Formation aux réunions par vidéoconférence et mesures de sécurité/préventives (« zoom bombing »)

En novembre 2021, le Conseil d'administration a créé un comité ad hoc afin de répondre aux préoccupations croissantes concernant les perturbateurs et les intrus lors des réunions en libre accès. Ce document, élaboré par ce comité, fait référence à la plateforme de visioconférence Zoom et à ses fonctionnalités spécifiques. Ces suggestions peuvent également servir de guide pour l'utilisation d'autres plateformes de visioconférence. Il ne s'agit pas d'une recommandation de la plateforme Zoom, mais simplement d'un outil de référence.

Il est important que les membres de l’OA qui dirigent des réunions par vidéoconférence soient formés et familiarisés avec l’utilisation d’une plateforme de vidéoconférence.

Étape 1 : Déterminer la meilleure plateforme de visioconférence pour votre réunion en ligne

• Votre réunion nécessite-t-elle une salle d'attente ? La plateforme Zoom vous permet d'activer la fonctionnalité Salle d'attente. Dès que les participants se connectent à votre réunion, ils sont placés dans une salle d'attente et l'organisateur ou le coorganisateur leur accorde l'autorisation d'y accéder.
• Votre réunion nécessite-t-elle une option vidéo ? La plateforme Zoom vous permet d'activer et de désactiver le visionnage vidéo pour chaque participant. L'organisateur peut désactiver ce paramètre afin qu'aucun participant ne puisse activer sa vidéo.
• Votre réunion nécessite-t-elle une option de chat ? La plateforme Zoom vous permet d'activer la fonction de chat pour permettre aux membres de l'OA de discuter uniquement avec l'organisateur ou avec tous les participants.
• Souhaitez-vous permettre aux participants à la réunion de désactiver et d'activer leur propre son ? La plateforme Zoom permet aux membres OA de désactiver et d'activer leur propre son, sauf si l'organisateur désactive cette option. Une fois cette option désactivée, seul l'organisateur peut activer le son des participants.

D'autres fonctionnalités de la plateforme de visioconférence peuvent nécessiter d'être activées ou désactivées. Il est recommandé de vérifier tous les paramètres et de déterminer la solution la plus adaptée à votre réunion.

Vérifiez toujours les mises à jour de votre plateforme de visioconférence et vérifiez les paramètres une fois la mise à jour terminée.

Étape 2 : Déterminer les postes du service de visioconférence

Vous trouverez ci-dessous des positions de service recommandées qui peuvent aider votre réunion à se dérouler sans heurts afin que l'objectif de la réunion soit de transmettre le message à tous les mangeurs compulsifs.

Hôte

• Les panneaux sont allumés dix minutes avant le début de la réunion
• Configuration de l'hôte des revendications
• Permet la salle d'attente
• Fait des membres assignés des co-hôtes
• Confirme que la fonction de partage d'écran est désactivée pour les participants
• Désactive la possibilité pour les participants de réactiver leur son après la prière de sérénité (début de la réunion)
• Permet aux participants de réactiver leur son avant la prière de sérénité (fin de réunion)

Cohost

• Choisit le participant avec la main levée pour partager (le participant doit lever la main pour être reconnu.)
• Active le son du participant, permettant à la main de rester levée jusqu'à ce que le membre ait fini de parler
• Coupe le son du participant et baisse la main lorsque le membre a fini de parler

Moniteur vidéo

• Partage la littérature à l'écran, à l'exception des lectures OA ou AA, et place les sections de format pertinentes dans le chat (voir le Partage électronique de matériel protégé par le droit d'auteur en libre accès lettre à oa.org/document-library.)
• Désactive la vidéo, si nécessaire
• Fonctionne avec d'autres moniteurs pour confirmer si un perturbateur/intrus est présent et si l'utilisation du bouclier de sécurité pour suspendre les activités des participants est nécessaire

Moniteur de chat

• Surveille le chat pour la réunion ; si des problèmes surviennent, contacte le moniteur de sécurité pour supprimer la ou les personnes perturbant le chat
• Partage les éléments de la réunion à placer dans le chat

Moniteur de sécurité

• Modifie les paramètres en coupant le son de tous les participants à l'entrée afin que ceux-ci ne puissent pas se réactiver eux-mêmes
• Renomme les membres conformément à la convention de dénomination requise par la réunion, le cas échéant
• Travaille avec d'autres moniteurs pour confirmer qu'un perturbateur/intrus est présent dans la réunion et si l'utilisation du bouclier de sécurité pour suspendre les activités des participants est nécessaire

Chronométreur

• Les membres du Times partagent et donnent des avis de cinq minutes, d'une minute et de temps lorsque le temps du membre se termine

Il est important que les personnes sélectionnées pour ces postes de service soient formées à la plateforme de visioconférence. Vous pouvez également créer un planning hebdomadaire et pré-attribuer ces postes pour chaque réunion.

Il est important d’avoir un plan en place pour répondre à ceux qui veulent nuire à la réunion ou qui la perturbent.

Étape 1 : Déterminer les paramètres de sécurité

• Si votre plateforme de visioconférence, comme Zoom, propose une salle d'attente, il est recommandé de l'activer. L'hôte/co-hôte peut ainsi autoriser l'entrée de manière individuelle. Si l'hôte/co-hôte ne reconnaît pas le nom du membre OA, il peut lui demander la raison de sa présence.
• Pour les réunions de grande envergure, il est recommandé de désactiver le mode silencieux des participants afin que l'hôte/co-hôte puisse déterminer qui est le prochain participant à partager et le réactiver à son tour. Cette fonction peut ne pas être nécessaire pour les réunions de plus petite taille.
• Si la vidéo n’est pas nécessaire, vous pouvez désactiver cette fonction et les membres peuvent simplement écouter les partages pendant la réunion.
• Si la fonction de chat est disponible, comme avec Zoom, il est recommandé de la configurer sur « hôte uniquement ». Permettre à tous les participants de discuter avec tous les participants peut être source de distraction pendant la réunion et nuire à leur participation.

Étape 2 : Mesures préventives

• Il est recommandé à l'organisateur d'arriver environ dix minutes avant l'ouverture de la réunion. Si la salle d'attente est activée, les membres de l'OA ne pourront pas accéder à la réunion tant que l'organisateur ou le coorganisateur n'y aura pas autorisé l'accès. Arriver tôt permet à l'organisateur de configurer la sécurité de la réunion, si elle n'est pas déjà activée.
• Demandez aux autres membres du poste de service d'arriver tôt afin que vous puissiez assumer les responsabilités de co-hôte et qu'ils puissent se préparer à remplir les tâches qui leur sont assignées.
• Vous ne devriez jamais démarrer une réunion sans un hôte et d’autres personnes affectées à des postes de service.
• Assurez-vous que le partage d'écran est désactivé pour les participants. Il peut également être utile de désactiver la fonction vidéo pour éviter que les arrière-plans et les photos de profil ne présentent des images inappropriées.
• Soyez attentif aux personnes entrant dans la réunion après son début. Il peut s'agir d'un membre OA en retard, ou d'un intrus venu perturber la réunion.

Si un intrus s'introduit dans votre réunion et commence à la perturber, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour l'expulser ou la placer en salle d'attente. Les informations ci-dessous sont spécifiques à la plateforme Zoom et sont données à titre d'exemple. Il est recommandé de se renseigner sur les outils disponibles sur la plateforme de visioconférence que vous utilisez pour gérer les perturbations de votre réunion.

• Cliquez sur « Bouclier de sécurité » en haut à gauche de votre écran (bouclier vert avec une coche) et sélectionnez « Suspendre les activités des participants ». Cela interrompt toutes les activités de la réunion.
• Faites une pause de quelques instants et observez la diminution du nombre de participants à mesure que l’intrus quitte la réunion.
• Scannez l'écran à la recherche de participants suspects et envoyez un message privé au co-organisateur avec le(s) nom(s) à surveiller.
• Activez le chat (sous le bouclier de sécurité) et saisissez une courte salutation aux membres.
• Surveillez le chat pour voir si des intrus sont encore présents. Soyez attentif aux insultes et aux insultes.
• Une fois que vous êtes confiant, vous pouvez autoriser les activités des participants et reprendre la réunion. Pensez à réciter la Prière de la Sérénité, si nécessaire.

Pour exclure un intrus d'une réunion, accédez à la section réservée aux participants, survolez son nom avec la souris et sélectionnez « Supprimer ». Zoom propose un paramètre permettant d'autoriser les participants exclus à rejoindre la réunion. Si cette option est désactivée, une fois exclue, une personne ne peut plus y accéder. De la même manière, vous pouvez déplacer un intrus potentiel vers la salle d'attente, puis discuter avec lui pour déterminer s'il s'agit bien d'un intrus.

Récemment, des perturbations ont été provoquées par des suspects utilisant la technologie deepfake pour imiter une personne réelle, membre régulier du groupe. L'imitateur prétend assister à la réunion, comme le membre régulier. Un incident s'est produit : l'animateur d'une visioconférence a été piégé et a transmis les codes d'hôte Zoom à un autre participant qu'il croyait être le véritable animateur de la réunion.

Nous remercions les régions pour leur réponse rapide et leur aide face à ce problème.

Étant donné que nous verrons davantage d'astuces astucieuses de la part d'acteurs malveillants qui souhaitent perturber nos réunions sur Zoom et d'autres plateformes de vidéoconférence, nous avons fourni des conseils supplémentaires pour vous aider à réduire le risque de perturbations par des intrus, ainsi que d'intrusions deepfake.

• Vérifiez que vous utilisez la version la plus récente de Zoom et bénéficiez des dernières mesures de sécurité. N'oubliez pas de ne jamais démarrer une réunion sans hôte.
• Si vous pensez que votre code hôte a été compromis, modifiez-le immédiatement.
• Protégez les codes hôtes comme des informations sensibles. Définissez des paramètres pour en limiter l'accès.
• Établissez un mot de code avec votre hôte et vos hôtes alternatifs.
  • Établissez un mot de code avec tous vos hôtes que seuls les hôtes connaissent.
  • N'écrivez pas ce mot de code.
  • Étant donné qu'un participant deepfake peut ressembler à l'un des membres de votre réunion, demandez le mot de code lorsque l'on vous demande le code de l'hôte (uniquement sur caméra ou téléphone).
  • Si vous n'avez pas de mot de passe défini, avant de transmettre le code d'hôte pendant la réunion, demandez à la personne à qui vous le donnez d'activer sa vidéo. Discutez avec elle en posant des questions qui nécessitent plus qu'un simple oui ou non.
  • Si possible, posez des questions personnelles que seule cette personne connaît ou des informations difficiles à trouver sur Internet. Vérifiez que les réponses sont correctes et que la personne semble avoir raison.
  • Vous pourrez ensuite envoyer la bonne personne dans la salle d'attente et le faire.

Nous sommes tous là pour transmettre le message de guérison, grâce aux Douze Étapes, aux personnes souffrant encore de troubles alimentaires compulsifs. N'oubliez pas que l'intrus ou le perturbateur perçu peut être un nouveau membre, un membre ou un membre déjà inscrit, peu familier avec la visioconférence ou en pleine maladie. La patience est de mise.

Ensemble, nous pouvons faire ce que nous ne pourrions jamais faire seuls.