Pourquoi un règlement intérieur ou un document de résumé des objectifs (SOP) est-il nécessaire ?

Les statuts de l'OA exigent soit des statuts, soit un résumé de l'objectif, Sous-partie B pour enregistrer un organisme de service auprès des Outremangeurs Anonymes.

Qu’est-ce qui est utile dans les statuts et les politiques ?

Aux niveaux de l’intergroupe, du conseil de service, de la région et des services mondiaux, il existe des pratiques convenues qui fonctionnent mieux si elles sont clairement définies et enregistrées. Nous avons des dirigeants élus et des comités qui ont des responsabilités permanentes à assumer. Nous nous sommes mis d’accord sur des pratiques budgétaires et de dépenses. Les statuts ainsi que les politiques et procédures documentées fournissent un ensemble de lignes directrices sur la manière dont nos organismes de service individuels ont accepté de fonctionner. Les statuts et un manuel de politiques et de procédures peuvent aider les nouveaux titulaires de postes de service à apprendre comment exercer leurs fonctions et informer les membres de la manière dont le groupe a accepté de faire les choses, comme définir des descriptions de poste, financer des délégués, planifier des événements, aider de nouveaux groupes. , et plus. Les règlements, politiques et procédures nous aident à transmettre un message de rétablissement unifié et cohérent et constituent un moyen de partager notre expérience, notre force et notre espoir collectifs.

Comment créer des statuts ou une SOP ?

  1. Pour les exemples de documents répertoriés ci-dessous, consultez la page Bibliothèque de documents sur le site Web OA (oa.org/document-library); cliquez sur « Ressources des organismes de service » sous le champ Catégories. Vous pouvez vérifier auprès de votre administrateur régional les éléments suivants dont vous avez besoin :
    1. Règlements de l'intergroupe
    2. Règlement intérieur du Conseil national de service
    3. Règlement intérieur du conseil d'administration du service de concentration ou de langue spécifique
    4. Résumé de l'objectif
  2. Formez un comité de trois à quatre membres pour élaborer le document. Entrez les informations dans l'échantillon.
  3. Ajoutez des sections ou des éléments supplémentaires pour garantir que le document couvre ce que votre organisme de service estime nécessaire. Évitez d'inclure des politiques ou des procédures pour des tâches qui peuvent être temporaires ou changer fréquemment. Il est plus approprié d’inclure ces éléments dans un manuel de politiques et de procédures.
  4. Tout au long du processus de développement, présentez des sections du document à l’ensemble de l’organisme de service pour obtenir des conseils de conscience de groupe sur la manière dont votre organisme de service souhaite mener ses activités.
  5. Présentez le document dans son ensemble à l’ensemble du corps de service pour examen, modifications finales et approbation de la conscience de groupe.
  6. Soumettez une copie du document complété et signé au syndic de votre région pour examen. Un fichier électronique est préférable.

Qu’est-ce qu’un manuel de politiques et de procédures ?

Les politiques et procédures sont un ensemble de pratiques convenues qui amplifient les informations contenues dans vos statuts. Par exemple, vos statuts peuvent stipuler que vous élisez des dirigeants et des présidents de comités. Votre manuel de politiques et de procédures peut alors citer les exigences de base de chaque travail.

Les politiques et procédures peuvent être modifiées plus facilement et plus rapidement que les règlements.

Les politiques et procédures expliquent comment une politique ou un règlement doit être mis en œuvre et appliqué. Cela contribue à la cohérence à long terme.

Notez que, contrairement aux statuts, les politiques et procédures n'ont pas besoin d'être soumises à l'administrateur de votre région ou au Bureau des Services Mondiaux (BSM).

Que fait l’administrateur régional des statuts que vous soumettez ?

Votre administrateur régional examinera le document pour s'assurer qu'il n'est pas en conflit avec les statuts d'OA, Inc. Sous-partie B avant l'enregistrement de votre organisme de services auprès de la WSO. Votre fiduciaire peut formuler des suggestions conformément aux Douze Traditions, un Douze concepts de service OA, ou pour des raisons de clarté. Votre organisme de service est encouragé à envisager sérieusement d'intégrer ces suggestions. Si des modifications sont apportées, suivez les points 5 et 6 ci-dessus.

Une fois que votre administrateur aura confirmé que vos statuts sont en accord avec les statuts d'OA, Inc., sous-partie B, votre administrateur enverra la copie approuvée au BSM et à votre organisme de service. Le syndic conservera également une copie de vos statuts dans vos dossiers.

Qu'est-ce qui se passe ensuite?

Il est recommandé à votre organisme de service de réviser chaque année vos statuts et votre manuel de politiques et de procédures afin de garantir que toutes les modifications pertinentes apportées au Conférence des Affaires des Services Mondiaux (WSBC), ainsi que l'évolution éventuelle des besoins locaux, sont reflétés dans les documents. Une révision annuelle permettra de garantir la cohérence de vos documents avec vos pratiques actuelles. Vos statuts mis à jour doivent ensuite être soumis à votre administrateur et au WSO.