Tradisi Ketujuh: Setiap kelompok OA seharusnya mandiri sepenuhnya dan menolak sumbangan dari luar.

Terima kasih telah setuju untuk bertugas sebagai bendahara untuk kelompok/badan layanan Anda. Peran bendahara di Overeaters Anonymous (OA) memiliki tanggung jawab penting untuk memastikan kesehatan keuangan dan keberlanjutan kelompok/badan layanan. Sebagai bendahara, Anda membantu mengelola dana kelompok/badan layanan Anda secara bertanggung jawab dan transparan, sesuai dengan Tradisi OA.

Bergantung pada ukuran dan jenis kelompok/badan layanan Anda, tugas spesifik Anda mungkin mencakup pengumpulan dan pelacakan kontribusi, pembayaran pengeluaran, pelaporan kepada anggota, dan penyaluran dana surplus ke komunitas OA yang lebih luas sesuai dengan hati nurani kelompok.

Dengan memenuhi peran bendahara, Anda membantu memastikan OA dapat terus menyampaikan pesan pemulihan kepada mereka yang membutuhkannya sambil menjaga integritas dan stabilitas keuangan Persaudaraan.

Overeaters Anonymous telah menetapkan pedoman umum ini bagi bendahara, dan kami juga mendorong kelompok/badan layanan Anda untuk mengembangkan pedoman spesifiknya sendiri yang paling sesuai dengan kebutuhan spesifiknya.

Kualifikasi

Setiap kelompok atau badan layanan (antarkelompok, badan layanan, wilayah) bersifat otonom dan harus menentukan kualifikasi spesifiknya untuk posisi bendahara. Karena peran ini melibatkan pengelolaan dana kelompok/badan layanan, penting untuk menetapkan pedoman yang jelas.

Disarankan persyaratan minimum berikut disertakan:

  • Pantang: setidaknya satu tahun pantang saat ini sebagaimana didefinisikan oleh OA
  • Tangga: penyelesaian Dua Belas Langkah dengan sponsor setidaknya satu kali
  • Akuntabilitas: aktif bekerja dengan sponsor dan mensponsori setidaknya satu individu

Keterampilan

Tidak diperlukan pendidikan formal, gelar, atau pekerjaan untuk menjabat sebagai bendahara. Kualitas yang paling penting adalah kerelaan dan kejujuran.

Meskipun pengalaman tidaklah penting, keakraban dengan atau kemauan untuk belajar dan menggunakan teknologi untuk komunikasi dan pencatatan adalah hal yang penting. Setiap jenis badan layanan mungkin memiliki persyaratan yang berbeda, jadi kami sarankan untuk bertugas sebagai bendahara kelompok sebelum naik jabatan menjadi bendahara antarkelompok/badan layanan atau bendahara wilayah. Setiap peran mempersiapkan Anda untuk tanggung jawab di peran berikutnya.

Tanggung Jawab inti

Bendahara kelompok/badan layanan biasanya memiliki enam area tanggung jawab utama: mengumpulkan, mencatat, membuat anggaran, melaporkan, mendistribusikan, dan mematuhi peraturan pemerintah.

  1. Mengumpulkan: Mengumpulkan dana dari berbagai sumber dan menyetorkannya ke rekening kelompok/badan layanan.
  2. Rekaman: Simpan catatan yang sederhana, jelas, dan akurat tentang dana yang dikumpulkan dan dibelanjakan.
  3. Penganggaran: Buatlah rencana keuangan yang memungkinkan kelompok/badan layanan mengelola dananya secara efektif. Pastikan pendapatan dan pengeluaran seimbang dan terorganisasi dengan baik.
  4. Pelaporan: Menyajikan data keuangan dengan cara yang jelas dan transparan agar Persaudaraan dan otoritas eksternal yang relevan tetap mendapatkan informasi. Misalnya, banyak bendahara yang membagikan lembar kerja dengan anggota kelompok/badan layanan yang menunjukkan rincian pendapatan dan pengeluaran.
  5. Mendistribusikan: Pastikan secara berkala dana surplus (berlebih) disalurkan ke badan layanan terkait (antarkelompok, dewan layanan, dan wilayah) dan dana umum layanan dunia, sebagaimana ditentukan oleh hati nurani kelompok, untuk mendukung penyampaian pesan OA.
  6. Mematuhi: Ajukan laporan yang diperlukan sesuai dengan peraturan pemerintah dan jenis badan usaha tempat grup/badan layanan Anda didirikan.

1. Mengumpulkan Tugas

Uang tunai/Cek

Kelompok Tatap Muka

Bendahara mengumpulkan dan menghitung sumbangan uang tunai di akhir pertemuan, lalu membawa pulang uang tersebut sebagai amanat bagi kelompok. Dana tersebut harus disimpan dengan aman hingga disetorkan.

Badan Layanan

Bendahara mengumpulkan sumbangan yang dikirim melalui pos, yang dapat berupa cek atau bentuk sumbangan lain yang dikirim oleh anggota atau kelompok. Dana tersebut harus disimpan dengan aman hingga disetorkan.

Dana Elektronik

Kelompok dan Badan Layanan Tatap Muka dan/atau Virtual

  • Membuat atau memelihara akun elektronik/digital: Sebagai bendahara, Anda dapat membuat atau mengelola akun pembayaran melalui platform pemrosesan pembayaran digital. Platform ini menyediakan opsi digital untuk kontribusi Seventh Tradition dan semakin populer. Verifikasi platform mana yang digunakan bank Anda, pahami biaya terkait, dan tinjau ketentuan privasi platform.
  • Menggunakan kode QR: Menggunakan kode QR yang terhubung ke platform pemroses pembayaran digital milik grup/badan layanan Anda dapat mencerminkan peluang mengoper keranjang tradisional bagi peserta virtual. Pertemuan tatap muka dapat menyertakan kode QR tercetak di dalam keranjang sebenarnya bagi mereka yang lebih suka beroperasi tanpa uang tunai.
  • Mengelola transfer: Masuk ke platform prosesor pembayaran digital untuk mentransfer dana ke rekening bank grup/badan layanan sesuai dengan jadwal yang disepakati (mingguan, bulanan, dll.).

2. Tugas Perekaman

Kelompok Tatap Muka

  • Buat binder bendahara: Sertakan tugas bendahara kelompok yang disepakati.
  • Siapkan tas uang tunai: Gunakan ini untuk kontribusi selama pertemuan tatap muka.
  • Memelihara log kontribusi: Catat tanggal dan jumlah total sumbangan yang diterima.
  • Pisahkan hasil penjualan literatur: Simpan catatan khusus untuk memastikan pengisian ulang sesuai kebutuhan.

Catatan mengenai pajak penjualan: The Toko buku OA tidak mengenakan pajak penjualan atas literatur. Tanyakan kepada otoritas pajak setempat tentang apakah Anda diharuskan untuk memungut, melaporkan, dan membayar pajak penjualan atas penjualan literatur.

Grup Virtual

  • Tentukan metode pembayaran: Putuskan bagaimana anggota akan memberikan kontribusi finansial dan komunikasikan hal ini dengan jelas di setiap rapat.
  • Tetapkan proses perekaman: Dokumentasikan dana yang diterima secara berkala dan pastikan dana tersebut ditransfer ke rekening kelompok yang disepakati.
  • Untuk akun pemrosesan pembayaran digital: Sangat penting untuk mengunduh catatan transaksi kontribusi. Catatan ini menyederhanakan proses pencatatan keuangan yang akurat dan membantu dalam dokumentasi dan pelaporan yang tepat.

Catatan tentang privasi: Banyak layanan manajemen keuangan yang menyertakan data pribadi kontributor dalam catatan transaksi. Hindari mengunduh atau menyimpan informasi pribadi dalam catatan bendahara dan hapus semua informasi yang tidak diperlukan untuk menghindari masalah privasi dan anonimitas jika arsip kelompok tersebut pernah dibobol.

Catatan tentang rekening bank: Kelompok sering kali mempercayakan bendahara untuk menggunakan rekening bank pribadi mereka guna menerima dan menyalurkan dana secara elektronik. Sebagai alternatif, anggota dapat menyumbang langsung ke badan layanan mereka (antarkelompok, dewan layanan, dan/atau wilayah) dan dana umum layanan dunia. Perjanjian antara kelompok dan bendahara ini bergantung pada Konsep pelayan tepercaya (Konsep Sembilan). Untuk menjaga integritas, bendahara berkomitmen kepada kelompok untuk:

  • memastikan transparansi, pelaporan rutin, dan rotasi layanan,
  • mempertahankan catatan yang jelas dan terperinci mengenai kontribusi dan pembayaran, dan
  • mendiskusikan dan mendokumentasikan ekspektasi kelompok dalam menangani dana.

Badan Layanan

  • Mendirikan dan memelihara rekening bank: Buka rekening bank sesuai kebutuhan. Pertimbangkan untuk menyimpan dana cadangan yang bijaksana secara terpisah dalam dana yang diasuransikan pemerintah (misalnya, di Amerika Serikat, rekening diasuransikan oleh Federal Deposit Insurance Corporation, yang dikenal sebagai FDIC) atau rekening berbunga yang setara.
  • Siapkan akun pemrosesan pembayaran digital: Pastikan akses ke platform layanan pembayaran digital dan terapkan tindakan pencegahan untuk melindungi aset.
  • Proses pengeluaran dokumen:
    • Memerlukan rantai persetujuan untuk jumlah yang lebih besar.
    • Melarang bendahara menandatangani pembayaran untuk diri mereka sendiri; gunakan penandatangan alternatif.
    • Mempertimbangkan tanda tangan ganda pilihan dan konfirmasikan ketersediaan dengan lembaga keuangan Anda.
  • Jadwalkan audit: Dasarkan frekuensi audit pada jumlah transaksi dan kebutuhan badan layanan.

Kelompok dan Badan Layanan Tatap Muka dan/atau Virtual

Praktik terbaik bendahara meliputi:

  • Bayar pengeluaran tepat waktu.
  • Setorkan dana tepat waktu.
  • Rekonsiliasikan laporan bank dengan kwitansi dan buku cek setiap bulan.
  • Perbarui kartu tanda tangan bank bila perlu.
  • Periksa persyaratan setempat: perubahan pada akun karena rotasi layanan sering kali memerlukan risalah resmi dari rapat dewan untuk mendokumentasikan permintaan tersebut.
  • Buat dan kelola formulir pengeluaran dengan persetujuan yang sesuai sebelum pencairan.
  • Kumpulkan sumbangan Tradisi Ketujuh selama pertemuan kelompok/badan layanan.
  • Simpan daftar kata sandi yang aman dan pertimbangkan untuk menggunakan brankas kata sandi untuk semua akun keuangan; bagikan daftar tersebut dengan sekretaris kelompok atau ketua atau wakil ketua badan layanan.

3. Tugas Penganggaran

Beban

Meskipun masing-masing kelompok/badan layanan bersifat otonom, penting untuk mengetahui untuk apa saja kontribusi Tradisi Ketujuh biasanya digunakan.

Kelompok Tatap Muka dan/atau Virtual

Biaya-biaya umum termasuk (tetapi tidak terbatas pada):

  • penggunaan ruang pertemuan, termasuk sewa, utilitas, perlengkapan, perbaikan, dan perabotan;
  • peralatan yang diperlukan dan biaya platform untuk menyelenggarakan pertemuan virtual;
  • literatur yang dibeli untuk digunakan dalam rapat dan/atau untuk penjangkauan publik dan profesional;
  • retret, lokakarya, perayaan OA, dan biaya acara; dan
  • buletin dan biaya daftar rapat.

Badan Layanan

Biaya-biaya umum termasuk (tetapi tidak terbatas pada):

  • biaya administrasi, seperti biaya sewa kotak pos atau biaya ongkos kirim,
  • layanan telepon dan/atau pesan suara,
  • perangkat lunak dan perangkat keras komputer,
  • biaya perjalanan bagi delegasi Konferensi Bisnis Layanan Dunia dan perwakilan wilayah,
  • pengaturan dan pemeliharaan situs web,
  • lisensi bisnis pemerintah dan pajak yang berlaku, dan
  • berbagai jenis asuransi.

Anggaran

Bendahara sering kali memiliki tanggung jawab penganggaran yang tercantum di bawah ini.

Kelompok Tatap Muka dan/atau Virtual

  • Tanggung jawab penganggaran kemungkinan akan minimal. Namun, pastikan Anda mengetahui semua akun virtual dan semua pengeluaran grup, seperti sewa, perlengkapan, literatur, dan biaya platform.
  • Jika kelompok Anda memiliki kebutuhan keuangan dan pengumpulan dana dalam keanggotaan tidak mencukupi, konsultasikan dengan dewan antarkelompok/layanan Anda untuk menjajaki pilihan pendanaan yang tersedia.
  • Pertahankan cadangan yang bijaksana sebesar dua hingga enam bulan biaya, berdasarkan apa yang dibutuhkan untuk menjaga agar rapat tetap terbuka.

 Badan Layanan

  • Anda kemungkinan akan menjabat sebagai wakil ketua komite anggaran dan/atau keuangan.
  • Meminta proposal anggaran tahunan dari ketua komite dan anggota dewan menggunakan Pedoman Anggaran Badan Pelayanan di oa.org.
  • Kembangkan anggaran tahunan dan sampaikan kepada badan layanan Anda untuk disetujui.
  • Pertahankan cadangan yang bijaksana sebesar dua hingga enam bulan pengeluaran dan nilai cadangan tersebut setiap tahun berdasarkan pengeluaran dan kebutuhan yang diantisipasi.
  • Jelajahi cara untuk mengurangi biaya badan layanan dan meningkatkan dana yang tersedia melalui kegiatan penggalangan dana.
  • Hubungi Kantor Layanan Dunia untuk mengetahui dana apa yang mungkin tersedia untuk proyek khusus, seperti informasi publik dan penjangkauan profesional, pengiriman delegasi ke Konferensi Bisnis Layanan Dunia, dan/atau penerjemahan literatur OA.
  • Jika kebutuhan keuangan melebihi apa yang dapat dikumpulkan dalam kelompok/dewan layanan atau wilayah Anda, mintalah saran dari wilayah Anda atau dari dinas dunia tentang cara mengumpulkan dana tambahan.

4. Tugas Pelaporan

Kelompok dan Badan Layanan Tatap Muka dan/atau Virtual

  • Menyiapkan laporan berkala yang mencantumkan tanggal dan jumlah kontribusi, serta menyajikan laporan sesuai jadwal yang konsisten.
  • Berbagi dengan kelompok/badan layanan bagaimana kontribusi Tradisi Ketujuh mereka dibelanjakan.
  • Pastikan kontribusi dilaporkan menggunakan nama dan/atau nomor terdaftar kelompok/badan layanan dan tidak pernah dikaitkan dengan nama individu. Hal ini sejalan dengan prinsip OA untuk tidak mengenakan iuran atau biaya keanggotaan, menghormati anonimitas, menghormati privasi data, dan mengutamakan prinsip di atas kepribadian.

Badan Layanan

  • Menyajikan laporan berkala mengenai kontribusi Tradisi Ketujuh dari kelompok-kelompok afiliasi pada rapat-rapat badan layanan untuk mendorong transparansi dan akuntabilitas antara kelompok-kelompok dan badan-badan layanan.
  • Menyimpan arsip perbendaharaan dan catatan keuangan selama periode penyimpanan yang sesuai. Tanyakan kepada otoritas pemerintah terkait (lokal, negara bagian/provinsi, nasional) tentang persyaratan khusus.
  • Kirimkan formulir pelaporan keuangan yang diperlukan kepada otoritas pemerintah terkait secara tepat waktu.
  • Mengawasi tinjauan rutin, seperti audit independen, terhadap dokumen asuransi dan keuangan.
  • Berkolaborasi dengan bendahara kelompok/badan layanan lain untuk menangani masalah keuangan. Bendahara kelompok, antarkelompok, badan layanan, dan wilayah didorong untuk bertemu dan bertukar ide untuk berbagi pengalaman dan meningkatkan praktik.

Catatan mengenai rotasi layanan: Saat berpindah dari satu bendahara ke bendahara lain, bendahara yang keluar harus membantu melatih bendahara yang masuk untuk memastikan rotasi tugas yang lancar. Selain itu, situs web oa.org menawarkan sumber daya yang berharga bagi bendahara kelompok/badan tugas yang masuk. (Lihat daftar sumber daya di akhir panduan ini.)

5. Pembagian Tugas

Konsep Kedua Belas: Landasan spiritual bagi pelayanan OA menjamin … dana operasional yang cukup, ditambah cadangan yang besar, akan menjadi prinsip keuangan OA yang bijaksana.

Kelompok/badan layanan harus menghindari penyimpanan dana surplus (kelebihan) yang tidak perlu. Dana ini harus didistribusikan sesuai dengan hati nurani kelompok.

Dana Surplus

Dana surplus (kelebihan) didefinisikan sebagai uang yang tersisa setelah pengeluaran diperhitungkan. Pengeluaran meliputi:

  • cadangan yang bijaksana (Lihat Pedoman Penggalangan Dana dan Cadangan yang Bijaksana untuk Kelompok dan Badan Layanan di oa.org.)
  • pendaftaran prabayar (misalnya, konvensi atau lokakarya)
  • biaya yang belum dibayar (misalnya, sewa yang belum dibayar)
  • mengirimkan perwakilan ke majelis dan Konferensi Bisnis Layanan Dunia
  • merencanakan proyek mendatang (misalnya, informasi publik dan/atau kampanye penjangkauan profesional)
  • kebutuhan arus kas umum (Penting untuk memperhitungkan pengeluaran yang akan datang sebelum menentukan surplus. Melihat pengeluaran historis dan tagihan yang akan datang akan membantu memandu Anda.)

Grup Tatap Muka dan/atau Virtual yang Berafiliasi

Setelah memperhitungkan pengeluaran, bendahara didorong untuk mengikuti persentase kontribusi yang disarankan oleh Dewan Pembina. Keputusan mengenai distribusi dana surplus harus dikonfirmasi melalui kesadaran kelompok. Persentase yang disarankan OA adalah:

  • 50% ke kelompok afiliasi atau dewan layanan
  • 40% ke dana umum layanan dunia
  • 10% ke wilayah afiliasi

Kelompok Tatap Muka dan/atau Virtual yang Tidak Berafiliasi

Jika kelompok Anda tidak berafiliasi dengan dewan antarkelompok/layanan tertentu, kelompok tersebut tetap didukung oleh wilayah geografis atau virtual Anda, layanan dunia, dan Kantor Layanan Dunia. Persentase kontribusi harus ditentukan oleh kesadaran kelompok. Misalnya, jika kelompok yang tidak berafiliasi menerima kontribusi sebesar US$100, saldo, setelah pengeluaran, dibagi rata antara dana umum wilayah dan layanan dunia.

Badan Layanan

Beberapa metode yang disarankan bagi badan layanan (antarkelompok, badan layanan, dan wilayah) untuk mendistribusikan dana melalui kesadaran kelompok meliputi:

  • Kontribusi berbasis persentase: Badan layanan dapat mengalokasikan persentase yang disepakati (misalnya, 10% dari pendapatan kotor) ke dana umum layanan dunia setiap triwulan atau tahunan.
  • Kontribusi tetap: Badan layanan dapat berkomitmen untuk memberikan kontribusi sejumlah tertentu ke dana umum layanan dunia setiap triwulan atau tahunan. Setelah tahun anggaran ditutup, tentukan apakah badan layanan Anda memiliki dana surplus (dana yang melebihi jumlah yang dibutuhkan untuk pengeluaran dan cadangan yang bijaksana). Kirimkan dana surplus ke dana umum layanan dunia untuk mendukung penyampaian pesan OA ke seluruh dunia.
  • Kontribusi dewan layanan tambahan: Dewan layanan bahasa, nasional, dan fokus khusus juga dapat berkontribusi pada dana umum layanan dunia dan badan layanan yang berafiliasi dengannya.

Catatan mengenai struktur kontribusi alternatif: Beberapa badan layanan memilih untuk memberikan kontribusi sebelum menanggung biaya. Persentase yang dialokasikan badan layanan ditentukan oleh kesadaran kelompok. Misalnya, jika suatu badan layanan/antarkelompok menerima kontribusi sebesar US$100, badan tersebut terlebih dahulu mengalokasikan 10% (US$10) untuk dibagi antara layanan regional dan dunia.

Semua badan layanan harus mengomunikasikan metode kontribusi yang efektif.

  • Berikan panduan pada situs web lembaga layanan Anda untuk mengirimkan kontribusi Tradisi Ketujuh.
  • Ingatkan kelompok/badan layanan yang terafiliasi untuk selalu menyertakan nomor registrasi dan/atau nama mereka pada setiap sumbangan.
  • Beritahukan kelompok afiliasi bahwa bendahara mereka dapat mengirimkan sumbangan melalui cek, wesel, atau secara elektronik menggunakan platform pembayaran digital mereka (misalnya Venmo, PayPal, dll.).

Catatan mengenai kode QR OA untuk kontribusi: OA telah membuat kode QR yang dapat digunakan oleh kelompok dan badan layanan untuk mempermudah dan mempercepat kontribusi Tradisi Ketujuh. Temukan kode QR OA di oa.org/contribute.

6. Tugas yang Patuh

Tatap Muka dan/atau Virtual Kelompok dan Badan Layanan

Untuk memastikan kepatuhan terhadap pedoman pemerintah, tentukan jenis entitas tempat badan layanan Anda beroperasi.

  • Kelompok-kelompok sering kali dicakup di bawah naungan dewan layanan/antarkelompok yang berafiliasi dengannya.
  • Badan layanan dapat disusun untuk mematuhi persyaratan pemerintah tertentu, seperti perusahaan nirlaba, korporasi, atau entitas lain yang tersedia.

Setiap negara bagian, provinsi, negara, dan/atau kotamadya mungkin memiliki persyaratan pelaporan tertentu. Mintalah panduan dari profesional akuntansi setempat atau organisasi bisnis kecil (misalnya, di Amerika Serikat, Small Business Administration) untuk mendapatkan informasi yang akurat.

Badan Layanan

  • Pahami persyaratan pemerintah yang berlaku untuk badan usaha yang Anda pilih. Mintalah bimbingan dari profesional pajak berlisensi jika Anda tidak yakin.
  • Patuhi persyaratan pemerintah yang berlaku. Siapkan dan arsipkan semua laporan negara, negara bagian, dan/atau kota yang diwajibkan. Persyaratan akan bervariasi berdasarkan lokasi geografis Anda.
  • Tinjau catatan historis untuk panduan atau hubungi departemen pemerintah terkait untuk mendapatkan bantuan.

Tips untuk Bendahara

“Bersama kita menjadi lebih baik” juga berlaku untuk posisi pelayanan! Jika Anda tidak yakin atau memerlukan panduan mengenai tanggung jawab bendahara, ada banyak sumber daya, termasuk:

  • Bendahara terdahulu: Bertanyalah kepada rekan yang pernah bertugas dalam kapasitas ini, karena mereka sering kali merupakan sumber terbaik untuk mendapatkan nasihat dalam menangani posisi tugas Anda.
  • Rekan: Terhubung dengan orang lain yang saat ini menjabat dalam peran serupa atau dengan tanggung jawab serupa (misalnya, bendahara kelompok ke bendahara kelompok).
  • Bendahara antarkelompok/dewan layanan: Carilah wawasan dari rekan berpengalaman yang bertindak sebagai bendahara pada tingkat layanan ini.
  • Bendahara wilayah: Gunakan situs web wilayah Anda untuk menghubungi rekan yang menjabat sebagai bendahara wilayah Anda.
  • Tambahan sumber daya tersedia di oa.org. Lihat daftar sumber daya di bawah ini.

Yang terpenting, hubungi kami untuk meminta bantuan!

Catatan mengenai pedoman ini: Terima kasih atas kesediaan Anda untuk melayani. Pedoman ini dimaksudkan untuk memberikan kejelasan, keyakinan, dan dukungan saat Anda mengelola keuangan kelompok/badan layanan Anda. Pedoman ini sama sekali tidak dimaksudkan untuk menjadi panduan yang komprehensif, dan tidak boleh ditafsirkan sebagai persyaratan untuk layanan atau sebagai pengganti nasihat profesional.

Sumber daya tambahan tersedia di oa.org:

Disetujui Dewan OA
© 2010, 2018, 2025 Overeaters Anonymous, Inc. Semua hak dilindungi undang-undang.
#570

Overeaters Anonymous, Inc. World Service Office
Lokasi: 6075 Zenith Court NE, Rio Rancho, NM 87144, USA
Alamat surat: PO Box 44727, Rio Rancho, NM 87174-4727, USA
Telepon: + 1 505-891-2664