Pourquoi un règlement intérieur ou un document de résumé des objectifs (SOP) est-il nécessaire ?

Les statuts de l'OA exigent soit des statuts, soit un résumé de l'objectif, Sous-partie B pour enregistrer un organisme de service auprès des Outremangeurs Anonymes.

Qu’est-ce qui est utile dans les statuts et les politiques ?

Au niveau intergroupe, du conseil de service, de la région et du service mondial, des pratiques convenues sont en place et fonctionnent au mieux lorsqu'elles sont clairement définies et consignées par écrit. Nous avons élu des responsables et des comités qui doivent assumer des responsabilités permanentes. Nous avons également établi des pratiques budgétaires et de dépenses convenues. Les statuts et les politiques et procédures documentées fournissent un ensemble de lignes directrices sur le fonctionnement de nos instances de service respectives. Ces statuts et ce manuel de politiques et procédures peuvent aider les nouveaux responsables à apprendre à s'acquitter de leurs fonctions et informer les membres sur les modalités de fonctionnement du groupe, telles que la définition des descriptions de poste, le financement des délégués, la planification d'événements, l'accompagnement des nouveaux groupes, etc. Les statuts, les politiques et les procédures nous permettent de transmettre un message unifié et cohérent de rétablissement et de partager notre expérience collective, notre force et notre espoir.

Comment créer des statuts ou un résumé de l'objet social ?

  1. Pour les exemples de documents répertoriés ci-dessous, consultez la page Bibliothèque de documents sur le site Web OA (oa.org/bibliothèque-de-documents/); cliquez sur « Ressources des organismes de service ». Vous pouvez vérifier auprès de votre administrateur régional pour savoir de quoi vous avez besoin parmi les éléments suivants :
    1. Règlements de l'intergroupe
    2. Règlement intérieur du Conseil national de service
    3. Règlement intérieur du conseil d'administration du service de concentration ou de langue spécifique
    4. Résumé de l'objectif
  2. Formez un comité de trois à quatre membres pour élaborer le document. Entrez les informations dans l'échantillon.
  3. Ajoutez des sections ou des éléments supplémentaires pour garantir que le document couvre ce que votre organisme de service estime nécessaire. Évitez d'inclure des politiques ou des procédures pour des tâches qui peuvent être temporaires ou changer fréquemment. Il est plus approprié d’inclure ces éléments dans un manuel de politiques et de procédures.
  4. Tout au long du processus de développement, présentez des sections du document à l’ensemble de l’organisme de service pour obtenir des conseils de conscience de groupe sur la manière dont votre organisme de service souhaite mener ses activités.
  5. Présentez le document dans son ensemble à l’ensemble du corps de service pour examen, modifications finales et approbation de la conscience de groupe.
  6. Soumettez une copie du document complété et signé au syndic de votre région pour examen. Un fichier électronique est préférable.

Qu’est-ce qu’un manuel de politiques et de procédures ?

Les politiques et procédures sont un ensemble de pratiques convenues qui amplifient les informations contenues dans vos statuts. Par exemple, vos statuts peuvent stipuler que vous élisez des dirigeants et des présidents de comités. Votre manuel de politiques et de procédures peut alors citer les exigences de base de chaque travail.

Les politiques et procédures peuvent être modifiées plus facilement et plus rapidement que les règlements.

Les politiques et procédures expliquent how Une politique ou un règlement doit être mis en œuvre et appliqué. Cela contribue à une cohérence à long terme.

Notez que, contrairement aux statuts, les politiques et procédures n’ont pas besoin d’être soumises à votre agent de liaison régional ou au Bureau des services mondiaux (BSM).

Que fait l’administrateur régional des statuts que vous soumettez ?

Votre administrateur régional examinera le document afin de s'assurer de sa conformité avec la sous-partie B des statuts d'OA, Inc. avant l'enregistrement de votre organisme de service auprès du Bureau des Services Mondiaux. Votre administrateur pourra formuler des suggestions en accord avec les Douze Traditions, les Douze Concepts du Service d'OA, ou pour des raisons de clarté. Votre organisme de service est invité à prendre en considération ces suggestions. En cas de modifications, veuillez suivre les étapes 5 et 6 ci-dessus.

Une fois que votre administrateur référent aura confirmé la conformité de vos statuts avec la sous-partie B des statuts d'OA, Inc., il transmettra l'exemplaire approuvé au Bureau des Services Mondiaux et à votre organisme de service. Il conservera également une copie de vos statuts dans vos dossiers.

Qu'est-ce qui se passe ensuite?

Il est recommandé à votre organisme de service de revoir annuellement ses statuts et son manuel de politiques et procédures afin de s'assurer que les modifications pertinentes apportées lors de la Conférence mondiale des affaires des services (CMAS), ainsi que l'évolution éventuelle des besoins locaux, y soient prises en compte. Cette révision annuelle garantit la cohérence de vos documents avec vos pratiques actuelles. Vos statuts mis à jour doivent ensuite être soumis à votre administrateur référent et au Bureau mondial des services.

Approuvé par le conseil d'administration d'OA
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