Le conseil d'administration adopte un processus de consensus
Lors d’une réunion du conseil d’administration à la mi-2004, les membres du conseil ont adopté une résolution visant à explorer un processus de prise de décision basé sur le consensus plutôt que sur le processus parlementaire formel.
Cette initiative a été prise pour deux raisons principales :
Premièrement, le Concept Douze suggère de prendre toutes les décisions sur la base d'une unanimité substantielle, c'est-à-dire lorsque la quasi-totalité des participants sont d'accord sur l'idée. Le processus formel de débat « pour » et « contre » peut inciter les participants à prendre position pour un point de vue ou pour l'autre, plutôt que de chercher une solution intermédiaire plus satisfaisante pour tous.
Deuxièmement, le conseil d'administration s'est souvent enlisé dans des amendements, et des amendements à des amendements, et a dû réagir rapidement, sans avoir le temps de réfléchir avec sagesse, ce qui conduit souvent à la meilleure décision. Par conséquent, lors des réunions suivantes, le conseil a dû corriger certaines motions mal formulées.
Le conseil espérait trouver un processus permettant à nos décisions de refléter les souhaits et les préoccupations de tous les participants et, comme indiqué dans le Concept Deux, de tenir dûment compte de la voix et des préoccupations des minorités. Cela nous donnerait également le temps de nous assurer que la formulation reflète fidèlement notre intention.
Nous avons testé le processus au cours de l’année dernière, en l’affinant au fur et à mesure, et lors d’une récente réunion, nous avons approuvé des lignes directrices pour les réunions de consensus qui se tiennent à chaque réunion trimestrielle du BOT.
Les principaux points du processus sont :
- Le conseil encourage ses membres à, dans la mesure du possible, aborder de nouveaux sujets lors de la réunion informelle avant de préparer et de présenter des motions. Le conseil examine toutes les motions proposées lors d'une réunion de consensus distincte avant la réunion formelle ordinaire. Le directeur général et les responsables de département du Bureau des Services Mondiaux sont disponibles sur place pour répondre aux questions si nécessaire.
- Le conseil définit le « consensus » dans ce contexte comme « quelque chose avec lequel nous pouvons tous vivre ».
- La réunion de consensus est l’occasion pour les membres du BOT de discuter d’éventuels amendements, substitutions ou alternatives à une motion.
- Aucun vote formel n’a lieu lors de cette réunion.
- Un sous-comité rédige les amendements et les substitutions avant la réunion officielle. Idéalement, il est composé de l'auteur de la motion, d'autres membres, qu'ils soient pour ou contre, et de personnes ayant un point de vue minoritaire.
- Si le conseil ne parvient pas à un consensus, il peut reporter l’examen du point à la prochaine réunion trimestrielle du conseil d’administration.
Nous pensons que le processus a atteint jusqu’à présent les résultats souhaités et, en particulier, qu’il favorise une réflexion plus précise sur l’objectif et la formulation de nos traditions et concepts.
Bien que les administrateurs aient élaboré des lignes directrices consensuelles pour nos réunions, nous espérons que d'autres organismes de service souhaiteront adapter ce processus aux besoins de leur région. Les lignes directrices consensuelles commencent à la page suivante.
— Membre du conseil d'administration
Lignes directrices pour l'établissement d'un consensus
Protocoles
- Toutes les motions inscrites à l'ordre du jour de la réunion formelle du Conseil d'administration seront inscrites à l'ordre du jour d'une réunion de discussion ouverte présidée par le président du Conseil d'administration. Cette réunion se tiendra avant la réunion informelle et la réunion formelle du Conseil d'administration. Le directeur général et les responsables de la WSO sont invités à y assister pour fournir des informations sur les motions concernées. Les membres intéressés de la communauté sont également invités à y assister en tant qu'observateurs. Le président consacrera suffisamment de temps à l'ordre du jour de cette réunion. Il hiérarchisera les motions examinées en fonction de leur importance pour le Conseil d'administration.
la fraternité dans son ensemble, avec une attention particulière aux délais externes (par exemple WSBC). - Les motions portant sur des mesures de dotation en personnel, des questions juridiques ou toute autre question jugée pertinente par le président du conseil d'administration seront reportées à une réunion à huis clos. Le personnel concerné sera invité à y assister uniquement pour fournir des informations, si nécessaire. Les questions financières, telles que le budget, seront abordées lors de la réunion publique.
- Les membres du BOT sont encouragés, lorsque le temps le permet, à apporter toute nouvelle idée/problème potentiellement controversé à la réunion informelle du conseil avant de présenter une motion formelle à la prochaine réunion du conseil, dans le but de a) évaluer le soutien au point et b) rassembler une variété de solutions potentielles avant l'élaboration d'une motion.
- Le « consensus » sera vaguement défini comme « quelque chose avec lequel nous pouvons tous vivre ».
- Aucun rapport de comité, d'administrateur ou de dirigeant ne sera pris en compte dans cette discussion. Ces rapports ne constituent pas des motions.
- L'ordre du jour consensuel n'interfère en rien avec le processus normal de consentement. Toutes les motions restent inscrites à l'ordre du jour consensuel jusqu'à leur retrait.
- La réunion formelle du conseil d'administration vise à ratifier les motions. Aucun vote formel ne peut avoir lieu pendant la réunion de discussion de consensus, mais des sondages informels peuvent être effectués si nécessaire.
Procédure de réunion
- La réunion de discussion sera l'occasion de soulever d'éventuels amendements, avis, alternatives, etc. Le président invitera tous les participants à débattre et à poser des questions, conformément au déroulement d'une réunion informelle, en gardant à l'esprit la nécessité de prendre en compte les points de vue minoritaires et de parvenir à un consensus dans la mesure du possible. Selon le nombre de participants, les modalités pourront inclure : le président fera le tour de la salle et demandera à chacun de faire un commentaire s'il le souhaite ; si le nombre de participants est important, ceux qui le souhaitent pourront le faire, éventuellement avec un signal de rappel au bout de deux minutes ; toute personne souhaitant faire un second commentaire devra attendre que chacun ait eu l'occasion de s'exprimer au moins une fois ; et, le cas échéant, les participants seront invités à s'exprimer hors séquence afin de permettre l'écoute des points de vue divergents.
- Le ou les auteurs de la motion prendront la parole pendant deux minutes maximum pour donner des informations supplémentaires.
- Si aucun consensus n'est trouvé sur un point particulier lors de la réunion de discussion, celui-ci peut être reporté à la prochaine réunion trimestrielle du conseil d'administration. Si une question est jugée d'une telle urgence qu'elle ne peut être reportée, elle sera inscrite à l'ordre du jour de la réunion formelle du conseil d'administration lors de cette réunion. Si aucun consensus n'est trouvé et qu'il est évident qu'une motion sera rejetée, il est recommandé que son auteur la retire de l'ordre du jour officiel du conseil d'administration lors de la réunion formelle du conseil d'administration.
Articles de littérature
- Le président peut envisager une séance de questions-réponses distincte pour les articles substantiels. Il s'assurera de l'acceptation de principe avant d'aborder les questions rédactionnelles et rédactionnelles. Le comité concerné présentera ensuite le sujet par écrit à l'assemblée plénière du conseil d'administration.
Modifications
- Tout amendement ou substitution, y compris ceux découlant de la réunion de discussion, sera rédigé par un sous-comité composé du ou des auteurs et des autres parties intéressées avant la réunion officielle du conseil d'administration. Une attention particulière sera portée à l'inclusion au sein de ce sous-comité de personnes pour et contre la motion, ainsi que de personnes ayant un point de vue minoritaire. Tout amendement aux motions rendu nécessaire par la discussion consensuelle sera transmis à un sous-comité pour élaboration. Les amendements seront transmis par écrit à tous les membres du conseil d'administration avant le vote lors de la réunion officielle du conseil d'administration.