Styret vedtar konsensusprosess

På et styremøte i midten av 2004 vedtok styremedlemmene en resolusjon om å utforske en beslutningsprosess basert på konsensus snarere enn den formelle parlamentariske prosessen.

Den tok dette initiativet av to hovedgrunner:

For det første foreslår konsept tolv at alle beslutninger tas på grunnlag av vesentlig enstemmighet, som er når nesten alle er enige i ideen. Den formelle «for»- og «mot»-debattprosessen kan egne seg til at folk tar den ene eller den andre siden av et argument, i stedet for å prøve å finne en mellomløsning som passer bedre for alle.

For det andre ble BOT ofte opphengt i endringsforslag, og endringsforslag på endringsforslag, og måtte tenke raskt uten tid til den kloke refleksjonen som ofte fører til den beste avgjørelsen. Som et resultat måtte styret på påfølgende møter korrigere noen dårlig formulerte forslag.

Styret håpet å finne en prosess der våre beslutninger ville gjenspeile ønskene og bekymringene til alle deltakerne, og at, som nevnt i konsept to, mindretallets stemmer og bekymringer ville få behørig hensyn. Det ville også gi oss tid til å sørge for at formuleringen nøyaktig gjenspeilet vår intensjon.

Vi har prøvd prosessen det siste året og finpusset den underveis, og på et nylig møte godkjente vi retningslinjer for konsensusmøtene som holdes på hvert kvartalsvise BOT-møte.

Hovedpunktene i prosessen er:

  • Styret oppfordrer medlemmene sine til, når det er mulig, å ta opp nye saker til det uformelle møtet før de forbereder og presenterer forslag. Styret diskuterer alle foreslåtte forslag på et separat konsensusmøte før det ordinære formelle møtet. Administrerende direktør og avdelingsledere ved Verdensservicekontoret skal være tilgjengelige på stedet for å svare på spørsmål om nødvendig.
  • Styret definerer «konsensus» i denne sammenhengen som «noe vi alle kan leve med».
  • Konsensusmøtet er en mulighet for BOT-medlemmer til å diskutere mulige endringer, erstatninger eller alternativer til et forslag.
  • Det avholdes ingen formell avstemning på dette møtet.
  • En underkomité utarbeider endringsforslag og erstatninger før det formelle møtet. Underkomiteen består fortrinnsvis av den som fremmer forslaget, andre medlemmer både for og imot forslaget, og de med et mindretallssynspunkt.
  • Hvis styret ikke oppnår enighet, kan det utsette saken til neste kvartalsvise BOT-møte.

Vi mener at prosessen har oppnådd de ønskede resultatene så langt, og at den spesielt støtter en mer nøyaktig refleksjon av formålet med og ordlyden i våre tradisjoner og konsepter.

Selv om styremedlemmene utarbeidet konsensusretningslinjene for bruk i styremøtene våre, håper vi at andre tjenesteorganer ønsker å tilpasse prosessen til behovene i sine områder. Konsensusretningslinjene begynner på neste side.

— Medlem av forstanderskapet

Retningslinjer for å etablere konsensus

protokoller

  1. Alle forslag på BOTs formelle møtedagsorden vil bli satt på dagsordenen for et åpent diskusjonsmøte ledet av BOTs leder. Dette møtet skal avholdes før både BOTs uformelle møte og BOTs formelle møte. Administrerende direktør og WSO-lederne inviteres til å delta for å gi informasjon om relevante forslag. Interesserte medlemmer av fellesskapet inviteres også til å delta som observatører. Lederen vil sette av tilstrekkelig tid på BOTs dagsorden for dette møtet. Lederen vil prioritere rekkefølgen av forslagene som diskuteres med tanke på viktighet for
    stipendet som helhet, med særlig hensyn til eksterne (f.eks. WSBC) frister.
  2. Forslag som omhandler bemanningssaker, juridiske spørsmål eller andre saker som BOT-lederen anser som passende, skal utsettes til et lukket møte. Relevante ansatte vil bli invitert til å delta kun for å gi informasjon, der det er nødvendig. Økonomiske spørsmål, som budsjettet, skal tas opp til det åpne møtet.
  3. BOT-medlemmer oppfordres, der tiden tillater det, til å bringe eventuelle nye, kontroversielle ideer/problemer til styrets uformelle møte før et formelt forslag legges frem på neste styremøte, med det formål å a) vurdere støtte for saken og b) samle en rekke potensielle løsninger før et forslag utvikles.
  4. «Konsensus» vil løst bli definert som «noe vi alle kan leve med».
  5. Ingen rapporter fra komitéer/tillitsvalgte/vervstyrende medlemmer vil være en del av denne diskusjonen. Rapportene er ikke forslag.
  6. Konsensusagendaen forstyrrer ikke den vanlige samtykkeprosessen på noen måte. Alle forslag forblir på samtykkeagendaen inntil de fjernes.
  7. Det formelle BOT-møtet skal ratifisere forslagene. Det kan ikke avholdes formelle avstemninger under konsensusmøtet, men det kan avholdes avstemninger om ønskelig.

Møteprosedyre

  1. Diskusjonsmøtet vil være en mulighet for å ta opp mulige endringer, meninger, alternativer osv. Møtet skal møtes i samsvar med hvordan et uformelt møte skal gjennomføres, med tanke på behovet for å ta hensyn til mindretallets synspunkter og behovet for å oppnå enighet der det er mulig. Avhengig av antall deltakere kan metodene omfatte at møtelederen går rundt i rommet og ber alle om å komme med en kommentar, hvis de ønsker det; at hvis det er et stort antall mennesker, vil de som ønsker det, komme med kommentarer, muligens med et påminnelsessignal etter to minutter; at alle som ønsker å komme med en ny kommentar venter til alle har hatt mulighet til å snakke minst én gang; at enkeltpersoner inviteres, der det er passende, til å dele i usammenheng for å tillate at ulike synspunkter blir hørt.
  2. Den/de som fremmer forslaget skal snakke i høyst to minutter for å gi ytterligere bakgrunnsinformasjon.
  3. Dersom det ikke oppnås enighet om et bestemt punkt på diskusjonsmøtet, kan det utsettes til neste kvartalsvise BOT-møte. Dersom en sak anses å være så hastende at den ikke kan utsettes, vil den bli satt på dagsordenen for det formelle BOT-møtet på det BOT-møtet. Dersom det ikke kan oppnås enighet og det er tydelig at et forslag vil bli nedstemt, anbefales det at forslaget trekkes fra BOTs formelle dagsorden av den som fremmer forslaget på det formelle BOT-møtet.

Litteraturartikler

  1. Lederen kan vurdere en egen spørsmåls- og svarrunde for vesentlige litteraturinnslag. Lederen vil forsikre seg om at saken er akseptert i prinsippet før redaksjonelle/tekstforberedende spørsmål behandles. Den relevante komiteen vil deretter representere saken skriftlig til hele BOT-møtet.

Endringer

  1. Eventuelle endringer/erstatninger, inkludert de som oppstår fra diskusjonsmøtet, vil bli utarbeidet av en underkomité bestående av forslagsstiller(e) og andre interesserte parter før det formelle BOT-møtet. Det vil bli lagt særlig vekt på å inkludere i denne underkomiteen de som er både for og imot forslaget, og de som har et mindretallssynspunkt. Eventuelle endringer til forslag som er nødvendige som et resultat av konsensusdiskusjonen, vil bli henvist til en underkomité for utvikling. Endringer som oppstår, vil bli gitt til alle BOT-medlemmer skriftlig før avstemning på det formelle BOT-møtet.