Traditie zeven: Elke OA-groep dient volledig zelfvoorzienend te zijn en bijdragen van buitenaf af te wijzen.

Bedankt dat u ermee heeft ingestemd om als penningmeester voor uw groep/organisatie op te treden. De rol van penningmeester bij Anonieme Overeters (OA) omvat de belangrijke verantwoordelijkheid om de financiële gezondheid en duurzaamheid van de groep/organisatie te waarborgen. Als penningmeester helpt u de financiën van uw groep/organisatie verantwoord en transparant te beheren, in lijn met de tradities van OA.

Afhankelijk van de grootte en het type van uw groep/serviceorganisatie kunnen uw specifieke taken bestaan ​​uit het innen en bijhouden van bijdragen, het betalen van onkosten, het rapporteren aan leden en het doorgeven van overtollige gelden aan de bredere OA-gemeenschap in overeenstemming met het groepsgeweten.

Door de rol van penningmeester te vervullen, zorgt u ervoor dat OA de boodschap van herstel kan blijven uitdragen aan degenen die dat nodig hebben, en tegelijkertijd de integriteit en financiële stabiliteit van de Fellowship kan behouden.

Anonieme Overeters heeft deze algemene richtlijnen voor penningmeesters opgesteld. Wij moedigen uw groep/dienst ook aan om eigen specifieke richtlijnen te ontwikkelen die het beste aansluiten op de specifieke behoeften.

Kwalificaties

Elke groep of dienst (intergroep, dienstbestuur, regio) is autonoom en bepaalt zelf de specifieke kwalificaties voor de functie van penningmeester. Aangezien deze rol het beheer van de financiën van de groep/dienst inhoudt, is het essentieel om duidelijke richtlijnen op te stellen.

Aanbevolen wordt om de volgende minimumvereisten op te nemen:

  • Onthouding: minstens één jaar huidige onthouding zoals gedefinieerd door OA
  • Stappen: het minstens één keer afronden van de Twaalf Stappen met een sponsor
  • Verantwoording: actief samenwerken met een sponsor en minstens één persoon sponsoren

Skills

Er is geen formele opleiding, diploma of beroep vereist om penningmeester te worden. De belangrijkste kwaliteiten zijn: wil en eerlijkheid.

Hoewel ervaring niet noodzakelijk is, is bekendheid met of de bereidheid om technologie te leren en te gebruiken voor communicatie en administratie belangrijk. Elk type dienst kan andere eisen stellen, dus we raden aan om eerst als groepspenningmeester te werken voordat je doorgroeit naar intergroeps-/dienstbestuurs- of regiopenningmeester. Elke rol bereidt je voor op de verantwoordelijkheden van de volgende.

Kerntaken

De penningmeester van een groep/dienstverlenende organisatie heeft doorgaans zes hoofdverantwoordelijkheidsgebieden: het innen, registreren, budgetteren, rapporteren, distribueren en voldoen aan overheidsvoorschriften.

  1. Verzamelen: Verzamel geld uit verschillende bronnen en stort het op de rekeningen van de groep/dienstverlener.
  2. opname: Houd een eenvoudige, duidelijke en nauwkeurige administratie bij van de ontvangen en uitgegeven gelden.
  3. budgettering: Stel een financieel plan op waarmee de groep/dienst haar financiën effectief kan beheren. Zorg ervoor dat inkomsten en uitgaven in evenwicht zijn en goed georganiseerd.
  4. Rapportage: Presenteer financiële gegevens op een duidelijke en transparante manier om de Fellowship en relevante externe instanties op de hoogte te houden. Veel penningmeesters delen bijvoorbeeld spreadsheets met de leden van de groep/dienst met details over inkomsten en uitgaven.
  5. Distribueren: Zorg er regelmatig voor dat overtollige fondsen worden doorgegeven aan relevante service-organen (intergroep, servicebestuur en regio) en aan het algemene werelddienstfonds, zoals bepaald door het groepsgeweten, ter ondersteuning van het uitdragen van de OA-boodschap.
  6. Voldoen aan: Dien de nodige rapporten in, in overeenstemming met de overheidsvoorschriften en het type bedrijf waarin uw groep/serviceorganisatie is opgericht.

1. Taken verzamelen

Contant geld/Controles

Face-to-face groepen

De penningmeester int en telt aan het einde van de vergadering de contante bijdragen en neemt het geld mee naar huis in bewaring voor de groep. Het geld moet veilig worden bewaard totdat het wordt gestort.

Dienstverlenende instanties

De penningmeester int de per post ingezonden bijdragen, waaronder cheques of andere bijdragen van leden of groepen. De gelden dienen veilig te worden bewaard totdat ze worden gestort.

Elektronische fondsen

Persoonlijke en/of virtuele groepen en serviceorganisaties

  • Het aanmaken of onderhouden van elektronische/digitale accounts: Als penningmeester kunt u betaalrekeningen openen of beheren via digitale betalingsverwerkingsplatforms. Deze platforms bieden digitale opties voor bijdragen aan de Zevende Traditie en zijn steeds populairder geworden. Controleer met welke platforms uw bank samenwerkt, begrijp de bijbehorende kosten en bekijk de privacyvoorwaarden van de platforms.
  • Gebruik een QR-code: Het gebruik van een QR-code die linkt naar het digitale betalingsplatform van uw groep/dienstverlener kan de traditionele manier van betalen met een winkelwagentje nabootsen voor virtuele deelnemers. Bij fysieke bijeenkomsten kan een geprinte QR-code in het winkelwagentje worden geplaatst voor degenen die liever zonder contant geld werken.
  • Overboekingen beheren: Meld u aan bij digitale betalingsverwerkers om de gelden volgens het afgesproken schema (wekelijks, maandelijks, enz.) over te boeken naar de bankrekeningen van de groep/dienstverlenende instantie.

2. Taken opnemen

Face-to-face groepen

  • Maak een penningmeestermap: Neem de overeengekomen penningmeesterstaken van de groep op.
  • Maak een geldzak klaar: Gebruik dit voor bijdragen tijdens persoonlijke bijeenkomsten.
  • Bijdragelogboeken bijhouden: Noteer de datum en het totale bedrag van de ontvangen bijdragen.
  • Houd de opbrengsten van de verkoop van literatuur gescheiden: Houd een speciaal logboek bij, zodat u de voorraad indien nodig kunt aanvullen.

Opmerking over omzetbelasting: De OA boekwinkel heft geen omzetbelasting over literatuur. Neem contact op met uw lokale belastingdienst om te controleren of u verplicht bent om omzetbelasting te innen, aan te geven en te betalen over de verkoop van literatuur.

Virtuele groepen

  • Betaalmethoden bepalen: Bepaal hoe de leden financieel bijdragen en communiceer dit duidelijk op elke vergadering.
  • Opnameprocessen instellen: Documenteer regelmatig de ontvangen gelden en zorg ervoor dat deze worden overgemaakt naar de afgesproken rekening van de groep.
  • Voor accounts voor digitale betalingsverwerking: Het is essentieel om transactiegegevens van bijdragen te downloaden. Deze gegevens vereenvoudigen het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens en dragen bij aan correcte documentatie en rapportage.

Opmerking over privacy: Veel diensten voor financieel beheer nemen de privégegevens van donateurs op in transactiegegevens. Vermijd het downloaden of opslaan van persoonlijke informatie in de administratie van de penningmeester en verwijder alle onnodige informatie om privacy- en anonimiteitsproblemen te voorkomen, mochten de bestanden van de groep ooit worden geschonden.

Opmerking over bankrekeningen: Groepen vertrouwen penningmeesters vaak toe om hun persoonlijke bankrekening te gebruiken om elektronisch geld te ontvangen en te verdelen. Leden kunnen ook rechtstreeks bijdragen aan hun diensten (intergroep, dienstenbesturen en/of regio) en het algemene fonds van de werelddienst. Deze overeenkomst tussen de groep en de penningmeester is gebaseerd op ons Concept van vertrouwde dienaren (Concept Negen). Om de integriteit te behouden, verbindt de penningmeester zich ertoe om:

  • transparantie, regelmatige rapportage en rotatie van de dienstverlening garanderen,
  • een duidelijk en gedetailleerd overzicht van bijdragen en betalingen bijhouden, en
  • de verwachtingen van de groep ten aanzien van het beheer van fondsen bespreken en documenteren.

Dienstverlenende instanties

  • Bankrekeningen openen en beheren: Open indien nodig een bankrekening. Overweeg om spaargeld apart aan te houden in door de overheid verzekerde fondsen (bijvoorbeeld in de Verenigde Staten worden rekeningen verzekerd door de Federal Deposit Insurance Corporation, beter bekend als FDIC) of gelijkwaardige rentegevende rekeningen.
  • Stel accounts in voor digitale betalingsverwerking: Zorg voor toegang tot digitale betalingsplatformen en implementeer veiligheidsmaatregelen om activa te beschermen.
  • Documenteer kostenprocessen:
    • Vereist een goedkeuringsketen voor grotere bedragen.
    • Verbied penningmeesters om betalingen aan zichzelf te ondertekenen; gebruik een alternatieve ondertekenaar.
    • Overwegen dubbele handtekening opties en bevestig de beschikbaarheid bij uw financiële instelling.
  • Audits plannen: Baseer de auditfrequentie op het aantal transacties en de behoeften van de service-instantie.

Persoonlijke en/of virtuele groepen en serviceorganisaties

Aanbevolen werkwijzen voor penningmeesters zijn onder meer:

  • Betaal uw onkosten op tijd.
  • Stort het geld tijdig.
  • Maandelijks bankafschriften vergelijken met bonnen en chequeboeken.
  • Werk indien nodig de bankhandtekeningkaart bij.
  • Controleer de lokale vereisten: wijzigingen in een account als gevolg van een dienstwisseling vereisen vaak formele notulen van een bestuursvergadering om het verzoek vast te leggen.
  • Maak en beheer onkostenformulieren met de juiste goedkeuringen voordat u tot uitbetaling overgaat.
  • Verzamel bijdragen voor de Zevende Traditie tijdens groeps-/serviceorgaanvergaderingen.
  • Houd een veilige lijst met wachtwoorden bij en overweeg het gebruik van een wachtwoordkluis voor alle financiële rekeningen. Deel de lijst met de secretaris van de groep of de voorzitter of covoorzitter van de serviceorganisatie.

3. Budgetteringstaken

Kosten

Hoewel elke groep/serviceorganisatie autonoom is, is het belangrijk om te weten waar de bijdragen uit de Zevende Traditie doorgaans voor worden gebruikt.

Persoonlijke en/of virtuele groepen

Typische kosten omvatten (maar zijn niet beperkt tot):

  • gebruik van vergaderruimten, inclusief huur, nutsvoorzieningen, benodigdheden, reparaties en meubilair;
  • benodigde apparatuur en platformkosten voor het hosten van virtuele vergaderingen;
  • literatuur aangeschaft voor gebruik tijdens vergaderingen en/of voor publieks- en beroepsvoorlichting;
  • kosten voor retraites, workshops, OA-vieringen en evenementen; en
  • uitgaven voor nieuwsbrieven en vergaderlijsten.

Dienstverlenende instanties

Typische kosten omvatten (maar zijn niet beperkt tot):

  • administratiekosten, zoals postbushuur of portokosten,
  • telefoon- en/of voicemaildiensten,
  • computersoftware en -hardware,
  • reiskosten voor afgevaardigden van de World Service Business Conference en regiovertegenwoordigers,
  • website opzetten en onderhouden,
  • toepasselijke overheidsvergunningen en belastingen voor bedrijven, en
  • verschillende soorten verzekeringen.

Budget

De penningmeester is vaak verantwoordelijk voor de begroting, zoals hieronder vermeld.

Persoonlijke en/of virtuele groepen

  • De budgettaire verantwoordelijkheden zullen waarschijnlijk minimaal zijn. Zorg er echter voor dat je op de hoogte bent van alle virtuele accounts en alle groepsuitgaven, zoals huur, benodigdheden, literatuur en platformkosten.
  • Als uw groep financiële behoefte heeft en de fondsenwerving binnen de leden niet toereikend is, neem dan contact op met uw intergroep/servicebestuur om de beschikbare financieringsopties te verkennen.
  • Zorg dat u een reserve aan uitgaven aanhoudt van twee tot zes maanden, gebaseerd op wat er nodig is om de vergadering open te houden.

 Dienstverlenende instanties

  • Waarschijnlijk wordt u medevoorzitter van de begrotings- en/of financiële commissie.
  • Vraag jaarlijks budgetvoorstellen aan bij commissievoorzitters en bestuursleden met behulp van de Begrotingsrichtlijnen voor dienstverlenende instanties op oa.org.
  • Maak een jaarlijks budget en leg het ter goedkeuring voor aan uw service-instantie.
  • Houd een verstandige reserve aan van twee tot zes maanden aan uitgaven en beoordeel de reserve jaarlijks op basis van de uitgaven en de verwachte behoeften.
  • Onderzoek mogelijkheden om de kosten van de hulpverlening te verlagen en de beschikbare fondsen te vergroten door middel van fondsenwervende activiteiten.
  • Neem contact op met het World Service Office om te weten te komen welke fondsen beschikbaar zijn voor speciale projecten, zoals publieke voorlichting en professionele outreach, het sturen van een afgevaardigde naar de World Service Business Conference en/of het vertalen van OA-literatuur.
  • Als de financiële behoefte groter is dan wat binnen uw intergroep/dienstbestuur of regio kan worden opgehaald, vraag dan advies aan uw regio of aan de werelddienst over hoe u aanvullende fondsen kunt werven.

4. Rapportagetaken

Persoonlijke en/of virtuele groepen en serviceorganisaties

  • Maak regelmatig rapporten op met daarin de data en bedragen van de bijdragen. Presenteer de rapporten volgens een consistent schema.
  • Deel met de groep/serviceorganisatie hoe hun bijdragen aan de Zevende Traditie worden besteed.
  • Zorg ervoor dat bijdragen worden gerapporteerd met de geregistreerde naam en/of het nummer van de groep/dienstverlener en nooit worden toegeschreven aan de naam van een individu. Dit is in lijn met de principes van OA: geen contributie of kosten voor het lidmaatschap, respect voor anonimiteit, respect voor gegevensprivacy en het stellen van principes boven persoonlijkheden.

Dienstverlenende instanties

  • Regelmatige rapporten presenteren over de bijdragen van aangesloten groepen aan de Zevende Traditie tijdens vergaderingen van serviceorganisaties om transparantie en verantwoording tussen groepen en serviceorganisaties te bevorderen.
  • Bewaar schatkistarchieven en financiële gegevens gedurende de juiste bewaartermijn. Informeer bij de relevante overheidsinstanties (lokaal, provinciaal, landelijk) naar de specifieke vereisten.
  • Dien de vereiste financiële rapportageformulieren tijdig in bij de relevante overheidsinstanties.
  • Houd toezicht op regelmatige controles, zoals onafhankelijke audits, van verzekerings- en financiële documenten.
  • Werk samen met andere penningmeesters van groepen/diensten om financiële zaken aan te pakken. Groeps-, intergroeps-, dienstbestuurs- en regiopenningmeesters worden aangemoedigd om elkaar te ontmoeten en ideeën uit te wisselen om ervaringen te delen en werkwijzen te verbeteren.

Opmerking over de rotatie van de dienst: Bij de overgang van de ene penningmeester naar de andere dient de aftredende penningmeester te helpen bij het trainen van de nieuwe penningmeester om een ​​soepele roulatie van de dienst te garanderen. Daarnaast biedt de website oa.org waardevolle informatiebronnen voor nieuwe penningmeesters van groepen/dienstverlenende organisaties. (Zie de bronnenlijst aan het einde van deze richtlijnen.)

5. Taken verdelen

Concept Twaalf: De spirituele basis voor OA-dienstverlening garandeert … voldoende operationele fondsen, plus een ruime reserve, zullen het verstandige financiële principe van OA zijn.

Groepen/dienstverlenende organisaties dienen te voorkomen dat zij onnodig overtollige fondsen aanhouden. Deze fondsen dienen te worden verdeeld volgens het groepsbewustzijn.

Overtollige fondsen

Overtollige fondsen worden gedefinieerd als het geld dat overblijft nadat de kosten in rekening zijn gebracht. Kosten omvatten:

  • voorzichtige reserve (zie de Richtlijnen voor fondsenwerving en verstandige reserves voor groepen en dienstverlenende instanties op oa.org.)
  • vooraf betaalde registraties (bijvoorbeeld voor congressen of workshops)
  • openstaande kosten (bijvoorbeeld onbetaalde huur)
  • het sturen van vertegenwoordigers naar vergaderingen en de World Service Business Conference
  • geplande toekomstige projecten (bijvoorbeeld publieke voorlichtingscampagnes en/of professionele voorlichtingscampagnes)
  • Algemene cashflowbehoeften (Het is belangrijk om rekening te houden met toekomstige uitgaven voordat u het overschot vaststelt. Door te kijken naar historische uitgaven en toekomstige rekeningen, kunt u hierbij helpen.)

Gelieerde face-to-face en/of virtuele groepen

Na verantwoording van de uitgaven worden penningmeesters aangemoedigd de door de Raad van Toezicht voorgestelde bijdragepercentages te volgen. Beslissingen over de verdeling van de overschotten dienen in onderling overleg te worden genomen. De door OA voorgestelde percentages zijn:

  • 50% aan de aangesloten intergroep of serviceraad
  • 40% aan het algemeen fonds voor werelddiensten
  • 10% naar de aangesloten regio

Niet-gelieerde face-to-face en/of virtuele groepen

Als uw groep niet is aangesloten bij een specifieke intergroep/dienstraad, wordt deze nog steeds ondersteund door uw geografische of virtuele regio, de werelddienst en het Werelddienstkantoor. De bijdragepercentages dienen te worden bepaald door het groepsbewustzijn. Als een niet-aangesloten groep bijvoorbeeld US$ 100 aan bijdragen ontvangt, wordt het saldo, na aftrek van de kosten, XNUMX/XNUMX verdeeld tussen de regio en het algemene fonds van de werelddienst.

Dienstverlenende instanties

Enkele voorgestelde methoden voor serviceorganisaties (intergroep, servicebestuur en regio) om fondsen te verdelen via groepsgeweten zijn onder meer:

  • Bijdragen op basis van een percentage: Dienstverlenende organisaties kunnen per kwartaal of per jaar een overeengekomen percentage (bijvoorbeeld 10% van de bruto-inkomsten) toewijzen aan het algemene werelddienstfonds.
  • Vaste bijdragen: Militaire organisaties kunnen zich ertoe verbinden om per kwartaal of per jaar een bepaald bedrag bij te dragen aan het algemene fonds voor werelddiensten. Bepaal na afloop van het begrotingsjaar of uw organisatie over een overschot beschikt (overschotten bovenop de benodigde uitgaven en een prudente reserve). Stort overschotten op het algemene fonds voor werelddiensten om de boodschap van OA wereldwijd te verspreiden.
  • Aanvullende bijdragen aan bestuursorganen: Taal-, nationale en specifieke bestuursorganen kunnen ook bijdragen aan het algemene fonds voor werelddiensten en aan de dienstorganisatie waarmee zij zijn verbonden.

Opmerking over een alternatieve bijdragestructuur: Sommige militaire organisaties kiezen ervoor om bijdragen te leveren voordat ze de kosten dekken. Het percentage dat de militaire organisatie toekent, wordt bepaald door het groepsbewustzijn. Als een intergroep/dienstbestuur bijvoorbeeld US$ 100 aan bijdragen ontvangt, wijst het eerst 10% (US$ 10) toe om te verdelen over de regio en de wereldwijde dienstverlening.

Alle serviceorganisaties moeten effectieve methoden voor bijdragen communiceren.

  • Zorg dat er op de website van uw organisatie richtlijnen staan ​​voor het indienen van bijdragen voor de Zevende Traditie.
  • Herinner aangesloten groepen/serviceorganisaties eraan dat ze bij elke bijdrage altijd hun registratienummer en/of naam moeten vermelden.
  • Informeer aangesloten groepen dat hun penningmeester bijdragen kan versturen via cheque, postwissel of elektronisch via hun digitale betalingsplatform (bijv. Venmo, PayPal, etc.).

Opmerking over de QR-code van OA voor bijdragen: OA heeft een QR-code gecreëerd die groepen en serviceorganisaties kunnen gebruiken om bijdragen aan de Zevende Traditie gemakkelijker en sneller te maken. Vind de QR-code van OA op oa.org/bijdrage.

6. Nalevingstaken

Face-to-face en/of virtueel Groepen en serviceorganisaties

Om te zorgen dat u voldoet aan de richtlijnen van de overheid, moet u bepalen als welk type entiteit uw service-instantie opereert.

  • Groepen vallen vaak onder de koepel van hun aangesloten intergroep/dienstbestuur.
  • Dienstverlenende instanties kunnen zo zijn gestructureerd dat ze voldoen aan specifieke overheidsvereisten. Denk bijvoorbeeld aan een non-profitorganisatie, een rechtspersoon of een andere beschikbare entiteit.

Elke staat, provincie, land en/of gemeente kan specifieke rapportagevereisten hebben. Raadpleeg lokale accountants of organisaties voor kleine bedrijven (bijvoorbeeld in de Verenigde Staten de Small Business Administration) voor nauwkeurige informatie.

Dienstverlenende instanties

  • Maak uzelf vertrouwd met de overheidsvereisten die van toepassing zijn op de bedrijfsvorm van uw dienstverlenende instantie. Raadpleeg een erkend belastingadviseur als u het niet zeker weet.
  • Voldoe aan de toepasselijke overheidsvereisten. Bereid alle vereiste rapporten per land, staat en/of gemeente voor en dien deze in. De vereisten variëren afhankelijk van uw geografische locatie.
  • Raadpleeg historische documenten voor meer informatie of neem contact op met de betreffende overheidsinstantie voor hulp.

Tips voor penningmeesters

"Samen worden we beter" geldt ook voor functies in de dienstverlening! Als je twijfelt of begeleiding nodig hebt bij je taken als penningmeester, zijn er tal van hulpmiddelen, waaronder:

  • Oud-penningmeester(s): Vraag het aan collega's die deze functie hebben vervuld. Zij zijn vaak de beste bron voor advies over hoe u uw functie kunt bekleden.
  • Collega's: Maak contact met anderen die momenteel een vergelijkbare rol of verantwoordelijkheid hebben (bijvoorbeeld van groepspenningmeester naar groepspenningmeester).
  • Penningmeester intergroep/dienstbestuur: Vraag advies aan een ervaren collega die als penningmeester op dit serviceniveau fungeert.
  • Regionale penningmeester: Neem via de website van uw regio contact op met de penningmeester van uw regio.
  • Extra Bronnen zijn beschikbaar op oa.org. Zie de bronnenlijst hieronder.

Meest belangrijk, zoek hulp!

Opmerking over deze richtlijnen: Bedankt voor uw bereidwilligheid om te helpen. Deze richtlijnen zijn bedoeld om duidelijkheid, vertrouwen en ondersteuning te bieden bij het beheren van de financiën van uw groep/dienst. Deze richtlijnen zijn geenszins bedoeld om volledig te zijn en mogen evenmin worden opgevat als vereisten voor dienstverlening of als vervanging voor professioneel advies.

Aanvullende bronnen zijn beschikbaar op oa.org:

OA-bestuur goedgekeurd
© 2010, 2018, 2025 Overeaters Anonymous, Inc. Alle rechten voorbehouden.
#570

Overeaters Anonymous, Inc. World Service Office
Locatie: 6075 Zenith Court NE, Rio Rancho, NM 87144, USA
Postadres: PO Box 44727, Rio Rancho, NM 87174-4727, USA
Telefoon: + 1 505-891-2664