Table des matières
- Introduction
- Objectif d'un budget
- Créer le budget
- Format budgétaire
- Déterminer une réserve prudente
- Examen du budget
- Examen des revenus
- Examen des dépenses
- Conseils supplémentaires en matière de budgétisation
Introduction
Ces lignes directrices sont conçues pour aider les organismes de services (intergroupes, conseils de services, régions) à développer un processus annuel pour créer, surveiller et administrer un budget. Cela permet aux organismes de service d’adhérer à la Septième Tradition : « Chaque groupe OA doit être entièrement autonome et refuser les contributions extérieures. »
Objectif d'un budget
Le budget d'un organisme de service fournit un moyen de planifier la collecte de fonds et les dépenses nécessaires pour accomplir le travail en douze étapes consistant à transmettre le message au sein et à l'extérieur de la Fraternité des Overeaters Anonymes. Un budget peut faciliter la planification en répartissant les revenus projetés par rapport aux dépenses prévues pour l'année à venir.
À mesure que l'organisme de service développe un consensus sur les priorités du groupe, le budget fournit un cadre pour atteindre les objectifs suivants :
- Renforcer le sentiment d'appartenance et d'implication de l'organisme de service et/ou des membres.
- Donner au conseil d'administration, aux comités et aux représentants des organismes de service une orientation claire sur les activités suggérées pour l'année
- Aider l'organisme de service à fonctionner sans crainte d'insécurité financière
Selon le concept douze, section (b), « des fonds de fonctionnement suffisants, ainsi qu'une réserve importante, constitueront le principe financier prudent d'OA ». Pour continuer à fournir des services, les organismes de services des Overeaters Anonymous doivent disposer de budgets basés sur leur expérience passée, ainsi que sur leurs revenus actuels et projetés. Une réserve prudente est un fonds d’urgence ou d’épargne qui permet aux organismes de services OA de transmettre le message de rétablissement, même si les revenus projetés ne sont pas atteints. Le montant peut être déterminé en calculant les dépenses opérationnelles pour une période de temps donnée, par exemple un à six mois. Les dépenses comprennent des éléments tels que le loyer, le téléphone, les frais de port, l'impression, les services publics et les salaires, le cas échéant. Le fonds doit être révisé périodiquement pour s'assurer qu'il répond aux besoins actuels et projetés du groupe ou de l'organisme de service.
Créer le budget
Les organisations utilisent les budgets pour convenir de la manière de dépenser les ressources au cours d’un exercice donné. Il est important de comprendre les différences entre les dépenses fixes et variables, en cas d'événement financier catastrophique. L'organisme de service peut demander au trésorier ou à un comité budgétaire de rédiger la proposition. Le processus consiste à estimer les revenus et dépenses futurs.
Estimation du revenu annuel
Les revenus annuels peuvent provenir de contributions à la Septième Tradition, d'activités de collecte de fonds et des bénéfices de retraites, d'ateliers, de marathons, etc. De plus, de l'argent peut être disponible auprès des régions OA ou du Bureau des Services Mondiaux (BSM) pour financer des demandes spéciales ; par exemple, les déplacements des délégués à la World Service Business Conference (WSBC) ou les déplacements des administrateurs pour prendre la parole lors d'ateliers, d'expositions professionnelles, etc. (Voir oa.org ou les sites Web de chaque région pour plus d'informations.)
Estimation des dépenses
Les dépenses peuvent être divisées en deux catégories : fixes et variables.
Les dépenses fixes peuvent inclure les éléments suivants :
- frais de copies
- location de bureau
- location de chambre
- boîte postale
- téléphone
Les dépenses variables peuvent inclure les éléments suivants :
- affranchissement
- projets de sensibilisation professionnelle ou d’information du public
- Douzième étape dans les activités
- événements spéciaux
- Déplacements des délégués et des représentants de la région (et déplacements du président ou de l'administrateur de la région, le cas échéant)
- newsletter, littérature, médiathèque
- comités ad hoc, tels que les statuts, le budget, etc.
- développement et maintenance de sites web
- contributions à d’autres niveaux de service : organisme de service ou WSO
Un organisme de service peut déterminer son budget pour l'année à venir en examinant le budget de l'année précédente et en considérant la nécessité d'augmenter les recettes ou de réduire les dépenses. Il peut également demander aux membres ou aux comités d'OA de soumettre des propositions sur les fonds nécessaires à certaines tâches ou obligations. La pièce 1 ci-dessous est un exemple de proposition au comité budgétaire pour un déplacement à une assemblée régionale.
Pièce 1 : Exemple de proposition de budget
| Produit | Estimation | Source |
|---|---|---|
| Frais d'inscription | $40 | Formulaire d'inscription à l'Assemblée régionale |
| Kilométrage | $28 | 200 miles (par logiciel de site de navigation Internet) x 14 cents par mile |
| Hôtel | 240 $ (taxes en sus) | Tarif hôtelier de 120 $ par nuit plus taxes |
| Repas | $110 | 55 $/jour x 2 jours |
| Demande totale | $418 |
(Télécharger Pièce 1.)
Format budgétaire
Les budgets peuvent être rédigés lisiblement à la main, dactylographiés ou saisis dans un logiciel. L'avantage d'utiliser un logiciel, qu'il s'agisse d'un tableur ou d'un logiciel de gestion financière, réside dans la facilité de saisie, de mise à jour et de diffusion des données aux membres.
Tableau 2 : Exemple de budget
| REVENU | BUDGET |
|---|---|
| CD et supports électroniques | $ |
| Convention — locale | $ |
| Convention—État | $ |
| Collecte de fonds | $ |
| Retraite | $ |
| Contributions de la septième tradition — Groupe | $ |
| Contributions individuelles à la septième tradition | $ |
| Ateliers | $ |
| REVENU TOTAL | $ |
| DÉPENSES | $ |
| Frais bancaires/Ajustements | $ |
| Frais du président | $ |
| Convention—État | $ |
| Frais des délégués | $ |
| Newsletter | $ |
| Location de boîte postale | $ |
| Service téléphonique | $ |
| Sensibilisation professionnelle/Information publique | $ |
| Secrétaire — Correspondant | $ |
| Secrétaire — Enregistrement | $ |
| Contributions de la septième tradition à la région | $ |
| Contributions de la septième tradition au Bureau des services mondiaux | $ |
| Douzième étape à l'intérieur | $ |
| Les moyens et les méthodes | $ |
| Liste de soins | $ |
| Site Web (pour l'année) | $ |
| DÉPENSES TOTALES | $ |
| REVENUS MOINS DÉPENSES | $ |
(Télécharger Pièce 2.)
Comment parvenir à un consensus sur le budget ?
- Le trésorier de l'organisme de service examine les demandes et vérifie leur exactitude, puis inscrit les chiffres dans le document budgétaire.
- Le trésorier (ou le président du comité budgétaire) convoque une réunion au cours de laquelle les membres intéressés conviennent de la répartition des fonds entre les comités.
- Si les fonds disponibles ne couvrent pas toutes les demandes, l'organisme de service dispose de deux options pour s'aligner sur les priorités convenues de l'organisme de service :
- Pour réduire uniformément les dépenses discrétionnaires
- Demander aux membres du comité de réduire ou d'éliminer le financement pour un travail spécifique
Quel est le processus d’approbation du budget ?
Les statuts de l'organisme de service peuvent prévoir le processus d'approbation. Vous trouverez ci-dessous un exemple des niveaux d’approbation :
- comité du budget
- Conseil exécutif
- représentants des organismes de service
Déterminer une réserve prudente
Une réserve prudente est une somme d’argent mise de côté pour que l’organisme de service puisse fonctionner si ses revenus tombent en deçà des attentes. Les contributions volontaires sont imprévisibles, c'est pourquoi les organismes de service doivent équilibrer la nécessité d'être prudent et d'assurer la stabilité avec la nécessité de transmettre le message. De nombreux organismes de services déterminent le montant d'une réserve prudente en établissant un certain pourcentage des dépenses de fonctionnement. Une suggestion serait de mettre de côté au minimum un à six mois de dépenses totales de fonctionnement. En examinant ses dossiers financiers des trois dernières années, un organisme de services peut estimer ses dépenses de fonctionnement et déterminer une réserve prudente. (Pour plus d'informations sur la détermination d'une réserve prudente, consultez le Lignes directrices en matière de collecte de fonds et de réserves prudentes pour les groupes et les organismes de service sur oa.org.)
Examen du budget
Le pouvoir d’un budget réside dans sa révision et son ajustement. Il est sage de procéder à des examens budgétaires réguliers et de signaler les écarts à l’organisme de service. De plus, les trésoriers devraient examiner rapidement le budget avant chaque dépense et le réviser de manière plus formelle chaque trimestre.
Examen des revenus
Si les revenus sont considérablement en baisse, les actions suivantes sont utiles :
- Signalez immédiatement le déclin à l'organisme de service, en utilisant des chiffres exacts.
- Discutez des mesures correctives nécessaires, qui peuvent inclure une réduction formelle des budgets, si nécessaire, et envisagez des événements ou des campagnes de collecte de fonds pour augmenter les contributions.
- Pensez à faire un inventaire de groupe formel. Cherchez le Inventaire du groupe OA et mes Liste de contrôle de réunion solide sur oa.org dans le Bibliothèque de documents.
Si les revenus augmentent considérablement, les actions suivantes sont utiles :
- Célébrez le succès à travers les annonces des organismes de service.
- Envisagez d’ajouter des fonds budgétaires à des domaines qui pourraient aider à transmettre le message.
- Faites savoir aux groupes locaux comment l’argent supplémentaire sera dépensé.
Les ajustements mentionnés ci-dessus doivent passer par le processus d’approbation approprié.
Examen des dépenses
Analysez chaque catégorie de dépenses pour voir ce qui est conforme au budget, au-dessus du budget, en dessous du budget ou proche des limites budgétaires.
Si les dépenses sont conformes au budget, signalez ce succès à l'organisme de service.
Si les dépenses dépassent le montant budgétisé, les actions suivantes sont utiles :
- Signalez l'augmentation à l'organisme de service et expliquez-en les raisons.
- Décidez comment augmenter le budget ou geler les dépenses pour le reste de l’année.
Si les dépenses sont inférieures au budget, les actions suivantes sont utiles :
- Signalez la diminution à l'organisme de service.
- Déterminez si les fonds excédentaires peuvent être utilisés ailleurs ou conservés en réserve.
- Déterminez pourquoi l’élément est inférieur au budget et prenez des mesures correctives.
- Le poste budgétisé n’est plus important ou nécessaire ? Envisagez de déplacer l’allocation budgétaire vers un autre domaine.
- Le poste budgétisé est-il important ou nécessaire mais n’est-il pas réalisé ? Prenez des mesures correctives immédiates.
Gardez à l’esprit que tout ajustement du budget doit passer par le processus d’approbation.
Si les dépenses approchent de la fin de leurs montants budgétés, les actions suivantes sont utiles :
- Alertez la personne appropriée au sein de l’organisme de service afin qu’elle puisse procéder aux ajustements en conséquence.
- Vérifiez le montant du budget pour en vérifier la pertinence.
Conseils supplémentaires en matière de budgétisation
- Rendez le processus de budgétisation aussi simple que possible.
- Impliquez autant de membres que possible dans la planification financière et la budgétisation. Cela éliminera le mystère des finances.
- Expliquez à tous les membres de l’organisme de service à quoi sert l’argent.
- Parlez des finances à tous les niveaux, en soulignant que chaque membre peut contribuer à la santé financière de l'organisme de service.
- Réinvestissez les revenus excédentaires dans les services qui contribuent à la transmission du message. Si les revenus augmentent sensiblement, il peut être judicieux d'augmenter les dépenses au-delà des montants budgétisés, ou d'augmenter les contributions de la Septième Tradition à la région ou au Bureau des Services Mondiaux (BSM).
- Même si les revenus augmentent, l’organisme de service doit approuver les dépenses supérieures aux montants budgétisés avant de s’engager dans la dépense.
- Les trésoriers doivent vérifier les budgets avant de rembourser qui que ce soit, et l'organisme de service doit approuver tout montant de remboursement ne figurant pas dans le budget.
- Les organismes de services financièrement stables et une forte reprise dans un domaine vont généralement de pair.
- Les contributions à la Septième Tradition suivent généralement le rétablissement.
- Si les revenus sont en baisse, concentrez-vous sur la reprise.
- Si les revenus augmentent, célébrez la reprise et portez encore plus le message.
- Organismes de services qui participent à la structure des services Les organisations au-delà du niveau intergroupe ont tendance à devenir plus solides financièrement. Si les revenus sont en baisse, résistez à la tentation de cesser d'envoyer des représentants aux réunions régionales, nationales/linguistiques et mondiales. La participation à ces événements apporte des idées nouvelles qui contribuent à la transmission du message, renforçant ainsi financièrement les organisations de service.
- Contribuez les excédents de trésorerie de fin d'année à l'ensemble de la Fraternité, selon la conscience de groupe de votre région. Les groupes choisissent souvent de verser 50 % des fonds excédentaires à leur intergroupe ou conseil de service, 10 % à leur région et 40 pour cent à WSOLes groupes peuvent également choisir de verser tous les fonds excédentaires à leur conseil intergroupe/service et de permettre à ces organismes de service de contribuer à la région et au WSO.
- Réinvestissez toujours l'argent au-dessus de la réserve prudente dans les services liés au rétablissement, ou versez les excédents de trésorerie de fin d'année à l'ensemble de la Fraternité, selon la conscience de groupe de votre région.
- Reliez les coûts totaux de l’organisme de service au nombre de groupes pris en charge par cet organisme de service. Une région qui a connu une crise financière a utilisé cette approche : premièrement, la région a divisé ses dépenses par le nombre de groupes dans cette région, obtenant ainsi une moyenne par groupe. La région a utilisé cette moyenne pour arriver à une gamme de contributions suggérées pour chaque groupe. La région a ensuite envoyé une lettre ou un courriel à chaque groupe, expliquant l'état des finances de la région et demandant à tous les groupes d'envisager de contribuer dans la fourchette suggérée. Cette communication s'est avérée efficace : les revenus de la région ont augmenté de 66 pour cent la première année après l'envoi de la lettre, et de 48 pour cent l'année suivante. Cette approche a été couronnée de succès car la demande était claire et simple et la contribution suggérée était gérable. Cela fournissait un objectif aux groupes les moins riches et permettait aux groupes les plus riches de percevoir qu'ils aidaient les autres groupes.
Approuvé par le conseil d'administration d'OA
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