वीडियोकांफ्रेंसिंग बैठक प्रशिक्षण और सुरक्षा/निवारक उपाय ("ज़ूम बमबारी")

नवंबर 2021 में, न्यासी मंडल ने ओए बैठकों में व्यवधान डालने वालों/घुसपैठियों के बारे में बढ़ती चिंताओं को दूर करने के लिए एक तदर्थ समिति का गठन किया। यह दस्तावेज़ तदर्थ समिति द्वारा तैयार किया गया था और इसमें ज़ूम वीडियोकॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म और ज़ूम-विशिष्ट कार्यों का संदर्भ दिया गया है। ये सुझाव अन्य वीडियोकॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म के उपयोग के बारे में भी मार्गदर्शन प्रदान कर सकते हैं। यह ज़ूम प्लेटफ़ॉर्म का समर्थन नहीं है, केवल एक संदर्भ उपकरण है।

यह महत्वपूर्ण है कि वीडियोकांफ्रेंसिंग बैठकों का नेतृत्व करने वाले ओए सदस्य प्रशिक्षित हों और वीडियोकांफ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म के उपयोग से परिचित हों।

चरण 1: अपनी ऑनलाइन मीटिंग के लिए सर्वोत्तम वीडियोकॉन्फ़्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म का निर्धारण करना

• क्या आपकी मीटिंग के लिए वेटिंग रूम की ज़रूरत है? ज़ूम प्लेटफ़ॉर्म आपको वेटिंग रूम सुविधा चालू करने की सुविधा देता है। जैसे ही प्रतिभागी आपकी मीटिंग में लॉग इन करते हैं, उन्हें एक वेटिंग रूम में बिठाया जाता है, और होस्ट या को-होस्ट मीटिंग में प्रवेश की अनुमति देता है।
• क्या आपकी मीटिंग में वीडियो विकल्प ज़रूरी है? ज़ूम प्लेटफ़ॉर्म आपको मीटिंग में शामिल हर व्यक्ति की वीडियो देखने की सेटिंग को चालू या बंद करने की सुविधा देता है। होस्ट वीडियो देखने की सेटिंग को बंद कर सकता है ताकि कोई भी व्यक्ति अपना वीडियो चालू न कर सके।
• क्या आपकी मीटिंग में चैट विकल्प की ज़रूरत है? ज़ूम प्लेटफ़ॉर्म आपको चैट फ़ंक्शन सक्षम करने की सुविधा देता है जिससे OA सदस्य सिर्फ़ होस्ट के साथ या मीटिंग में मौजूद सभी लोगों के साथ चैट कर सकते हैं।
• क्या आप मीटिंग में शामिल लोगों को खुद को म्यूट और अनम्यूट करने की अनुमति देना चाहते हैं? ज़ूम प्लेटफ़ॉर्म, OA सदस्यों को खुद को म्यूट और अनम्यूट करने की अनुमति देता है, जब तक कि होस्ट उस सेटिंग को बंद न कर दे। सेटिंग बंद होने के बाद, केवल होस्ट ही उपस्थित लोगों को अनम्यूट कर सकता है।

वीडियोकॉन्फ़्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म में कुछ अन्य फ़ंक्शन भी हो सकते हैं जिन्हें सक्षम या अक्षम करने की आवश्यकता हो। यह अनुशंसा की जाती है कि आप सभी सेटिंग्स की समीक्षा करें और निर्धारित करें कि आपकी मीटिंग के लिए कौन सी सेटिंग सबसे उपयुक्त है।

अपने वीडियोकांफ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म पर हमेशा अपडेट की जांच करते रहें और अपडेट पूरा होने के बाद सेटिंग्स की जांच करें।

चरण 2: वीडियोकॉन्फ्रेंसिंग सेवा पदों का निर्धारण

नीचे अनुशंसित सेवा पद दिए गए हैं जो आपकी बैठक को सुचारू रूप से चलाने में मदद कर सकते हैं ताकि बैठक का ध्यान सभी बाध्यकारी भोजन करने वालों तक संदेश पहुंचाने पर केंद्रित हो।

मेजबान

• बैठक शुरू होने से दस मिनट पहले हस्ताक्षर
• दावा होस्ट सेटिंग
• प्रतीक्षालय सक्षम बनाता है
• निर्दिष्ट सदस्यों को सह-मेजबान बनाता है
• पुष्टि करता है कि उपस्थित लोगों के लिए स्क्रीन-शेयरिंग फ़ंक्शन अक्षम है
• शांति प्रार्थना (बैठक की शुरुआत) के बाद प्रतिभागियों की अनम्यूट करने की क्षमता को अक्षम करता है
• प्रतिभागियों को शांति प्रार्थना (बैठक के अंत में) से पहले अनम्यूट करने की क्षमता प्रदान करता है

cohost

• साझा करने के लिए हाथ उठाने वाले प्रतिभागी को चुनना (प्रतिभागी को पहचाने जाने के लिए हाथ उठाना होगा।)
• प्रतिभागी का मौन हटाता है, तथा सदस्य के बोलना समाप्त होने तक हाथ को ऊपर उठाये रहने देता है
• प्रतिभागी को म्यूट कर देता है और सदस्य के बोलना समाप्त करने पर हाथ नीचे कर देता है

वीडियो मॉनिटर

• ओए या एए रीडिंग को छोड़कर, साहित्य को स्क्रीन पर साझा करता है, और प्रासंगिक प्रारूप अनुभागों को चैट में रखता है (देखें OA-कॉपीराइट सामग्री को इलेक्ट्रॉनिक रूप से साझा करना पत्र पर oa.org/document-library.)
• यदि आवश्यक हो तो वीडियो बंद कर देता है
• अन्य मॉनिटरों के साथ मिलकर यह पुष्टि करता है कि क्या व्यवधानकर्ता/घुसपैठिया मौजूद है और क्या प्रतिभागियों की गतिविधियों को निलंबित करने के लिए सुरक्षा शील्ड का उपयोग आवश्यक है

चैट मॉनिटर

• मीटिंग के लिए चैट पर नज़र रखता है; यदि समस्या उत्पन्न होती है, तो चैट में बाधा डालने वाले व्यक्ति या व्यक्तियों को हटाने के लिए सुरक्षा मॉनिटर से संपर्क करता है
• चैट में रखने के लिए मीटिंग आइटम साझा करता है

सुरक्षा निगरानी

• प्रवेश करते समय सभी को म्यूट करके सेटिंग्स में परिवर्तन करता है ताकि प्रतिभागी स्वयं को अनम्यूट न कर सकें
• यदि लागू हो, तो बैठक की आवश्यक नामकरण परंपरा के अनुसार सदस्यों का नाम बदलना
• अन्य मॉनिटरों के साथ मिलकर यह पुष्टि करता है कि बैठक में कोई व्यवधान उत्पन्न करने वाला/घुसपैठिया व्यक्ति मौजूद है या नहीं और प्रतिभागियों की गतिविधियों को निलंबित करने के लिए सुरक्षा शील्ड का उपयोग आवश्यक है या नहीं।

टाइमकीपर

• टाइम्स सदस्य अपना समय समाप्त होने पर पाँच मिनट, एक मिनट और समय की सूचना साझा करता है और देता है

यह ज़रूरी है कि इन सेवा पदों के लिए चुने गए लोगों को वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म पर प्रशिक्षित किया जाए। आप चाहें तो एक साप्ताहिक कार्यक्रम भी बना सकते हैं और हर मीटिंग के लिए इन पदों को पहले से निर्धारित कर सकते हैं।

यह महत्वपूर्ण है कि उन लोगों से निपटने के लिए एक योजना बनाई जाए जो बैठक में व्यवधान डालना चाहते हैं या आपकी बैठक में बाधा डालना चाहते हैं।

चरण 1: सुरक्षा सेटिंग्स निर्धारित करना

• अगर आपका वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म, जैसे ज़ूम, प्रतीक्षालय की सुविधा देता है, तो यह सलाह दी जाती है कि आप उस सुविधा को सक्षम करें। इससे होस्ट/कोहोस्ट को व्यक्तिगत आधार पर प्रवेश की अनुमति मिल जाती है। अगर होस्ट/कोहोस्ट ओए सदस्य का नाम नहीं पहचानता है, तो वे उससे पूछ सकते हैं कि वे मीटिंग में क्यों शामिल हो रहे हैं।
• बड़ी मीटिंग्स के लिए, यह अनुशंसा की जाती है कि आप प्रतिभागियों की म्यूट/अनम्यूट सेटिंग को अक्षम कर दें ताकि होस्ट/कोहोस्ट यह निर्धारित कर सकें कि शेयर करने के लिए सूची में अगला कौन है और अपनी बारी आने पर उन्हें अनम्यूट कर सकें। छोटी मीटिंग्स में इस फ़ंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है।
• यदि वीडियो आवश्यक नहीं है, तो आप इस फ़ंक्शन को अक्षम कर सकते हैं, और सदस्य मीटिंग के दौरान साझा की गई बातों को आसानी से सुन सकते हैं।
• अगर चैट फ़ंक्शन उपलब्ध है, जैसे कि ज़ूम के साथ, तो यह अनुशंसा की जाती है कि आप उसे केवल होस्ट के लिए सेट करें। सभी उपस्थित लोगों को सभी के साथ चैट करने की अनुमति देना मीटिंग के दौरान ध्यान भटका सकता है और सदस्यों के शेयर को कम कर सकता है।

चरण 2: निवारक उपाय

• यह अनुशंसा की जाती है कि मेज़बान हमेशा मीटिंग शुरू होने से लगभग दस मिनट पहले पहुँचें। यदि प्रतीक्षा कक्ष सक्षम है, तो ओए सदस्य तब तक मीटिंग में प्रवेश नहीं कर सकते जब तक मेज़बान/सह-मेज़बान प्रवेश की अनुमति न दे। जल्दी पहुँचने से मेज़बान को मीटिंग की सुरक्षा व्यवस्था स्थापित करने की सुविधा मिलती है, यदि वह पहले से निर्धारित न हो।
• अन्य सेवा पद सदस्यों से जल्दी आने के लिए कहें ताकि आप सह-मेज़बान की ज़िम्मेदारियों को सक्षम कर सकें और वे अपने सौंपे गए कर्तव्यों को पूरा करने के लिए तैयार हो सकें।
• आपको कभी भी बैठक की शुरुआत मेजबान और सेवा पदों पर नियुक्त अन्य लोगों के बिना नहीं करनी चाहिए।
• सुनिश्चित करें कि उपस्थित लोगों के लिए स्क्रीन शेयरिंग अक्षम हो। पृष्ठभूमि और प्रोफ़ाइल फ़ोटो में अनुचित ग्राफ़िक्स न दिखें, यह सुनिश्चित करने के लिए वीडियो फ़ंक्शन को अक्षम करना भी मददगार हो सकता है।
• मीटिंग शुरू होने के बाद उसमें घुसने वालों पर नज़र रखें। हो सकता है कि वे कोई ओए सदस्य हों जो देर से आ रहे हों, या हो सकता है कि वे कोई घुसपैठिया हों जो आपकी मीटिंग में खलल डालने के लिए वहाँ आया हो।

अगर कोई घुसपैठिया आपकी मीटिंग में घुसकर मीटिंग में बाधा डालने लगे, तो आप उसे बाहर निकालने या उसे प्रतीक्षालय में रखने के लिए कई कदम उठा सकते हैं। नीचे दी गई जानकारी ज़ूम प्लेटफ़ॉर्म के लिए विशिष्ट है और इसे एक उदाहरण के रूप में इस्तेमाल किया गया है। यह सलाह दी जाती है कि आप अपनी मीटिंग में आने वाली रुकावटों से निपटने के लिए जिस वीडियोकॉन्फ़्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म का इस्तेमाल कर रहे हैं, उस पर उपलब्ध टूल्स पर शोध करें।

• अपनी स्क्रीन के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित "सिक्योरिटी शील्ड" (चेक मार्क वाली हरी शील्ड) पर क्लिक करें और "प्रतिभागी गतिविधियाँ निलंबित करें" चुनें। इससे मीटिंग की सभी गतिविधियाँ बंद हो जाती हैं।
• कुछ क्षण रुकें और उपस्थित लोगों की संख्या में कमी पर ध्यान दें, क्योंकि घुसपैठिया बैठक से बाहर चला जाता है।
• संदिग्ध प्रतिभागियों के लिए स्क्रीन को स्कैन करें और निगरानी के लिए सह-होस्ट को नाम सहित निजी संदेश भेजें।
• चैट सक्षम करें (सुरक्षा शील्ड के अंतर्गत) और सदस्यों के लिए एक संक्षिप्त अभिवादन लिखें।
• चैट पर नज़र रखें कि कहीं कोई घुसपैठिया तो मौजूद नहीं है। गाली-गलौज या अपशब्दों पर ध्यान दें।
• जब आप आश्वस्त हो जाएँ, तो आप प्रतिभागियों की गतिविधियाँ शुरू कर सकते हैं और अपनी मीटिंग फिर से शुरू कर सकते हैं। ज़रूरत पड़ने पर शांति प्रार्थना करने पर विचार करें।

किसी घुसपैठिए को मीटिंग से हटाया जा सकता है। इसके लिए आपको प्रतिभागी बॉक्स में जाकर, घुसपैठिए के नाम पर माउस घुमाकर और "हटाएँ" चुनकर मीटिंग से हटाना होगा। ज़ूम में, "हटाए गए प्रतिभागियों को फिर से शामिल होने की अनुमति दें" सेटिंग होती है। अगर यह सेटिंग बंद है, तो जब किसी को मीटिंग से हटा दिया जाता है, तो वह फिर से मीटिंग में शामिल नहीं हो सकता। इसी प्रक्रिया का इस्तेमाल करके, आप किसी संभावित घुसपैठिए को वेटिंग रूम में ले जाकर उससे बात करके यह पता लगा सकते हैं कि वह घुसपैठिया है या नहीं।

हाल ही में, कुछ संदिग्धों द्वारा डीपफेक तकनीक का इस्तेमाल करके ग्रुप के नियमित सदस्य की नकल करने की घटनाएं सामने आई हैं। नकल करने वाला व्यक्ति मीटिंग में ठीक उसी तरह शामिल होने का दिखावा करता है जैसे नियमित सदस्य होता है। एक घटना ऐसी भी हुई जिसमें एक वीडियो कॉन्फ्रेंस होस्ट को धोखे से ज़ूम होस्ट कोड किसी दूसरे व्यक्ति को दे दिया गया, जिसे वे असली मीटिंग होस्ट समझ बैठे थे।

हम इस समस्या पर त्वरित प्रतिक्रिया और सहायता के लिए क्षेत्र की सराहना करते हैं।

यह देखते हुए कि हम उन बुरे अभिनेताओं की अधिक चतुर चालें देखेंगे जो ज़ूम और अन्य वीडियोकांफ्रेंसिंग प्लेटफार्मों पर हमारी बैठकों को बाधित करना चाहते हैं, हमने घुसपैठियों द्वारा व्यवधान के जोखिम को कम करने में आपकी मदद करने के लिए अतिरिक्त सुझाव प्रदान किए हैं, साथ ही डीपफेक घुसपैठ भी।

• सुनिश्चित करें कि आप ज़ूम का नवीनतम संस्करण इस्तेमाल कर रहे हैं और आपके पास नवीनतम सुरक्षा उपाय उपलब्ध हैं। याद रखें, बिना होस्ट के कभी भी मीटिंग शुरू न करें।
• यदि आपको लगता है कि आपके होस्ट कोड के साथ छेड़छाड़ की गई है, तो उसे तुरंत बदल दें।
• होस्ट कोड को संवेदनशील जानकारी के रूप में सुरक्षित रखें। यह निर्धारित करें कि कौन उन तक पहुँच सकता है।
• अपने होस्ट और वैकल्पिक होस्ट के साथ एक कोड वर्ड स्थापित करें।
  • अपने सभी होस्टों के साथ एक कोड वर्ड निर्धारित करें जिसे केवल होस्ट ही जानते हों।
  • इस कोड शब्द को लिख कर न रखें।
  • चूंकि डीपफेक सहभागी आपकी मीटिंग के सदस्यों में से एक जैसा दिख सकता है, इसलिए जब आपसे होस्ट कोड पूछा जाए तो कोड वर्ड पूछ लें (केवल कैमरे या फोन पर)।
  • अगर आपके पास कोई कोड वर्ड सेट नहीं है, तो मीटिंग के दौरान होस्ट कोड ट्रांसफर करने से पहले, जिस व्यक्ति को आप कोड दे रहे हैं, उससे अपना वीडियो चालू करने के लिए कहें। इस व्यक्ति से बातचीत करें और ऐसे सवाल पूछें जिनका जवाब सिर्फ़ हाँ या ना में न हो।
  • हो सके तो ऐसे निजी सवाल पूछें जो सिर्फ़ उस व्यक्ति को ही पता हों या ऐसी जानकारी जो इंटरनेट पर आसानी से उपलब्ध न हो। जाँच लें कि जवाब सही हैं और वह व्यक्ति "सही" लगता है।
  • इसके बाद आप सही व्यक्ति को प्रतीक्षा कक्ष में भेज सकेंगे और ऐसा कर सकेंगे।

हम सभी यहाँ बारह चरणों के माध्यम से उन लोगों तक स्वास्थ्य लाभ का संदेश पहुँचाने के लिए हैं जो अभी भी बाध्यकारी भोजन की लत से पीड़ित हैं। याद रखें, घुसपैठिया या बाधा डालने वाला कोई नया सदस्य, सदस्य, या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग से अपरिचित या अपनी बीमारी से जूझ रहा कोई नया सदस्य हो सकता है। धैर्य रखने की सलाह दी जाती है।

हम सब मिलकर वह कर सकते हैं जो हम अकेले कभी नहीं कर सकते।