Le secrétaire de groupe est un maillon dans une chaîne qui diffuse des informations importantes de deux manières : du Bureau des Services Mondiaux aux membres du groupe et du groupe au Bureau des Services Mondiaux.
L'envoi des informations actuelles du groupe ou des modifications au Bureau des Services Mondiaux est une tâche qui incombe généralement au secrétaire du groupe. Le secrétaire a également la responsabilité de distribuer les informations du Bureau des Services Mondiaux et de l'organisme de service, telles que les bulletins d'information, les enquêtes et autres courriers, aux membres du groupe.
Ce flux d’informations bidirectionnel s’est-il bien déroulé dans votre groupe ? Si ce n’est pas le cas, il faut commencer par s’assurer que votre réunion est correctement enregistrée auprès du Bureau des Services Mondiaux. Voici quelques points importants à retenir lors de l’inscription ou de la modification :
- Utilisez le formulaire d'inscription/modification de groupe pour apporter des modifications aux informations de votre groupe. Sur le site OA, cliquez sur Modifier une réunion pour apporter des modifications à votre réunion. Contactez le Bureau des Services Mondiaux si vous avez des questions.
- Lorsque votre groupe choisit de s'affilier à un intergroupe ou à un conseil de service national, indiquez le numéro de l'intergroupe/conseil de service national ou au moins le nom correct de l'intergroupe/conseil de service national.
- Pour TOUT changement, il est important de fournir des informations complètes. Les domaines critiques à compléter sont ceux marqués « *obligatoire ». Assurez-vous que toutes les informations sont exactes et vérifiez que les numéros d'appartement sont inclus, car ils sont souvent négligés.
- Utilisez votre numéro de groupe dans toute correspondance adressée au Bureau des Services Mondiaux. Une fois qu'un groupe est enregistré, son numéro de groupe restera le même, quelles que soient les modifications apportées aux informations sur la réunion.
- Mettez à jour le Bureau des Services Mondiaux avec les changements dans les détails des réunions dès que possible, aussi minime soit-il. C'est la responsabilité du groupe de le faire. Certains groupes supposent que l'intergroupe/le conseil des services nationaux transmettra les changements au Bureau des services mondiaux, et ce n'est pas toujours le cas.
Le secrétaire du groupe peut travailler avec d’autres membres pour s’assurer que les informations pertinentes sur OA parviennent à tout le monde. Par exemple, la secrétaire peut s'assurer que quelqu'un révise Actualités OA du site Web d’OA et le met à la disposition des membres lors de la réunion. Un groupe peut également recevoir des courriers de l'intergroupe/du conseil des services nationaux contenant des informations qui doivent être distribuées. Chaque groupe OA doit s'assurer que le secrétaire reçoive l'aide et le matériel adéquats pour faire son travail. La fluidité de la circulation des informations entre le Bureau des Services Mondiaux et le groupe dépend du secrétaire.
D'autres tâches des secrétaires de groupe sont décrites dans le Manuel OA pour les membres, les groupes et les organismes de service. Les tâches du secrétaire peuvent inclure de présider les réunions de conscience de groupe et/ou du comité de pilotage ou encore de veiller à ce que le lieu de réunion soit prêt chaque semaine.
Si vous avez des questions sur l'inscription ou l'enregistrement des modifications pour votre groupe, veuillez appeler, écrire ou envoyer un e-mail au coordinateur des inscriptions de groupe du Bureau des Services Mondiaux (info@oa.org). Nous sommes intéressés à connaître vos idées sur la manière dont nous pourrions améliorer le processus d'inscription de groupe et sur les inscriptions de groupe en général.
Révisé en mars 2023