monitorea el chat para ver si hay intrusos presentes. Busca insultos o calumnias.
• Cuando se sienta seguro, puede habilitar las actividades de los participantes y reanudar la reunión. Considere rezar la Oración de la Serenidad, si es necesario.

Se puede eliminar a los intrusos de una reunión yendo al cuadro del participante, pasando el cursor sobre su nombre y seleccionando "Eliminar". En Zoom, existe una opción para "permitir que los participantes eliminados se reincorporen". Si esta opción está desactivada, cuando se elimina a alguien de una reunión, no podrá volver a acceder. Con el mismo proceso, también puede mover a un posible intruso a la sala de espera y luego chatear con él para determinar si es un intruso.

Recientemente, se han producido interrupciones por parte de sospechosos que utilizan tecnología deepfake para hacerse pasar por una persona real, miembro habitual del grupo. El imitador finge asistir a la reunión, al igual que el miembro habitual. Hubo un incidente en el que un anfitrión de una videoconferencia fue engañado para que diera los códigos de anfitrión de Zoom a otro asistente que creían que era el verdadero anfitrión de la reunión.

Agradecemos a las regiones por su rápida respuesta y asistencia con este problema.

Dado que VEREMOS más trucos inteligentes de actores maliciosos que quieren interrumpir nuestras reuniones en Zoom y otras plataformas de videoconferencia, hemos proporcionado consejos adicionales para ayudarlo a reducir el riesgo de interrupciones por parte de intrusos, así como intrusiones deepfake.

• Verifique que esté usando la versión más actualizada de Zoom con acceso a las medidas de seguridad más recientes. Recuerde, nunca inicie una reunión sin un anfitrión.
• Si cree que su código de host se ha visto comprometido, cámbielo inmediatamente.
• Proteja los códigos de host como información confidencial. Establezca parámetros sobre quién puede acceder a ellos.
• Establezca una palabra clave con su anfitrión y anfitriones alternativos.
  • Configure una palabra clave con todos sus hosts que sólo ellos conozcan.
  • No escriba esta palabra clave.
  • Dado que un asistente deepfake puede parecerse a uno de los miembros de su reunión, solicite la palabra clave cuando le soliciten el código de anfitrión (solo en cámara o teléfono).
  • Si no tiene una palabra clave configurada, antes de transferir el código de anfitrión durante la reunión, pídale a la persona a quien se lo va a dar que active el video. Converse con esta persona y hágale preguntas que requieran más que una simple respuesta.
  • Si es posible, haga preguntas personales que solo esa persona sepa o información que no esté fácilmente disponible en internet. Verifique que las respuestas sean correctas y que la persona parezca tener razón.
  • Luego podrás enviar a la persona correcta a la sala de espera y hacerlo.

Todos estamos aquí para llevar el mensaje de recuperación a través de los Doce Pasos a quienes aún sufren de alimentación compulsiva. Recuerden, el intruso o disruptor percibido puede ser un recién llegado, un miembro o un miembro que regresa y que no está familiarizado con las videoconferencias o que se encuentra en pleno proceso de recuperación. Se recomienda paciencia.

Juntos podemos hacer lo que nunca podríamos hacer solos.