Tradition sept : Chaque groupe OA doit être entièrement autonome et refuser les contributions extérieures.

Merci d'avoir accepté d'être trésorier de votre groupe/organisme de service. Le rôle de trésorier chez Outremangeurs Anonymes (OA) est d'assurer la santé financière et la pérennité du groupe/organisme de service. En tant que trésorier, vous contribuez à gérer les fonds de votre groupe/organisme de service de manière responsable et transparente, conformément aux traditions d'OA.

Selon la taille et le type de votre groupe/organisme de service, vos tâches spécifiques peuvent inclure la collecte et le suivi des contributions, le paiement des dépenses, la communication de rapports aux membres et la transmission des fonds excédentaires à la communauté OA au sens large, conformément à la conscience du groupe.

En remplissant le rôle de trésorier, vous contribuez à garantir qu’OA puisse continuer à transmettre le message de rétablissement à ceux qui en ont besoin tout en maintenant l’intégrité et la stabilité financière de la Fraternité.

Les Outremangeurs Anonymes ont établi ces directives générales pour les trésoriers, et nous encourageons également votre groupe/organisme de service à développer ses propres directives spécifiques qui correspondent le mieux à ses besoins exacts.

Qualification

Chaque groupe ou organisme de service (intergroupe, conseil de service, région) est autonome et doit déterminer ses qualifications spécifiques pour le poste de trésorier. Ce rôle impliquant la gestion des fonds du groupe ou de l'organisme, il est essentiel d'établir des directives claires.

Il est recommandé d'inclure les exigences minimales suivantes :

  • Abstinence: au moins un an d'abstinence actuelle telle que définie par l'OA
  • Étape: réalisation des Douze Étapes avec un parrain au moins une fois
  • Responsabilité: travailler activement avec un sponsor et parrainer au moins une personne

Compétences

Aucune formation, diplôme ou profession n'est requis pour occuper le poste de trésorier. Les qualités essentielles sont : bonne volonté et mes honnêteté.

Bien que l'expérience ne soit pas indispensable, la maîtrise des technologies de communication et de tenue de dossiers, ou la volonté de les utiliser, est essentielle. Chaque type d'organisme de service ayant des exigences différentes, nous recommandons d'occuper le poste de trésorier de groupe avant de devenir trésorier d'intergroupe/conseil de service ou trésorier régional. Chaque rôle vous prépare aux responsabilités du suivant.

Responsabilités

Le trésorier du groupe/organisme de service a généralement six domaines de responsabilité principaux : la collecte, l'enregistrement, la budgétisation, la production de rapports, la distribution et le respect des réglementations gouvernementales.

  1. Collecte : Collecter des fonds provenant de diverses sources et les déposer sur les comptes du groupe/organisme de service.
  2. Enregistrement: Tenez des registres simples, clairs et précis des fonds collectés et dépensés.
  3. Budgétisation: Élaborer un plan financier permettant au groupe/organisme de services de gérer efficacement ses fonds. Veiller à ce que les revenus et les dépenses soient équilibrés et bien organisés.
  4. Reporting: Présentez les données financières de manière claire et transparente afin d'informer la Fraternité et les autorités externes compétentes. Par exemple, de nombreux trésoriers partagent avec les membres du groupe ou de l'organisme de service des feuilles de calcul présentant le détail des recettes et des dépenses.
  5. Distribuer : Assurez-vous périodiquement que les fonds excédentaires (excédentaires) sont transmis aux organismes de service concernés (intergroupe, conseil de service et région) et au fonds général du service mondial, comme déterminé par la conscience du groupe, pour soutenir la transmission du message OA.
  6. Conforme : Déposez les rapports nécessaires conformément aux réglementations gouvernementales et au type d’entité commerciale sous laquelle votre groupe/organisme de service est établi.

1. Collecte des tâches

Argent liquide/Contrôles

Groupes en face à face

Le trésorier collecte et comptabilise les contributions en espèces à la fin de la réunion, puis les remet à son domicile en fiducie pour le groupe. Les fonds doivent être conservés en lieu sûr jusqu'à leur dépôt.

Organismes de service

Le trésorier collecte les contributions envoyées par courrier, notamment par chèque ou autre forme de contribution envoyée par les membres ou les groupes. Les fonds doivent être conservés en lieu sûr jusqu'à leur dépôt.

Fonds électroniques

Groupes et organismes de service en face à face et/ou virtuels

  • Création ou maintien de comptes électroniques/numériques : En tant que trésorier, vous pouvez ouvrir ou gérer des comptes de paiement via des plateformes de traitement des paiements numériques. Ces plateformes offrent des options numériques pour les contributions à la Septième Tradition et connaissent un succès croissant. Vérifiez les plateformes avec lesquelles votre banque travaille, comprenez les frais associés et consultez les conditions de confidentialité de ces plateformes.
  • Utilisation d'un code QR : L'utilisation d'un code QR lié à la plateforme de paiement numérique de votre groupe/organisme de services peut s'apparenter aux paniers traditionnels pour les participants virtuels. Les réunions en présentiel peuvent inclure un code QR imprimé à l'intérieur du panier pour ceux qui préfèrent travailler sans espèces.
  • Gestion des transferts : Connectez-vous aux plateformes de traitement des paiements numériques pour transférer les fonds sur les comptes bancaires du groupe/organisme de service selon le calendrier convenu (hebdomadaire, mensuel, etc.).

2. Enregistrement des tâches

Groupes en face à face

  • Créer un classeur de trésorier : Inclure les tâches convenues du trésorier du groupe.
  • Préparez un sac d’argent : Utilisez-le pour les contributions lors de réunions en personne.
  • Tenir à jour les journaux de contribution : Enregistrez la date et le montant total des contributions reçues.
  • Gardez les recettes des ventes de littérature séparées : Tenez un journal dédié pour assurer le réapprovisionnement selon les besoins.

Remarque concernant la taxe de vente : Vue d'ensemble Librairie en libre accès La taxe de vente sur les publications n'est pas appliquée. Renseignez-vous auprès de votre administration fiscale locale pour savoir si vous êtes tenu de collecter, déclarer et payer la taxe de vente sur les publications.

Groupes virtuels

  • Déterminer les modes de paiement : Décidez comment les membres contribueront financièrement et communiquez-le clairement à chaque réunion.
  • Établir des processus d’enregistrement : Documentez régulièrement les fonds reçus et assurez-vous qu'ils sont transférés sur le compte convenu du groupe.
  • Pour les comptes de traitement des paiements numériques : Il est essentiel de télécharger les relevés de transactions des cotisations. Ces relevés simplifient la tenue de registres financiers précis et facilitent la documentation et la production de rapports appropriés.

Note concernant la confidentialité: De nombreux services de gestion financière incluent les données personnelles des contributeurs dans les relevés de transactions. Évitez de télécharger ou de stocker des informations personnelles dans les dossiers du trésorier et supprimez toute information inutile afin d'éviter tout problème de confidentialité et d'anonymat en cas de violation des fichiers du groupe.

Note concernant les comptes bancaires: Les groupes confient souvent à leurs trésoriers le soin d'utiliser leur compte bancaire personnel pour recevoir et distribuer des fonds par voie électronique. Les membres peuvent également contribuer directement à leurs organismes de service (intergroupe, comités de service et/ou région) et au fonds général des services mondiaux. Cet accord entre le groupe et le trésorier repose sur notre Concept des serviteurs de confiance (Concept Neuf). Afin de préserver l'intégrité du groupe, le trésorier s'engage à :

  • assurer la transparence, la production de rapports réguliers et la rotation des services,
  • tenir un registre clair et détaillé des cotisations et des paiements, et
  • discuter et documenter les attentes du groupe en matière de gestion des fonds.

Organismes de service

  • Ouvrir et maintenir des comptes bancaires : Ouvrez des comptes bancaires selon vos besoins. Envisagez de constituer des réserves prudentes distinctes dans des fonds garantis par l'État (par exemple, aux États-Unis, les comptes sont assurés par la Federal Deposit Insurance Corporation, connue sous le nom de FDIC) ou dans des comptes rémunérés équivalents.
  • Configurer des comptes de traitement de paiement numérique : Assurer l’accès aux plateformes de services de paiement numérique et mettre en œuvre des mesures de protection des actifs.
  • Documenter les processus de dépenses :
    • Exiger un chaîne d'approbation pour des montants plus importants.
    • Interdire aux trésoriers de signer des paiements à leur profit ; utiliser un signataire alternatif.
    • Considérer double signature options et confirmez la disponibilité auprès de votre institution financière.
  • Audits de planification : Basez la fréquence d’audit sur le nombre de transactions et les besoins de l’organisme de service.

Groupes et organismes de service en face à face et/ou virtuels

Les meilleures pratiques du trésorier comprennent :

  • Payez vos dépenses rapidement.
  • Déposez des fonds en temps opportun.
  • Rapprocher mensuellement les relevés bancaires avec les reçus et les chéquiers.
  • Mettez à jour la carte de signature bancaire si nécessaire.
  • Vérifiez les exigences locales : les modifications apportées à un compte en raison de la rotation du service nécessitent souvent un procès-verbal officiel d'une réunion du conseil d'administration pour documenter la demande.
  • Créer et maintenir des formulaires de dépenses avec les approbations appropriées avant le décaissement.
  • Recueillir les contributions de la Septième Tradition lors des réunions de groupe/organisme de service.
  • Maintenez une liste sécurisée de mots de passe et envisagez d’utiliser un coffre-fort de mots de passe pour tous les comptes financiers ; partagez la liste avec le secrétaire du groupe ou le président ou le coprésident de l’organisme de service.

3. Tâches budgétaires

Dépenses

Bien que chaque groupe/organisme de service soit autonome, il est important de savoir à quoi servent généralement les contributions de la Septième Tradition.

Groupes en face à face et/ou virtuels

Les dépenses typiques comprennent (mais ne sont pas limitées à) :

  • utilisation de l'espace de réunion, y compris le loyer, les services publics, les fournitures, les réparations et le mobilier ;
  • les frais d’équipement et de plateforme nécessaires à l’organisation de réunions virtuelles ;
  • documentation achetée pour être utilisée lors de réunions et/ou à des fins de sensibilisation du public et des professionnels ;
  • retraite, atelier, célébrations OA et coûts des événements ; et
  • dépenses liées aux bulletins d'information et aux listes de réunions.

Organismes de service

Les dépenses typiques comprennent (mais ne sont pas limitées à) :

  • les frais administratifs, tels que la location de boîte postale ou les frais d'envoi,
  • services de téléphonie et/ou de messagerie vocale,
  • logiciels et matériels informatiques,
  • frais de déplacement des délégués de la Conférence mondiale des services d'affaires et des représentants régionaux,
  • configuration et maintenance de sites Web,
  • les licences commerciales et taxes gouvernementales applicables, et
  • différents types d'assurance.

Budget

Le trésorier a souvent les responsabilités budgétaires énumérées ci-dessous.

Groupes en face à face et/ou virtuels

  • Les responsabilités budgétaires seront probablement minimes. Cependant, assurez-vous de connaître tous les comptes virtuels et toutes les dépenses du groupe, telles que le loyer, les fournitures, la documentation et les frais de plateforme.
  • Si votre groupe a un besoin financier et que la collecte de fonds auprès des membres est insuffisante, consultez votre conseil d’intergroupe/de service pour explorer les options de financement disponibles.
  • Conservez une réserve prudente de deux à six mois de dépenses, en fonction de ce qui est nécessaire pour maintenir la réunion ouverte.

 Organismes de service

  • Vous serez probablement coprésident du comité du budget et/ou des finances.
  • Demandez des propositions de budget annuel aux présidents de comité et aux membres du conseil d'administration en utilisant le Lignes directrices budgétaires pour les organismes de services sur oa.org.
  • Élaborez un budget annuel et présentez-le à votre organisme de service pour approbation.
  • Maintenez une réserve prudente de deux à six mois de dépenses et évaluez la réserve chaque année en fonction des dépenses et des besoins prévus.
  • Explorer des moyens de réduire les dépenses des organismes de service et d’augmenter les fonds disponibles grâce à des activités de collecte de fonds.
  • Contactez le Bureau des services mondiaux pour savoir quels fonds peuvent être disponibles pour des projets spéciaux, tels que l’information du public et la sensibilisation professionnelle, l’envoi d’un délégué à la Conférence des affaires des services mondiaux et/ou la traduction de la littérature OA.
  • Si les besoins financiers dépassent ce qui peut être collecté au sein de votre conseil intergroupe/service ou de votre région, demandez conseil à votre région ou au service mondial sur la manière de collecter des fonds supplémentaires.

4. Tâches de reporting

Groupes et organismes de service en face à face et/ou virtuels

  • Préparez des rapports réguliers qui incluent les dates et les montants des contributions et présentez les rapports selon un calendrier cohérent.
  • Partagez avec le groupe/organisme de service comment leurs contributions à la Septième Tradition sont dépensées.
  • Assurez-vous que les contributions sont déclarées sous le nom et/ou le numéro d'enregistrement du groupe/organisme de service et ne sont jamais attribuées au nom d'une personne. Ceci est conforme aux principes d'OA : gratuité des cotisations, respect de l'anonymat et de la confidentialité des données, et priorité donnée aux principes au détriment des personnalités.

Organismes de service

  • Présenter des rapports périodiques sur les contributions de la Septième Tradition des groupes affiliés lors des réunions des organismes de service afin de promouvoir la transparence et la responsabilité entre les groupes et les organismes de service.
  • Conservez les archives de trésorerie et les documents financiers pendant la durée de conservation appropriée. Renseignez-vous auprès des autorités gouvernementales compétentes (locales, étatiques/provinciales, nationales) pour connaître les exigences spécifiques.
  • Soumettre les formulaires de rapports financiers requis aux autorités gouvernementales compétentes en temps opportun.
  • Superviser les examens réguliers, tels que les audits indépendants, des documents d’assurance et financiers.
  • Collaborer avec les trésoriers des autres groupes et organismes de service pour régler les questions financières. Les trésoriers des groupes, intergroupes, conseils de service et régions sont encouragés à se rencontrer et à échanger des idées afin de partager leurs expériences et d'améliorer leurs pratiques.

Note concernant la rotation du service: Lors du changement de trésorier, le trésorier sortant doit participer à la formation du nouveau trésorier afin d'assurer une rotation harmonieuse. De plus, le site web oa.org propose des ressources précieuses pour les nouveaux trésoriers de groupes/organismes de service. (Voir la liste des ressources à la fin de ces lignes directrices.)

5. Répartition des tâches

Concept douze : Le fondement spirituel du service OA garantit… des fonds de fonctionnement suffisants, ainsi qu'une réserve suffisante, seront le principe financier prudent d'OA.

Les groupes et organismes de service doivent éviter de conserver inutilement leurs fonds excédentaires. Ces fonds doivent être distribués selon la conscience collective.

Fonds excédentaires

Fonds excédentaires (excédentaires) Les dépenses sont définies comme l'argent restant après comptabilisation des dépenses. Elles comprennent :

  • réserve prudente (se référer à la Lignes directrices en matière de collecte de fonds et de réserves prudentes pour les groupes et les organismes de service sur oa.org.)
  • inscriptions prépayées (par exemple, congrès ou ateliers)
  • dépenses impayées (par exemple, loyer impayé)
  • envoi de représentants aux assemblées et à la Conférence des services mondiaux d'affaires
  • projets à venir prévus (par exemple, campagnes d'information du public et/ou de sensibilisation professionnelle)
  • besoins généraux de trésorerie (il est important de tenir compte des dépenses à venir avant de déterminer l'excédent. L'examen des dépenses historiques et des factures à venir vous aidera à vous guider.)

Groupes affiliés en face à face et/ou virtuels

Après avoir comptabilisé les dépenses, les trésoriers sont encouragés à suivre les pourcentages de contribution suggérés par le conseil d'administration. Les décisions concernant la répartition des fonds excédentaires doivent être confirmées par la conscience collective. Les pourcentages suggérés par OA sont les suivants :

  • 50% à l'intergroupe affilié ou au conseil de service
  • 40% au fonds général des services mondiaux
  • 10% à la région affiliée

Groupes non affiliés en face à face et/ou virtuels

Si votre groupe n'est affilié à aucun intergroupe/conseil de service spécifique, il bénéficie néanmoins du soutien de votre région géographique ou virtuelle, du Service mondial et du Bureau des services mondiaux. Les pourcentages de contribution doivent être déterminés par la conscience de groupe. Par exemple, si un groupe non affilié reçoit 100 $ US de contributions, le solde, après déduction des dépenses, est partagé à parts égales entre la région et le fonds général du Service mondial.

Organismes de service

Voici quelques méthodes suggérées aux organismes de service (intergroupe, conseil de service et région) pour distribuer des fonds par le biais de la conscience de groupe :

  • Contributions basées sur un pourcentage : les organismes de service peuvent allouer un pourcentage convenu (par exemple, 10 % des revenus bruts) au fonds général du service mondial trimestriellement ou annuellement.
  • Contributions fixes : Les organismes de service peuvent s'engager à verser un montant spécifique au fonds général des Services mondiaux, trimestriellement ou annuellement. Après la clôture de l'exercice budgétaire, vérifiez si votre organisme dispose d'un excédent de fonds (fonds supérieurs aux besoins pour les dépenses et une réserve prudente). Versez cet excédent au fonds général des Services mondiaux pour soutenir la diffusion du message du libre accès dans le monde entier.
  • Contributions supplémentaires au conseil de service : Les conseils de service linguistiques, nationaux et à vocation spécifique peuvent également contribuer au fonds général du service mondial et à l’organisme de service auquel ils sont affiliés.

Note concernant une structure de contribution alternative : Certains organismes de service choisissent de verser des contributions avant de couvrir leurs dépenses. Le pourcentage alloué par l'organisme de service est déterminé par la conscience de groupe. Par exemple, si un conseil d'intergroupe/de service reçoit 100 $ US de contributions, il en répartit d'abord 10 % (10 $ US) entre sa région et le service mondial.

Tous les organismes de services devraient communiquer des méthodes efficaces de contribution.

  • Fournissez des directives sur le site Web de votre organisme de service pour l’envoi des contributions de la Septième Tradition.
  • Rappelez aux groupes affiliés/organismes de service d’inclure toujours leur numéro d’enregistrement et/ou leur nom avec chaque contribution.
  • Informez les groupes affiliés que leur trésorier peut envoyer des contributions par chèque, mandat ou par voie électronique en utilisant leur plateforme de paiement numérique (par exemple Venmo, PayPal, etc.).

Note concernant le code QR d'OA pour les contributions: OA a créé un code QR que les groupes et organismes de service peuvent utiliser pour faciliter et accélérer leurs contributions à la Septième Tradition. Retrouvez le code QR OA sur oa.org/contribute.

6. Tâches de conformité

En face à face et/ou virtuel Groupes et organismes de service

Pour garantir la conformité aux directives gouvernementales, déterminez le type d’entité sous lequel votre organisme de service opère.

  • Les groupes sont souvent couverts par l’égide de leur intergroupe/conseil de service affilié.
  • Les organismes de services peuvent être structurés pour se conformer à des exigences gouvernementales spécifiques, telles qu'une société à but non lucratif, une société ou d'autres entités disponibles.

Chaque État, province, pays et/ou municipalité peut avoir des exigences spécifiques en matière de déclaration. Pour obtenir des informations précises, demandez conseil à des comptables professionnels ou à des organisations de petites entreprises (par exemple, aux États-Unis, la Small Business Administration).

Organismes de service

  • Familiarisez-vous avec les exigences gouvernementales applicables à l'entité commerciale de votre organisme de services. En cas de doute, consultez un fiscaliste agréé.
  • Respectez les exigences gouvernementales en vigueur. Préparez et déposez tous les rapports requis par votre pays, votre État ou votre municipalité. Les exigences varient selon votre situation géographique.
  • Consultez les documents historiques pour obtenir des conseils ou contactez le service gouvernemental approprié pour obtenir de l’aide.

Conseils aux trésoriers

« Ensemble, on s'améliore » s'applique également aux postes de service ! Si vous avez des doutes ou besoin de conseils concernant vos responsabilités de trésorier, de nombreuses ressources sont à votre disposition, notamment :

  • Ancien(s) trésorier(s) : Demandez aux collègues qui ont occupé ce poste, car ils sont souvent la meilleure source de conseils pour gérer votre poste de service.
  • Pairs : Connectez-vous avec d'autres personnes occupant actuellement un rôle similaire ou ayant des responsabilités similaires (par exemple, trésorier de groupe à trésorier de groupe).
  • Trésorier du conseil intergroupe/service : Demandez l’avis d’un collègue expérimenté agissant en tant que trésorier à ce niveau de service.
  • Trésorier régional : Utilisez le site Web de votre région pour contacter le boursier qui occupe le poste de trésorier de votre région.
  • Supplémentaire Des ressources sont disponibles sur oa.org. Voir la liste des ressources ci-dessous.

Le plus important, Demandez de l'aide !

Remarque concernant ces directives: Merci de votre disponibilité. Ces directives visent à vous apporter clarté, confiance et soutien dans la gestion des finances de votre groupe ou organisme de service. Elles ne prétendent en aucun cas être exhaustives et ne doivent pas être interprétées comme des exigences de service ni comme un substitut à un avis professionnel.

Des ressources supplémentaires sont disponibles sur oa.org :

Approuvé par le conseil d’administration d’OA
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