Richtlijnen voor OA-evenementen – Overeaters Anonymous

Doel van OA-evenementen
Soorten evenementen
Het bewaken van onze tradities
Commissies
Financiën
Verkoop van koopwaar
Programmeren en kiezen van sprekers
Aanvullende suggesties

Deze richtlijnen zijn ontwikkeld op basis van de ervaring van OA-leden en de Raad van Bestuur, die hebben bijgedragen aan de totstandkoming ervan. Ze weerspiegelen de tradities en serviceconcepten van OA zoals weerspiegeld in onze door de OA Conference goedgekeurde literatuur. Deze richtlijnen zijn krachtige suggesties, gebaseerd op de ervaringen van degenen die u zijn voorgegaan. De richtlijnen vervangen niet het groepsgeweten van lokale OA-leden, maar we moedigen OA-groepen en serviceorganisaties aan om zorgvuldig na te denken voordat zij in strijd met deze suggesties handelen.

Doel van OA-evenementen

De reden dat OA-bijeenkomsten buiten de groepsbijeenkomsten worden gehouden, is om de leden meer herstelmogelijkheden te bieden. Dergelijke bijeenkomsten herinneren ons eraan dat we deel uitmaken van een groter geheel, dat we niet alleen zijn. De focus van dergelijke OA-evenementen ligt op herstel van dwangmatig overeten via de Twaalf Stappen en Twaalf Tradities van OA. Veel groepen en dienstverlenende organisaties organiseren evenementen in verband met de Internationale Dag van de Abstinentie (IDEA), de Dag van de Eenheid, de Dag van de Sponsoring of de verjaardag van OA. Sommige organiseren slechts één jaarlijks evenement, terwijl andere maandelijks of driemaandelijks evenementen organiseren.

Retraites, marathons en congressen bieden het gelach, de warmte, het begrip en de steun van de OA Fellowship. Ze laten leden kennismaken met een bredere kring van individuen en met de ervaring, kracht en hoop van anderen die onze ziekte delen.

Deze evenementen kunnen OA ook ten goede komen door de broodnodige inkomsten voor OA als geheel te genereren. Het inkomen helpt groepen en dienstverlenende instanties om de boodschap van herstel over te brengen aan de nog steeds lijdende dwangmatige eter.

Soorten evenementen

Alle OA-evenementen richten zich op herstel van dwangmatig overeten via de Twaalf Stappen en Twaalf Tradities van Anonieme Overeters. Elk OA-evenement mag niet in verband worden gebracht met externe kwesties, waaronder religies, politiek, therapieën, niet-OA-literatuur of andere Twelve Step-beurzen. De volgende evenementen zijn de typen die het meest worden georganiseerd door OA-groepen en dienstverlenende instanties, zoals intergroepen en serviceboards.

conventies

De meeste congressen zijn weekendevenementen die worden georganiseerd door een serviceorganisatie in plaats van door een groep. Ze worden gehouden in hotels of conferentiecentra die aan de ruimtebehoefte van het evenement kunnen voldoen. De activiteiten zijn gericht op OA-herstel en fellowship, vergaderingen, workshops, sprekersessies en entertainment, zoals dansen of pauzes voor ontspanning en plezier.

retraites

Retraites worden meestal gehouden op een rustige locatie, zoals een kamp of retraitecentrum. Activiteiten tijdens de retraite kunnen bestaan uit lezingen, discussies in kleine groepen, persoonlijke uitwisseling en tijd voor schrijven en reflectie, evenals vrije tijd voor leden om samen te zijn.

Marathons

Marathons zijn meestal eendaagse evenementen. Ze bestaan uit opeenvolgende sprekersbijeenkomsten of workshops met verschillende, geplande onderwerpen, zodat deelnemers kunnen kiezen op basis van hun behoeften. De virtuele gemeenschap van OA biedt op veel feestdagen telefonische marathonvergaderingen.

Gezelschapsmaaltijden/banketten

Lunch- of dinermaaltijden met een OA-spreker bieden een andere manier om herstel en gemeenschap te combineren. Dit type bijeenkomst kan worden gehouden in een plaatselijk hotel of restaurant waar de maaltijden worden gekocht, of het kan zo simpel zijn als een bijeenkomst waarbij OA-leden voor het eten zorgen.

Openbare informatiebijeenkomsten

Er worden speciale openbare informatie-evenementen gehouden om het publiek, de professionele gemeenschap en de families en vrienden van OA-leden bewust te maken van Overeaters Anonymous.

Workshops over service, tradities en concepten

Deze workshops worden doorgaans gegeven door leden met een grondig begrip van de Twaalf Tradities en de Concepten van OA Service. Een regiotrustee en/of regionale bestuursleden kunnen deze workshops aanbieden aan intergroeps- en dienstbesturen als onderdeel van hun dienstverlening aan OA.

Het bewaken van onze tradities

Gebruik de volgende gidsen om de tradities in acht te nemen bij het plannen van een OA-evenement. Vergeet niet om “principes boven persoonlijkheden” te eren (Traditie Zes).

Een OA-evenement moet worden gesponsord door een geregistreerde OA-groep of serviceorganisatie. Een evenement dat niet wordt gesponsord door een OA-groep of serviceorganisatie wordt beschouwd als een externe onderneming en mag als zodanig niet de OA-naam of mailinglijst gebruiken (Traditie Zes).
De naam “Overeaters Anonymous” en de naam van de sponsorgroep of serviceorganisatie moeten verschijnen op alle flyers, nieuwsbriefartikelen, registratieformulieren en andere aankondigingen en formulieren voor het evenement (Traditie Vijf).
Alleen OA-leden kunnen worden uitgenodigd om op te treden als evenement- en workshopleiders of sprekers (Traditie Zes).
Gedrukt materiaal mag geen steunbetuigingen bevatten van externe ondernemingen, zoals boeken, uitgevers, behandelcentra, professionals op het gebied van eetstoornissen, ziekenhuizen en andere niet-OA-entiteiten. Dit omvat alle materialen of informatie met betrekking tot niet-OA-ondernemingen of activiteiten waarbij de leider of spreker persoonlijk betrokken is. Vermijd het afdrukken van de namen of niet-OA-titels van sprekers en leiders op OA-evenementen in al het informatiemateriaal. OA-diensttitels (maar geen namen) mogen worden gebruikt wanneer een spreker of leider de dienstverantwoordelijkheid van zijn OA-kantoor vervult (Traditions Six and Eight en OA Business Conference Policy 1990).
Vraag OA-leden die professioneel werkzaam zijn op het gebied van eetstoornissen of lid zijn van andere Twaalf Stappenprogramma's om alleen te spreken over hun persoonlijke ervaring als herstellende dwangmatige eters in Overeaters Anonymous (Traditie Vijf).
Vergoeding aan een spreker die verder gaat dan reizen, eten en onderdak is niet gepast (Traditie Acht).
Op een OA-evenement mag uitsluitend door OA goedgekeurde literatuur te koop worden aangeboden. Voor een lijst met boeken en pamfletten, zie de OA-goedgekeurde literatuurlijst op oa.org/document-library onder “Guidelines” of neem contact op met het World Service Office (WSO). Lokaal geproduceerde literatuur moet met de grootste discretie worden gebruikt (Traditie Zes).

Commissies

Een evenement dat wordt gesponsord door een groep of dienstorganisatie is een gelegenheid om veel leden te betrekken bij het Twelfth Step-werk. Hoe groter het evenement, hoe meer leden er nodig waren om de werklast te verdelen. Hieronder volgen voorbeelden van servicebehoeften en -mogelijkheden:

Programmavrijwilliger	Plant het programma en zorgt voor sprekers of leiders.
Registratievrijwilliger	Verzorgt de voorregistratie en de registratie ter plaatse.
Penningmeester	Deponeert ontvangstbewijzen, betaalt de rekeningen die voor het evenement zijn gemaakt en verstrekt een gedetailleerde boekhouding van inkomsten en uitgaven wanneer het evenement voorbij is. Fondsen kunnen worden geïnd via cheque of elektronische overboeking (indien beschikbaar voor de groep/serviceorganisatie).
Vrijwilliger decoraties	Verantwoordelijk voor borden en decoraties.
Vrijwilliger Publieksvoorlichting	Stuurt informatie over het evenement naar lokale kranten, radio- en televisiestations en groepen in de buurt, niet-gelieerde groepen en serviceorganisaties.
Vrijwilliger literatuur	Verwerkt OA-literatuur die tijdens het evenement wordt verkocht.
Vrijwilliger gastvrijheid	Zorgt voor ontvangst en zorgt voor versnaperingen.
Vrijwilliger entertainment	Regelt liedjes, sketches, dansmuziek of ander entertainment.

Financiën

Er zijn geen contributies of vergoedingen verbonden aan bijeenkomsten; het is echter niet in strijd met de tradities om kosten in rekening te brengen voor OA-evenementen. Evenementen moeten zelfvoorzienend zijn om groepen en dienstverlenende instanties in staat te stellen hun primaire doel te verwezenlijken, aangezien vele ervan gedeeltelijk als fondsenwerver worden gehouden. Het schatten van zowel de totale kosten als de verwachte opkomst moet deel uitmaken van de evenementenplanning om de voorgestelde registratiekosten te berekenen.

Zaken waarmee u rekening moet houden bij het inschatten van de uitgaven zijn: huurprijzen voor vergaderruimten, publiciteitskosten (drukwerk, portokosten, posters, enz.), programma's, naamplaatjes, decoraties en andere hand-outs. De kosten van de sprekers kunnen bestaan uit vervoer, accommodatie en maaltijden. Voor een eendaags evenement kun je overwegen om een plaatselijk lid te vragen de spreker te ontvangen als hij of zij moet overnachten, waardoor de kosten lager uitvallen. De geschatte uitgaven gedeeld door de geschatte aanwezigheid geven het juiste bedrag aan dat per persoon nodig is om de kosten te dekken. Aan dat bedrag wordt vervolgens een inschrijfgeld toegevoegd als het doel van het evenement fondsenwerving omvat.

Veel evenementen moedigen pre-registratie aan door minder kosten in rekening te brengen voor degenen die zich vroeg inschrijven dan voor degenen die zich op het evenement registreren. Dit maakt het plannen van evenementen eenvoudiger en maakt annulering van het evenement mogelijk als er een indicatie is dat de kosten niet gedekt zullen worden. Net als vergaderingen moeten alle OA-evenementen zelfvoorzienend zijn. Het verzamelen van een zevende traditie tijdens het evenement is een andere manier om de bijdragen te vergroten.

Het is gebruikelijk om niemand van een OA-evenement af te wijzen wegens gebrek aan geld; het is echter niet nodig om voor maaltijden en onderdak te zorgen. Organisatoren van evenementen kunnen degenen die het gevoel hebben dat ze de registratiekosten niet kunnen betalen, voorstellen om eerlijk te beslissen hoeveel ze kunnen bijdragen en dit zonder verdere vragen te accepteren. Het is ook mogelijk om deze leden te vragen dienst te verlenen op het evenement om zo hun Zevende Traditie in praktijk te brengen. Sommige dienstverlenende instanties hebben ‘studiebeurzen’ opgericht om mensen in nood te helpen.

Goede financiële praktijken voor OA-evenementen kunnen het volgende omvatten (afhankelijk van de omvang en complexiteit van het evenement):

Stel een aparte bankrekening in voor OA-evenementen.
Vereist twee handtekeningen voor autorisatie voor alle uitgaven.
Betaal alle uitgaven en eventuele restituties per cheque.
Vereist bonnen voor alle uitgaven.
Houd een logboek bij van alle ontvangen registraties, inclusief registratie van cheques of contante informatie.
Benoem drie goed geïnformeerde OA-leden in een auditcomité om het financiële rapport te verifiëren om zowel de penningmeester als de sponsororganisatie te beschermen.
Geef kort na de gebeurtenis een financieel rapport uit waarin de inkomsten, uitgaven en de nettowinst of het nettoverlies worden gespecificeerd. In het inkomensgedeelte moeten het aantal mensen dat zich heeft ingeschreven en het ontvangen bedrag worden vermeld. Ontvangsten en uitgaven voor artikelen moeten worden gescheiden per categorie, zoals literatuur, versnaperingen, fondsenwerving, enz.

Verkoop van koopwaar

De volgende verklaring werd aangenomen door de afgevaardigden op de World Service Business Conference van 1984 (gewijzigd in 2014): “Het is de wil van de Business Conference dat de verkoop van koopwaar op zichzelf niet verboden is door de tradities. Met betrekking tot de verkoop van koopwaar: 'Elke groep moet autonoom zijn, behalve in zaken die andere groepen of OA als geheel aangaan.' Als u ervoor kiest merchandise te verkopen, worden de volgende richtlijnen voorgesteld:

Alle verkopen vinden plaats door en voor OA-serviceorganisaties.
Elk verkoopitem moet worden goedgekeurd door het groepsgeweten.
De verkoop bij OA-evenementen en -evenementen moet op een zodanige manier worden uitgevoerd dat deze niet wordt afgeleid of afgeleid van ons primaire doel, namelijk het overbrengen van de boodschap aan de dwangmatige overeter die nog steeds lijdt.

In overeenstemming met onze tradities mag elke groep en dienstverlenende organisatie ervoor kiezen om goederen al dan niet te verkopen. Anonieme Overeters moet zich altijd bewust zijn van onze tradities, die waarschuwen tegen het steunen van externe ondernemingen.

Programma en luidsprekers kiezen

Herstelgebeurtenissen zijn gecentreerd rond een thema dat gerelateerd is aan het OA Twelve Step-programma. Onderwerpideeën kunnen afkomstig zijn uit door OA goedgekeurde literatuur. Alleen OA-leden kunnen worden uitgenodigd om op te treden als evenement- en workshopleiders en sprekers.

Sommige evenementenplanners nodigen een gastspreker uit, terwijl anderen uitsluitend vertrouwen op de aanwezigheid van leden. De sponsorende groep of dienst bepaalt de toelatingseisen voor leiders en sprekers. De meeste evenementen hebben onthoudingsvereisten voor hoofdsprekers, maar moedigen alle aanwezigen aan om hun ervaringen te delen als dat deel uitmaakt van de agenda. Groepen en dienstverlenende organisaties worden aangemoedigd om in gesprek te gaan met potentiële en geselecteerde sprekers om ervoor te zorgen dat er wederzijds begrip is voor de verwachtingen en vereisten van het materiaal dat zij zullen presenteren wanneer zij hun herstel met het OA-publiek delen, en dat zij zich volledig zullen gedragen binnen de Twaalf Tradities van OA. Presentatoren en leden die tijdens evenementen aanwezig zijn, worden aangemoedigd om levende voorbeelden van herstel te zijn, die blijk geven van fysiek, emotioneel en spiritueel herstel.

We raden aan dat de volgende OA-sprekerverklaring wordt gelezen tijdens alle OA-evenementen:

“OA-sprekers vertegenwoordigen OA niet als geheel, maar spreken vanuit hun eigen ervaring, kracht en hoop. OA erkent dat er individuele benaderingen en verschillende concepten zijn voor het werken met het Twaalf Stappenprogramma voor herstel. We worden er allemaal aan herinnerd dat onze gemeenschappelijke ziekte en ons gemeenschappelijke doel ons verenigen; verschillen in benaderingen van herstel hoeven ons niet te verdelen. OA wordt versterkt als we iedereen eren en respecteren door eenheid met diversiteit te beoefenen.”

Helaas promoten sommige sprekers externe ondernemingen, zoals centra voor eetstoornissen en adviesdiensten; hun eigen literatuur en banden verkopen; of ondertekende contracten, het gebruik van externe diensten of andere acties vereisen die aanleiding geven tot bezorgdheid. Eén manier om het respect van een spreker voor de OA-tradities te verifiëren, is door om aanbeveling te vragen bij een andere OA-groep of dienstorganisatie waarvoor de persoon heeft gesproken. Een andere methode is om de potentiële spreker om een kopie te vragen van een opname van een eerder evenement waar de spreker iets heeft gedeeld.

Aanvullende suggesties

Neem contact op met andere groepen, dienstverlenende instanties, de regiobeheerder of het World Service Office als u vragen heeft of hulp nodig heeft. Zij hebben mogelijk meer gedetailleerde informatie over het plannen van evenementen.
Houd het simpel.
Denk aan de toegang voor gehandicapten en het comfort van de deelnemers.
Plan voldoende pauzes en tijd om te delen.
Vooruit plannen. Voeg een verscheidenheid aan onderwerpen toe om alle aanwezigen tegemoet te komen.
Vermijd planning op feestdagen, nationaal of religieus, tenzij dat het doel van het evenement is (sommige groepen en dienstverlenende instanties kiezen er bijvoorbeeld voor om evenementen te houden op feestdagen waar grote maaltijden vaak deel uitmaken van het feestelijke aspect van de dag). Neem contact op met nabijgelegen intergroepen en serviceborden (evenals de regio en de WSO) die mogelijk een evenement plannen op of rond dezelfde datum. Dit kan de deelname aan beide evenementen negatief beïnvloeden.
Concentreer u op dit evenement, niet op dat van vorig jaar of op wat een ander gebied heeft gedaan.
Vergeet niet om “los te laten en God te laten” en geniet van de gebeurtenis.

OA-verantwoordelijkheidsbelofte

Altijd om de hand en het hart van OA uit te breiden
aan iedereen die mijn dwang deelt;
hiervoor ben ik verantwoordelijk

Overeaters Anonymous, Inc. World Service Office
Locatie: 6075 Zenith Court NE, Rio Rancho, NM 87144, USA
Postadres: PO Box 44727, Rio Rancho, NM 87174-4727, USA
Telefoon: + 1 505-891-2664