Contenido
- Introducción
- Propósito de un presupuesto
- Creando el presupuesto
- Formato de presupuesto
- Determinar una reserva prudente
- Revisión de presupuesto
- Revisión de ingresos
- Revisión de gastos
- Consejos adicionales para presupuestar
Introducción
Estas pautas están diseñadas para ayudar a los organismos de servicio (intergrupos, juntas de servicio, regiones) a desarrollar un proceso anual para crear, monitorear y administrar un presupuesto. Esto permite a los organismos de servicio adherirse a la Septima Tradicion: “Todo grupo de OA debe ser totalmente autosuficiente y rechazar las contribuciones externas”.
Propósito de un presupuesto
El presupuesto de un organismo de servicio proporciona un medio para planificar la recaudación de fondos y los gastos necesarios para realizar el trabajo de los Doce Pasos de llevar el mensaje dentro y fuera de la Comunidad de Comedores Anónimos. Un presupuesto puede facilitar la planificación al asignar los ingresos proyectados a los gastos previstos para el próximo año.
A medida que el organismo de servicio desarrolla un consenso sobre las prioridades del grupo, el presupuesto proporciona un marco para lograr los siguientes objetivos:
- Fortalecer el sentido de propiedad y participación del organismo de servicio y/o del miembro.
- Dar a la junta directiva, los comités y los representantes de los órganos de servicio una dirección clara sobre las actividades sugeridas para el año.
- Ayude al organismo de servicio a operar sin temor a la inseguridad financiera.
Según el Concepto Doce, sección (b), “el principio financiero prudente de OA será contar con fondos operativos suficientes, más una reserva amplia”. Para continuar brindando servicios, los organismos de servicio de Comedores Anónimos necesitan tener presupuestos basados en experiencias pasadas, así como en ingresos actuales y proyectados. Una reserva prudente es un fondo o ahorro de emergencia que permite a los organismos de servicio de OA llevar el mensaje de recuperación, incluso si no se cumplen los ingresos proyectados. El monto puede determinarse calculando los gastos operativos para un período de tiempo determinado, por ejemplo, de uno a seis meses. Los gastos incluyen cosas tales como alquiler, teléfono, correo, impresión, servicios públicos y salarios, si corresponde. El fondo debe revisarse periódicamente para asegurarse de que satisfaga las necesidades presentes y proyectadas del grupo u organismo de servicio.
Creando el presupuesto
Las organizaciones utilizan los presupuestos para acordar cómo gastar los recursos en un año fiscal determinado. Es importante comprender las diferencias entre gasto fijo y variable, en caso de un evento financiero catastrófico. El organismo de servicio puede pedirle al tesorero o a un comité de presupuesto que redacte la propuesta. El proceso implica estimar ingresos y gastos futuros.
Estimación del ingreso anual
Los ingresos anuales pueden provenir de contribuciones de la Septima Tradicion, actividades de recaudación de fondos y ganancias de retiros, talleres, maratones, etc. Además, puede haber dinero disponible de las regiones de OA o de la Oficina de Servicio Mundial (OSM) para financiar solicitudes especiales; por ejemplo, delegar viajes a la Conferencia Empresarial de Servicio Mundial (WSBC) o viajar a los custodios para hablar en talleres, exhibiciones profesionales, etc. (Consulte oa.org o los sitios web de cada región para obtener más información).
Estimación de gastos
Los gastos se pueden dividir en dos categorías: fijos y variables.
Los gastos fijos pueden incluir los siguientes elementos:
- costos de copias
- alquiler de oficina
- alquiler de la habitación
- apartado de correos
- teléfono
Los gastos variables pueden incluir los siguientes conceptos:
- franqueo
- proyectos de extensión profesional o información pública
- Duodécimo Paso Dentro de las actividades
- eventos especiales
- viajes de delegados y representantes de la región (y viajes del presidente o fideicomisario de la región, si corresponde)
- boletín informativo, literatura, mediateca
- comités ad hoc, como estatutos, presupuesto, etc.
- desarrollo y mantenimiento de sitios web
- contribuciones a otros niveles de servicio: organismo de servicio u OSM
Un organismo de servicio puede determinar su presupuesto para el año siguiente revisando el presupuesto del año anterior y considerando la necesidad de aumentar los ingresos o reducir los gastos. El organismo de servicio también puede solicitar a los miembros o comités de la OA que presenten propuestas sobre la cantidad de dinero que necesitan para ciertas funciones u obligaciones. El Anexo 1 a continuación es un ejemplo de una propuesta al comité de presupuesto para viajes a una asamblea regional.
Cuadro 1: Ejemplo de propuesta de presupuesto
| Asunto | Estimado | Fuente |
|---|---|---|
| Tasa de inscripción | $40 | Formulario de inscripción a la Asamblea Regional |
| Millaje | $28 | 200 millas (según el software del sitio de navegación de Internet) x 14 centavos por milla |
| Hotel | $240 (más impuestos) | Tarifa de hotel de $120 por noche más impuestos. |
| Comidas | $110 | $55/día x 2 días |
| Solicitud total | $418 |
(Descargar Exhibición 1.)
Formato de presupuesto
Los presupuestos pueden escribirse a mano, mecanografiarse o introducirse en un programa informático de forma legible. La ventaja de usar software informático, ya sea una hoja de cálculo o un programa financiero, es la facilidad para introducir, actualizar y difundir datos a los miembros.
Cuadro 2: Ejemplo de presupuesto
| INGRESOS | PRESUPUESTO |
|---|---|
| CD y medios electrónicos | $ |
| Convención—Local | $ |
| Convención—Estado | $ |
| Recaudación de fondos | $ |
| Retiro | $ |
| Contribuciones de la Septima Tradicion—Grupo | $ |
| Contribuciones a la Septima Tradicion—Individuales | $ |
| Talleres | $ |
| INGRESOS TOTALES | $ |
| GASTOS | $ |
| Tarifas/Ajustes Bancarios | $ |
| Gastos del Presidente | $ |
| Convención—Estado | $ |
| Gastos de delegados | $ |
| Boletín informativo | $ |
| Alquiler de apartados postales | $ |
| Servicio telefónico | $ |
| Difusión profesional/Información pública | $ |
| Secretario—Correspondiente | $ |
| Secretaria—Grabación | $ |
| Contribuciones de la Septima Tradicion a la Región | $ |
| Contribuciones de la Septima Tradicion a la Oficina de Servicio Mundial | $ |
| Duodécimo paso interior | $ |
| Formas y medios | $ |
| Lista Nos Importa | $ |
| Sitio web (para el año) | $ |
| GASTOS TOTALES | $ |
| INGRESOS MENOS GASTOS | $ |
(Descargar Exhibición 2.)
¿Cómo llegamos a un consenso sobre el presupuesto?
- El tesorero del organismo de servicio revisa las solicitudes y verifica su exactitud y luego ingresa las cifras en el documento presupuestario.
- El tesorero (o presidente del comité de presupuesto) convoca una reunión en la que los miembros interesados acuerdan la asignación de fondos entre los comités.
- Si los fondos disponibles no cubren todas las solicitudes, el organismo de servicio tiene dos opciones para alinearse con las prioridades acordadas del organismo de servicio:
- Reducir uniformemente los gastos discrecionales
- Hacer que los miembros del comité reduzcan o eliminen la financiación para trabajos específicos.
¿Cuál es el proceso de aprobación del presupuesto?
Los estatutos del organismo de servicio podrán estipular el proceso de aprobación. A continuación se enumera un ejemplo de los niveles de aprobación:
- comité de presupuesto
- junta ejecutiva
- representantes del organismo de servicio
Determinar una reserva prudente
Una reserva prudente es una cantidad de dinero reservada para que el organismo de servicio pueda funcionar si sus ingresos caen por debajo de las expectativas. Las contribuciones voluntarias son impredecibles, por lo que los organismos de servicio deben equilibrar la necesidad de ser prudentes y garantizar la estabilidad con la necesidad de llevar el mensaje. Muchos organismos de servicios determinan el tamaño de una reserva prudente estableciendo un cierto porcentaje de los gastos operativos. Una sugerencia es reservar un mínimo de uno a seis meses de gastos operativos totales. Al examinar sus registros financieros de los últimos uno a tres años, un organismo de servicio puede estimar sus gastos operativos y determinar una reserva prudente. (Para obtener más información sobre cómo determinar una reserva prudente, consulte la Pautas de recaudación de fondos y reserva prudente para grupos y organismos de servicio en oa.org.)
Revisión de presupuesto
El poder de un presupuesto radica en revisarlo y ajustarlo. Es aconsejable realizar revisiones presupuestarias periódicas e informar las variaciones al organismo de servicio. Además, los tesoreros deberían revisar rápidamente el presupuesto antes de cada gasto y revisarlo más formalmente cada trimestre.
Revisión de ingresos
Si los ingresos disminuyen sustancialmente, las siguientes acciones son útiles:
- Informe la disminución inmediatamente al organismo de servicio, utilizando números exactos.
- Discuta los pasos correctivos necesarios, que pueden incluir reducir formalmente los presupuestos, si es necesario, y considerar eventos o campañas de recaudación de fondos para aumentar las contribuciones.
- Considere hacer un inventario grupal formal. Busca el Inventario del grupo OA y Inventario de grupos sólidos en oa.org en el Biblioteca de documentos.
Si los ingresos aumentan sustancialmente, las siguientes acciones son útiles:
- Celebre el éxito a través de anuncios de los organismos de servicio.
- Considere agregar dinero del presupuesto a áreas que ayudarían a llevar el mensaje.
- Informe a los grupos del área cómo se gastará el dinero extra.
Los ajustes mencionados anteriormente deben pasar por el proceso de aprobación correspondiente.
Revisión de gastos
Analice cada categoría de gastos para ver qué está dentro del presupuesto, por encima del presupuesto, por debajo del presupuesto o cerca de los límites presupuestarios.
Si los gastos están dentro del presupuesto, informe este éxito al organismo de servicio.
Si los gastos superan el monto presupuestado, las siguientes acciones son útiles:
- Informar el incremento al organismo de servicio y explicar los motivos del mismo.
- Decide cómo aumentar el presupuesto o congelar el gasto durante el resto del año.
Si los gastos están por debajo del presupuesto, las siguientes acciones son útiles:
- Informar la disminución al organismo de servicio.
- Determine si los fondos excedentes pueden usarse en otra parte o mantenerse en reserva.
- Determine por qué el artículo está por debajo del presupuesto y tome medidas correctivas.
- ¿La partida presupuestada ya no es importante o necesaria? Considere trasladar la asignación presupuestaria a otra área.
- ¿La partida presupuestada es importante o necesaria pero no se está ejecutando? Tome medidas correctivas inmediatas.
Tenga en cuenta que cualquier ajuste al presupuesto debe pasar por el proceso de aprobación.
Si los gastos se acercan al final de sus montos presupuestados, las siguientes acciones son útiles:
- Avise a la persona adecuada dentro del organismo de servicio para que pueda realizar los ajustes correspondientes.
- Revise el monto del presupuesto para determinar si es apropiado.
Consejos adicionales para presupuestar
- Simplifique al máximo el proceso presupuestario.
- Involucre a tantos miembros como pueda en la planificación financiera y la elaboración de presupuestos. Esto eliminará el misterio de las finanzas.
- Explique a todos los miembros del cuerpo de servicio en qué se gasta el dinero.
- Hable sobre las finanzas en todos los niveles, enfatizando que cada miembro puede contribuir a la salud financiera del organismo de servicio.
- Reinvertir los ingresos excedentes en servicios que ayuden a difundir el mensaje. Si los ingresos aumentan considerablemente, podría ser conveniente aumentar el gasto por encima de lo presupuestado o incrementar las contribuciones de la Septima Tradicion a la región o a la Oficina de Servicio Mundial (OSM).
- Incluso si los ingresos aumentan, el organismo de servicio debe aprobar gastos superiores a los montos presupuestados antes de comprometerse con el gasto.
- Los tesoreros deben verificar los presupuestos antes de reembolsar a alguien, y el organismo de servicio debe aprobar cualquier monto de reembolso que no esté en el presupuesto.
- Los organismos de servicios financieramente estables y la fuerte recuperación de un área suelen ir de la mano.
- Las contribuciones a la Septima Tradicion generalmente siguen a la recuperación.
- Si los ingresos bajan, céntrese en la recuperación.
- Si los ingresos aumentan, celebre la recuperación y lleve el mensaje aún más.
- Organismos de servicios que participan en la estructura de servicio Los grupos de servicio superiores tienden a fortalecerse financieramente. Si los ingresos disminuyen, resista la tentación de dejar de enviar representantes a eventos regionales, de la junta nacional/idiomática y de servicio mundial. La participación en estos eventos aporta ideas innovadoras que ayudan a difundir el mensaje, fortaleciendo así las entidades de servicio financieramente.
- Contribuya con los excedentes de efectivo de fin de año a la Comunidad en general, de acuerdo con la conciencia de grupo de su área. Los grupos con frecuencia optan por enviar el 50 % de los fondos excedentes a su intergrupo o junta de servicio, el 10 % a su región y... 40 por ciento a WSOLos grupos también pueden optar por contribuir con todos los fondos excedentes a su junta intergrupal/de servicio y permitir que esos organismos de servicio contribuyan a la región y a la OSM.
- Siempre devuelva el dinero por encima de la reserva prudente a servicios relacionados con la recuperación, o contribuya con los excedentes de efectivo de fin de año a la Comunidad en general, de acuerdo con la conciencia de grupo en su área.
- Relacione los costos totales del organismo de servicio con el número de grupos apoyados por ese organismo de servicio. Una región que tuvo una crisis financiera utilizó este enfoque: primero, la región dividió sus gastos por el número de grupos en esa región, obteniendo así un promedio por grupo. La región utilizó este promedio para llegar a una variedad de contribuciones sugeridas de cada grupo. Luego, la región envió una carta o correo electrónico a cada grupo, explicando el estado de las finanzas de la región y pidiendo a todos los grupos que consideraran contribuir dentro del rango sugerido. Esta resultó ser una comunicación eficaz: los ingresos de la región aumentaron un 66 por ciento en el primer año después del envío de la carta y un 48 por ciento el año siguiente. Este enfoque tuvo éxito porque la solicitud era clara y sencilla y la contribución sugerida era manejable. Proporcionó una meta para los grupos menos ricos y permitió que los grupos más ricos percibieran que estaban ayudando a los otros grupos.
Aprobado por la Junta de OA
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