Foire aux questions (FAQ) pour les trésoriers des groupes OA, des intergroupes et des conseils de service

De nombreux petits groupes trouvent plus simple de tout gérer en espèces et de confier au trésorier les mandats nécessaires. Cependant, si des chèques sont versés à la collecte de la Septième Tradition, un compte bancaire est indispensable. Les chèques doivent toujours être déposés rapidement et ne jamais être transmis comme paiement partiel d'une commande de publications de groupe au Bureau des Services Mondiaux. Un compte bancaire permet également au groupe de suivre l'argent, compte tenu des allées et venues des membres et des trésoriers. Pour plus d'informations, consultez la section « Description des responsabilités de service : Trésorier » du OA Manuel à l'intention des membres, des groupes et des organismes de service.

Le numéro d'identification fiscale d'Outeaters Anonymous, Inc. concerne uniquement le Bureau des Services Mondiaux, la Conférence des Services Mondiaux et le Conseil d'Administration. Il n'est utilisable par aucun autre organisme de service.

Contactez votre intergroupe/comité de service. Il dispose peut-être d'un numéro d'identification fiscale couvrant tous les groupes affiliés. Dans le cas contraire, votre groupe américain doit en faire la demande auprès de l'Internal Revenue Service (IRS). Le formulaire requis est le SS-4 (Demande de numéro d'identification d'employeur). Vous pouvez imprimer un formulaire à l'adresse suivante : https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf. Vous pouvez également postuler en ligne sur https://sa.www4.irs.gov/applyein/Lorsqu'on vous demande le type d'entreprise, sélectionnez « Autre » et indiquez « Groupe de bénévoles ». Vous pouvez également consulter les autres types d'entreprise et sélectionner « Communauté » ou « Groupe de bénévoles » si vous postulez en ligne. Le reste du formulaire est assez simple.

Le statut d'organisme à but non lucratif d'Outeaters Anonymous, Inc. couvre le Bureau des Services Mondiaux, la Conférence des Services Mondiaux et le Conseil d'Administration. Le Bureau des Services Mondiaux peut fournir une lettre expliquant ce statut et attestant que votre groupe est enregistré auprès d'Outeaters Anonymous. Certaines banques peuvent le juger satisfaisant, d'autres non. Certains intergroupes ont leur propre statut d'organisme à but non lucratif, qui peut inclure les groupes affiliés. En général, il n'est pas pratique pour un groupe de demander son propre statut d'organisme à but non lucratif. Les démarches administratives sont complexes et nécessitent généralement l'assistance d'un avocat et d'un expert-comptable.

Votre groupe peut utiliser n'importe quel type de carnet de reçus de caisse disponible dans les magasins de fournitures de bureau. Cependant, l'argent donné au groupe n'est généralement pas déductible des impôts, et les responsables ne doivent jamais laisser croire qu'il pourrait l'être. Aux États-Unis, seules les contributions à une organisation à but non lucratif bénéficiant du statut 501(c)(3) sont déductibles des impôts. Comme indiqué à la question quatre, la plupart des groupes sont à but non lucratif, mais n'ont pas le statut 501(c)(3).

Comme chaque groupe est autonome, il serait préférable de poser cette question lors d’une réunion de conscience de groupe. Certains trésoriers de groupe utilisent leurs comptes chèques personnels et d’autres achètent des mandats.

Cela varie et relève de la conscience collective. La plupart des postes de service au sein d'un groupe ou d'un organisme de service sont d'une durée d'un ou deux ans.

En tant que trésorier de votre groupe, vous serez responsable soit de l’achat de documentation, soit du remboursement des membres qui achètent de la documentation pour votre groupe.

Une conscience de groupe est souvent convenue avant tout achat.

Une réserve prudente est une somme d'argent mise de côté qui peut être utilisée pour couvrir les dépenses de fonctionnement en cas de baisse des contributions. Le Bureau des Services Mondiaux a pour politique de ne pas dépasser le budget de fonctionnement d'un an, plus les dettes impayées et les dépenses d'investissement ponctuelles. Chaque organisme de service peut établir sa propre politique de réserve prudente. Il est courant qu'une réserve prudente couvre une période de trois mois. Consultez le Lignes directrices budgétaires pour les organismes de services et Collecte de fonds et prudence Directives de réserve on oa.org.

Votre groupe doit décider de cette question en tenant compte de ses exigences de réserve prudente. De nombreux groupes ont choisi d'envoyer des dons trimestriellement. Souvent, les dons sont répartis selon une formule 50/40/10 : 50 % des contributions sont versées au conseil d'intergroupe/service, 40 % au Bureau des services mondiaux et 10 % à la région. Comme pour la fréquence des contributions, cela relève de votre conscience de groupe.

Le trésorier de votre intergroupe ou conseil de service peut s'impliquer activement auprès de tous les trésoriers de groupe afin de faciliter le suivi des contributions du groupe. Un contact par messagerie vocale ou par courriel peut faciliter ce processus. Le trésorier de l'intergroupe peut assister aux réunions sans contribution, partager des informations sur l'auto-assistance et lire des articles. Septième tradition du libre accès brochure. Les groupes qui contribuent doivent recevoir des remerciements pour leurs contributions. Lire la Collecte de fonds et réserve prudente Directives pour en profiter.

Certains conseils d'intergroupes/de service suivent les directives de l'IRS concernant le remboursement des frais kilométriques liés aux œuvres caritatives. Les politiques de dépenses sont établies en pleine conscience collective lors d'une réunion intergroupe. L'examen des dépenses de voyage passées peut aider le conseil d'intergroupes/de service à fixer des limites, et le trésorier du conseil d'intergroupes/de service peut être en mesure de partager les politiques de voyage des autres conseils d'intergroupes/de service.

Un comité financier pourrait être créé. Il pourrait inclure votre trésorier et deux autres membres du groupe, qui examineront vos comptes tous les trois mois.

Un grand livre comptable pour enregistrer toutes les recettes et dépenses serait un excellent point de départ. La documentation de toutes les transactions facilitera les contrôles et permettra aux futurs trésoriers d'intégrer facilement leur nouveau rôle.

Il existe de nombreuses façons d’augmenter les cotisations au sein d’un organisme de service. De nombreux groupes ont eu un Sketch de la septième tradition réalisés lors de leur réunion. Certains intergroupes organisent des événements de collecte de fonds comme des échanges de vêtements, des tirages de paniers, des vide-greniers, des promesses de gratitude, etc. Septième Tradition de l'OA Un dépliant sur l'autosuffisance est un bon thème de réunion. Les bulletins mensuels des intergroupes et des conseils de service peuvent contenir des articles sur l'autosuffisance, les collectes de fonds et des informations sur l'utilisation des dons au sein des intergroupes, des régions et du Bureau des services mondiaux. Pour plus d'idées, consultez le Lignes directrices budgétaires pour les organismes de services et Collecte de fonds et prudence Directives de réserve at oa.org.

Voici la réponse du Bureau des services mondiaux aux questions concernant l’assurance responsabilité civile :

Afin de protéger l'autonomie des groupes de réunion et des organismes de service OA, le Conseil d'administration Les administrateurs ont décidé de ne pas souscrire d'assurance responsabilité civile pour toute autre entité que Overeaters Anonymous, Inc. Cependant, notre agent d'assurance nous a fourni informations pour aider les groupes et les conseils de service en cas de besoin d'assurance responsabilité civile se pose. Contactez le Bureau des services mondiaux pour plus d'informations.

1. Réunions nécessitant un certificat d’assurance pour leur lieu de réunion :
   1. Les membres de la réunion doivent contacter l'assureur du lieu (agent) et demander à être inscrit sur la police d'assurance du lieu en tant qu'assuré supplémentaire. Cela est possible une fois que groupe explique son manque de fonds, l'agent renoncera à la nécessité de tout certificat d'assurance. Autrement, le coût serait bien inférieur à celui d'un police de responsabilité distincte.
   2. Un membre de la réunion peut contacter son agent d'assurance habitation et demander une mention d'entreprise sur leur police d'assurance habitation. Les frais pour cela seraient être également faible. Cependant, le groupe compte sur la participation continue du membre participation.
   3. Un groupe peut travailler avec d’autres groupes de l’intergroupe pour acheter un certificat politique visant à fournir des certificats d’assurance pour tous les lieux de réunion qui en nécessitent un. Le coût peut varier selon le nombre d'emplacements nécessitant des certificats. Les frais seront facturé pour la prime et pour la délivrance des certificats d'assurance. (Voir numéro trois ci-dessous.)
2. Intergroupes nécessitant un certificat d'assurance pour un événement :
   1. L'intergroupe devrait demander à son agent d'assurance responsabilité civile d'ajouter les événements à la définition des opérations intergroupes générales. Par conséquent, le ou les événements seraient couverts par leur police de responsabilité civile générale.
   2. L'intergroupe peut contacter l'assureur du lieu de l'événement et demander à être inscrit sur la police de l'emplacement en tant qu'assuré supplémentaire.
   3. Il est possible de souscrire une assurance événementielle distincte. Les coûts varient considérablement selon Selon la durée de l'événement, le nombre de participants et le type d'événement. Contactez une entreprise. agent d'assurance et demande d'assurance événement.
3. Intergroupes nécessitant une assurance responsabilité civile pour couvrir les réunions affiliées :
   1. Les intergroupes peuvent contacter un agent d'assurance d'entreprise local et demander des informations et tarification de la couverture d'assurance responsabilité civile pour l'intergroupe avec des polices certifiées pour ses groupes de réunion OA affiliés.

Vous pouvez également lire la section « Exigences en matière d’assurance pour un groupe ou un organisme de services » dans le Manuel OA pour les membres, les groupes et les organismes de service.