El secretario del grupo es un eslabón de una cadena que difunde información importante en dos vías: desde la Oficina de Servicio Mundial a los miembros del grupo y desde el grupo hacia la Oficina de Servicio Mundial.
Enviar la información actualizada del grupo, o cualquier cambio, a la Oficina de Servicio Mundial es un trabajo que generalmente recae sobre los amplios hombros del secretario del grupo. El secretario también tiene la responsabilidad de distribuir información de la Oficina de Servicio Mundial y de los cuerpos de servicio, como boletines, encuestas y otro tipo de comunicaciones, a los miembros del grupo.
¿Funciona bien este flujo bidireccional de información en su grupo? De lo contrario, debe comenzar por asegurarse de que su reunión esté correctamente registrada en la Oficina de Servicio Mundial. Estos son algunos puntos importantes que debe recordar al registrarse o realizar cambios:
- Utilice el formulario de registro/cambio de grupo para realizar cambios en la información de su grupo. En el sitio web de OA, haga clic en Editar una reunión para realizar cambios en su reunión. Comuníquese con la Oficina de Servicio Mundial si tiene alguna pregunta.
- Cuando su grupo elija afiliarse a un intergrupo o junta de servicio nacional, incluya el número de la junta de servicio nacional/intergrupo o al menos el nombre correcto de la junta de servicio nacional/intergrupo.
- Ante CUALQUIER cambio es importante brindar información completa. Las áreas críticas a completar son aquellas marcadas como "*obligatorias". Asegúrese de que toda la información sea precisa y verifique que se incluyan los números de los apartamentos, ya que a menudo se pasan por alto.
- Utilice su número de grupo en toda la correspondencia enviada a la Oficina de Servicio Mundial. Una vez que se registra un grupo, su número de grupo seguirá siendo el mismo, independientemente de los cambios en la información de la reunión.
- Actualice la Oficina de Servicio Mundial con los cambios en los detalles de las reuniones tan pronto como pueda, sin importar cuán pequeño sea el cambio. Es responsabilidad del grupo hacer esto. Algunos grupos suponen que la junta intergrupal/de servicio nacional transmitirá los cambios a la Oficina de Servicio Mundial, y este no es siempre el caso.
El secretario del grupo puede trabajar con otros miembros para asegurar que la información relevante de OA llegue a todos. Por ejemplo, la secretaria puede asegurarse de que alguien revise Noticias de OA en la página de OA y lo ponga a disposición de los miembros en la reunión. Los grupos también pueden recibir correos del intergrupo/junta de servicio nacional con información que necesita ser distribuida. Cada grupo de OA debe asegurarse de que el secretario reciba la ayuda y los materiales adecuados para realizar su servicio. El adecuado flujo de información entre la Oficina de Servicio Mundial y el grupo depende del secretario.
Otras tareas de los secretarios de grupo se describen en la Manual de OA para miembros, grupos y organismos de servicio. Las tareas del secretario pueden incluir presidir las reuniones de conciencia del grupo y/o del comité directivo o velar por que el lugar de reunión esté listo cada semana.
Si tiene alguna pregunta sobre cómo registrarse o registrar cambios para su grupo, llame, escriba o envíe un correo electrónico al coordinador de registro de reuniones de la Oficina de Servicio Mundial (info@oa.org). Estamos interesados en escuchar sus ideas sobre cómo podríamos mejorar el proceso de registro de grupos y los registros de grupos en general.