Tradisjon syv: Hver OA-gruppe burde være fullstendig selvforsørgende, og avslå bidrag utenfra.

Takk for at du godtar å fungere som kasserer for din gruppe/tjenesteorgan. Rollen som kasserer i Overspisere Anonyme (OA) har det viktige ansvaret for å sikre den økonomiske helsen og bærekraften til konsernet/serviceorganet. Som kasserer hjelper du til med å forvalte gruppens/serviceorganets midler ansvarlig og transparent, i tråd med OAs tradisjoner.

Avhengig av størrelsen og typen til gruppen/tjenesteorganet ditt, kan dine spesifikke oppgaver inkludere å samle inn og spore bidrag, betale utgifter, rapportere til medlemmer og overføre overskuddsmidler til det bredere OA-fellesskapet i tråd med gruppens samvittighet.

Ved å oppfylle rollen som kasserer, bidrar du til å sikre at OA kan fortsette å bringe budskapet om bedring til de som trenger det, samtidig som integriteten og den økonomiske stabiliteten til Fellowship opprettholdes.

Anonyme overspisere har etablert disse generelle retningslinjene for kasserere, og vi oppfordrer også din gruppe/serviceorgan til å utvikle egne spesifikke retningslinjer som passer best til deres eksakte behov.

Kvalifikasjoner

Hver gruppe eller tjenesteorgan (intergruppe, servicestyre, region) er autonom og bør bestemme sine spesifikke kvalifikasjoner for stillingen som kasserer. Da denne rollen innebærer å forvalte konsernets/serviceorganets midler, er det vesentlig å etablere klare retningslinjer.

Det anbefales at følgende minimumskrav er inkludert:

  • Avholdenhet: minst ett år med gjeldende avholdenhet som definert av OA
  • Fremgangsmåte: fullføring av de tolv trinnene med en sponsor minst én gang
  • ansvarlighet: jobber aktivt med en sponsor og sponser minst én person

Ferdigheter

Ingen formell utdanning, grad eller yrke kreves for å tjene som kasserer. De viktigste egenskapene er villighet og ærlighet.

Selv om erfaring ikke er nødvendig, er kjennskap til eller vilje til å lære og bruke teknologi for kommunikasjon og journalføring viktig. Hver type tjenesteorgan kan ha forskjellige krav, så vi anbefaler å tjene som gruppekasserer før du går videre til intergruppe/servicestyre eller regionskasserer. Hver rolle forbereder deg på det nestes ansvar.

Kjerneansvar

Kassereren for gruppen/tjenesteorganet har vanligvis seks primære ansvarsområder: innsamling, registrering, budsjettering, rapportering, distribusjon og etterlevelse av statlige forskrifter.

  1. Samler inn: Samle midler fra ulike kilder og sette dem inn på konsernets/serviceorganets kontoer.
  2. Innspilling: Hold enkle, klare og nøyaktige oversikter over midler som er samlet inn og brukt.
  3. budsjettering: Lag en finansiell plan som lar gruppen/tjenesteorganet effektivt administrere midlene sine. Sørg for at inntekter og utgifter er balansert og godt organisert.
  4. rapportering: Presenter økonomiske data på en klar og gjennomsiktig måte for å holde Fellowship og relevante eksterne myndigheter informert. For eksempel deler mange kasserere regneark med gruppens/serviceorganets medlemmer som viser inntekts- og utgiftsdetaljer.
  5. Distribuerer: Sørg med jevne mellomrom at overskuddsmidler (overskytende) midler sendes videre til relevante serviceorganer (intergruppe, servicestyre og region) og verdenstjenestens generelle fond, som bestemt av gruppens samvittighet, for å støtte overføringen av OA-meldingen.
  6. Overholdelse: Send inn nødvendige rapporter i samsvar med myndighetsbestemmelser og typen virksomhetsenhet din gruppe/serviceorgan er etablert som.

1. Samle oppgaver

Kontanter/Sjekker

Ansikt-til-ansikt-grupper

Kassereren samler inn og teller kontantbidrag på slutten av møtet og tar deretter pengene hjem i tillit for gruppen. Midlene skal oppbevares trygt frem til de er satt inn.

Tjenesteorganer

Kassereren samler inn innsendte bidrag, som kan omfatte sjekker eller andre former for bidrag sendt av medlemmer eller grupper. Midlene skal oppbevares trygt frem til de er satt inn.

Elektroniske fond

Ansikt til ansikt og/eller virtuelle grupper og tjenesteorganer

  • Etablere eller vedlikeholde elektroniske/digitale kontoer: Som kasserer kan du opprette eller vedlikeholde betalingskontoer gjennom digitale betalingsbehandlingsplattformer. Disse plattformene gir digitale muligheter for bidrag fra den syvende tradisjon og har vokst i popularitet. Bekreft hvilke plattformer banken din jobber med, forstå eventuelle tilknyttede gebyrer, og se gjennom plattformenes personvernvilkår.
  • Ved hjelp av en QR-kode: Ved å bruke en QR-kode som lenker til gruppens/tjenesteorganets digitale betalingsbehandlerplattform kan du speile tradisjonelle muligheter for overføring av kurver for virtuelle deltakere. Personlige møter kan inkludere en trykt QR-kode i selve kurven for de som foretrekker å operere uten kontanter.
  • Administrere overføringer: Logg inn på digitale betalingsbehandlerplattformer for å overføre midlene til konsernets/serviceorganets bankkontoer i henhold til avtalt tidsplan (ukentlig, månedlig osv.).

2. Opptaksoppgaver

Ansikt-til-ansikt-grupper

  • Lag en kassererperm: Inkludere gruppens avtalte kassereroppgaver.
  • Forbered en pengesekk: Bruk dette for bidrag under personlige møter.
  • Oppretthold bidragslogger: Noter datoen og det totale beløpet for mottatt bidrag.
  • Hold inntektene fra litteratursalget adskilt: Oppretthold en dedikert logg for å sikre påfyll etter behov.

Merknad om omsetningsavgift: Ocuco OA bokhandel belaster ikke omsetningsavgift på litteratur. Sjekk med din lokale skattemyndighet om du er pålagt å samle inn, rapportere og betale merverdiavgift på litteratursalg.

Virtuelle grupper

  • Bestem betalingsmåter: Bestem hvordan medlemmene skal bidra økonomisk og kommuniser dette tydelig på hvert møte.
  • Etabler opptaksprosesser: Dokumenter jevnlig mottatte midler og sørg for at de blir overført til konsernets avtalte konto.
  • For digitale betalingsbehandlingskontoer: Det er viktig å laste ned transaksjonsregistreringer over bidrag. Disse registreringene forenkler prosessen med å føre nøyaktige økonomiske poster og hjelper til med riktig dokumentasjon og rapportering.

Merknad om personvern: Mange økonomistyringstjenester inkluderer bidragsyteres private data i transaksjonsposter. Unngå å laste ned eller lagre personlig informasjon i kassererens arkiv og slett all unødvendig informasjon for å unngå bekymringer om personvern og anonymitet dersom gruppens filer noen gang skulle bli brutt.

Merknad om bankkontoer: Grupper overlater ofte kasserere til å bruke deres personlige bankkonto til å motta og spre midler elektronisk. Alternativt kan medlemmene bidra direkte til sine serviceorganer (intergruppe, servicestyrer og/eller region) og World Service General Fund. Denne avtalen mellom gruppen og kassereren er avhengig av vårt konsept for betrodde tjenere (konsept ni). For å opprettholde integriteten forplikter kassereren seg overfor gruppen til å:

  • sikre åpenhet, regelmessig rapportering og rotasjon av tjenester,
  • opprettholde en klar, detaljert oversikt over bidrag og betalinger, og
  • diskutere og dokumentere gruppens forventninger til håndtering av midler.

Tjenesteorganer

  • Etablere og vedlikeholde bankkontoer: Åpne bankkontoer etter behov. Vurder å holde forsiktige reservefond separat i statsforsikrede fond (f.eks. i USA er kontoer forsikret av Federal Deposit Insurance Corporation, kjent som FDIC) eller tilsvarende rentebærende kontoer.
  • Sett opp kontoer for digital betalingsbehandling: Sikre tilgang til digitale betalingstjenesteplattformer og implementere sikkerhetstiltak for å beskytte eiendeler.
  • Dokumentutgiftsprosesser:
    • Krev en godkjenningskjede for større beløp.
    • Forby kasserere fra å signere betalinger til seg selv; bruk en alternativ underskriver.
    • Vurder dobbel signatur alternativer og bekrefte tilgjengelighet med din finansinstitusjon.
  • Planlegg revisjoner: Baser revisjonsfrekvensen på antall transaksjoner og serviceorganets behov.

Ansikt til ansikt og/eller virtuelle grupper og tjenesteorganer

Beste praksis for kasserer inkluderer:

  • Betal utgifter raskt.
  • Sett inn midler i tide.
  • Avstem kontoutskrifter med kvitteringer og sjekkhefte månedlig.
  • Oppdater banksignaturkortet ved behov.
  • Sjekk lokale krav: endringer på en konto på grunn av rotasjon av tjeneste krever ofte formelle referater fra et styremøte for å dokumentere forespørselen.
  • Opprett og vedlikehold utgiftsskjemaer med passende godkjenninger før utbetaling.
  • Samle bidrag fra den syvende tradisjonen under gruppe-/serviceorganmøter.
  • Oppretthold en sikker liste over passord og vurder å bruke et passordhvelv for alle finansielle kontoer; dele listen med gruppesekretæren eller tjenestelederen eller cochairen.

3. Budsjettering Oppgaver

Utgifter

Mens hver gruppe/tjenesteorgan er autonom, er det viktig å vite hva bidrag fra den syvende tradisjon vanligvis brukes til.

Ansikt til ansikt og/eller virtuelle grupper

Typiske utgifter inkluderer (men er ikke begrenset til):

  • bruk av møterom, inkludert husleie, verktøy, forsyninger, reparasjoner og møbler;
  • nødvendig utstyr og plattformavgifter for hosting av virtuelle møter;
  • litteratur kjøpt inn for bruk i møter og/eller for offentlig og faglig oppsøking;
  • retreat, workshop, OA-feiringer og arrangementskostnader; og
  • nyhetsbrev og møtelisteutgifter.

Tjenesteorganer

Typiske utgifter inkluderer (men er ikke begrenset til):

  • administrative avgifter, for eksempel leie av postboks eller portokostnader,
  • telefon- og/eller talemeldingstjenester,
  • dataprogramvare og maskinvare,
  • reiseutgifter for World Service Business Conference-delegater og regionrepresentanter,
  • nettsted oppsett og vedlikehold,
  • gjeldende statlige forretningslisenser og skatter, og
  • ulike typer forsikringer.

budsjett

Kassereren har ofte budsjetteringsansvaret som er oppført nedenfor.

Ansikt til ansikt og/eller virtuelle grupper

  • Budsjetteringsansvaret vil sannsynligvis være minimalt. Sørg imidlertid for at du er klar over eventuelle virtuelle kontoer og alle gruppeutgifter, som husleie, forsyninger, litteratur og plattformavgifter.
  • Hvis gruppen din har et økonomisk behov og det ikke er tilstrekkelig å skaffe midler innenfor medlemskapet, ta kontakt med intergruppe-/servicestyret for å utforske tilgjengelige finansieringsalternativer.
  • Oppretthold en forsvarlig reserve på to til seks måneders utgifter, basert på hva som skal til for å holde møtet åpent.

 Tjenesteorganer

  • Du vil sannsynligvis fungere som leder av budsjett- og/eller finanskomiteen.
  • Be om årlige budsjettforslag fra komitéledere og styremedlemmer ved å bruke Budsjettretningslinjer for tjenesteorganer på oa.org.
  • Utvikle et årlig budsjett og presenter det for ditt serviceorgan for godkjenning.
  • Oppretthold en forsvarlig reserve på to til seks måneders utgifter og vurder reserven årlig basert på utgifter og forventede behov.
  • Utforsk måter å redusere serviceorganets utgifter og øke tilgjengelige midler gjennom innsamlingsaktiviteter.
  • Kontakt World Service Office for å finne ut hvilke midler som kan være tilgjengelige for spesielle prosjekter, for eksempel offentlig informasjon og faglig oppsøking, å sende en delegat til World Service Business Conference og/eller oversettelse av OA-litteratur.
  • Hvis økonomiske behov overstiger det som kan skaffes innenfor intergruppen/servicestyret eller regionen, søk råd fra din region eller fra verdenstjenesten om hvordan du kan skaffe ytterligere midler.

4. Rapporteringsoppgaver

Ansikt til ansikt og/eller virtuelle grupper og tjenesteorganer

  • Utarbeid regelmessige rapporter som inkluderer datoer og beløp for bidrag og presenter rapporter på en konsistent tidsplan.
  • Del med gruppen/serviceorganet hvordan deres bidrag fra den syvende tradisjon blir brukt.
  • Sørg for at bidrag rapporteres ved hjelp av gruppens/serviceorganets registrerte navn og/eller nummer og aldri tilskrives en persons navn. Dette er i tråd med OAs prinsipper om å ikke ha kontingent eller avgifter for medlemskap, respektere anonymitet, respektere datavern og å plassere prinsipper over personligheter.

Tjenesteorganer

  • Presentere periodiske rapporter om bidrag fra den syvende tradisjonen fra tilknyttede grupper på møter for tjenesteorganer for å fremme åpenhet og ansvarlighet mellom grupper og tjenesteorganer.
  • Opprettholde treasury-arkiver og økonomiske poster for riktig oppbevaringsperiode. Spør relevante offentlige myndigheter (lokale, statlige/provinser, nasjonale) om spesifikke krav.
  • Send inn nødvendige skjemaer for finansiell rapportering til relevante offentlige myndigheter i tide.
  • Overvåke regelmessige gjennomganger, for eksempel uavhengige revisjoner, av forsikrings- og økonomiske dokumenter.
  • Samarbeid med andre kasserere i gruppe/tjenesteorgan for å ta opp pengesaker. Gruppe-, intergruppe-, servicestyre- og regionskasserere oppfordres til å møtes og utveksle ideer for å dele erfaringer og forbedre praksis.

Merknad om rotasjon av tjeneste: Ved overgang fra en kasserer til en annen, bør den avtroppende kassereren bistå med opplæring av den innkommende kassereren for å sikre en jevn tjenesterotasjon. I tillegg tilbyr oa.org-nettstedet verdifulle ressurser for innkommende gruppe-/serviceorgan-kasserere. (Se ressurslisten på slutten av disse retningslinjene.)

5. Fordeling av oppgaver

Konsept tolv: Det åndelige grunnlaget for OA-tjenesten sikrer … tilstrekkelige driftsmidler, pluss en rikelig reserve, skal være OAs forsvarlige økonomiske prinsipp.

Grupper/serviceorganer bør unngå å holde på overskuddsmidler unødvendig. Disse midlene bør fordeles etter gruppens samvittighet.

Overskuddsmidler

Overskuddsmidler defineres som pengene som gjenstår etter at utgifter er regnskapsført. Utgifter inkluderer:

  • prudent reserve (Se Retningslinjer for pengeinnsamling og forsvarlige reserver for grupper og tjenesteorganer på oa.org.)
  • forhåndsbetalte registreringer (f.eks. stevner eller workshops)
  • utestående utgifter (f.eks. ubetalt husleie)
  • sende representanter til forsamlinger og World Service Business Conference
  • planlagte kommende prosjekter (f.eks. offentlig informasjon og/eller profesjonelle oppsøkende kampanjer)
  • generelle kontantstrømbehov (Det er viktig å gjøre rede for kommende utgifter før du bestemmer overskudd. Å se på historiske utgifter og kommende regninger vil hjelpe deg.)

Tilknyttede ansikt-til-ansikt og/eller virtuelle grupper

Etter regnskapsføring av utgifter oppfordres kasserere til å følge Forstanderskapets foreslåtte bidragsprosent. Beslutninger om fordeling av overskuddsmidler bør bekreftes gjennom gruppens samvittighet. OAs foreslåtte prosenter er:

  • 50% til den tilknyttede intergruppen eller servicestyret
  • 40% til verdenstjenestens generelle fond
  • 10% til den tilknyttede regionen

Ikke-tilknyttede ansikt-til-ansikt og/eller virtuelle grupper

Hvis gruppen din ikke er tilknyttet et spesifikt intergruppe/tjenestestyre, støttes den fortsatt av din geografiske eller virtuelle region, verdenstjeneste og World Service Office. Bidragsprosentene bør bestemmes av gruppens samvittighet. For eksempel, hvis en ikke-tilknyttet gruppe mottar USD 100 i bidrag, deles balansen, etter utgifter, femti-femti mellom regionen og verdenstjenestens generelle fond.

Tjenesteorganer

Noen foreslåtte metoder for tjenesteorganer (intergruppe, servicestyre og region) for å distribuere midler gjennom gruppesamvittighet inkluderer:

  • Prosentbaserte bidrag: Tjenesteorganer kan tildele en avtalt prosentandel (f.eks. 10 % av bruttoinntekter) til World Service General Fund kvartalsvis eller årlig.
  • Faste bidrag: Tjenesteorganer kan forplikte seg til å bidra med et spesifikt beløp til World Service General Fund kvartalsvis eller årlig. Etter at budsjettåret er avsluttet, avgjør om tjenesteorganet ditt har overskuddsmidler (midler utover det som er nødvendig for utgifter og en forsvarlig reserve). Send overskuddsmidler til verdenstjenestens generelle fond for å støtte å bære OA-budskapet over hele verden.
  • Ytterligere bidrag fra servicestyret: Språk-, nasjonale og spesifikt fokuserte servicestyrer kan også bidra til verdenstjenestens generelle fond og serviceorganet de er tilknyttet.

Merknad om en alternativ bidragsstruktur: Noen tjenesteinstanser velger å gi bidrag før de dekker utgifter. Prosenten tjenesteorganet tildeler bestemmes av gruppens samvittighet. For eksempel, hvis et intergruppe-/servicestyre mottar USD 100 i bidrag, tildeler det først 10 % (US$ 10) som skal deles mellom sin region og verdenstjeneste.

Alle tjenesteorganer bør kommunisere effektive metoder for bidrag.

  • Angi retningslinjer på tjenesteorganets nettsted for sending av bidrag fra den syvende tradisjon.
  • Minn tilknyttede grupper/serviceorganer om å alltid inkludere sitt registrerte nummer og/eller navn ved hvert bidrag.
  • Informer tilknyttede grupper om at deres kasserer kan sende bidrag via sjekk, postanvisning eller elektronisk ved å bruke deres digitale betalingsplattform (f.eks. Venmo, PayPal, etc.).

Merknad vedrørende OAs QR-kode for bidrag: OA har opprettet en QR-kode som grupper og serviceorganer kan bruke for å gjøre bidrag fra den syvende tradisjon enklere og raskere. Finn OAs QR-kode på oa.org/contribute.

6. Overholde oppgaver

Ansikt til ansikt og/eller virtuell Grupper og serviceorganer

For å sikre overholdelse av myndighetenes retningslinjer må du bestemme hvilken type enhet serviceorganet ditt opererer som.

  • Grupper er ofte dekket under paraplyen til deres tilknyttede intergruppe/servicestyre.
  • Tjenesteorganer kan være strukturert for å overholde spesifikke myndighetskrav, for eksempel ideelle organisasjoner, selskaper eller andre tilgjengelige enheter.

Hver stat, provins, land og/eller kommune kan ha spesifikke rapporteringskrav. Søk veiledning fra lokale regnskapseksperter eller småbedriftsorganisasjoner (f.eks. i USA, Small Business Administration) for nøyaktig informasjon.

Tjenesteorganer

  • Gjør deg kjent med myndighetskrav som gjelder for tjenesteorganets bestemte forretningsenhet. Søk veiledning fra en autorisert skatteekspert hvis du er usikker.
  • Overhold gjeldende myndighetskrav. Forbered og arkiver alle nødvendige land-, stat- og/eller kommunerapporter. Kravene vil variere basert på din geografiske plassering.
  • Se gjennom historiske poster for veiledning eller kontakt den aktuelle offentlige avdelingen for å få hjelp.

Tips til kasserere

«Sammen blir vi bedre» gjelder også tjenestestillinger! Hvis du er usikker eller trenger veiledning med kassereransvar, er det mange ressurser, inkludert:

  • Tidligere kasserer(e): Spør stipendiater som har tjent i denne egenskapen, da de ofte er den beste kilden for råd om håndtering av tjenestestillingen din.
  • Peers: Kom i kontakt med andre som for tiden tjener i en lignende rolle eller med lignende ansvar (f.eks. gruppe-kasserer-til-gruppe-kasserer).
  • Tverrgruppe/servicestyrekasserer: Søk innsikt fra en erfaren stipendiat som fungerer som kasserer på dette tjenestenivået.
  • Regionskasserer: Bruk din regions nettside for å kontakte stipendiaten som fungerer som kasserer for din region.
  • Ytterligere ressurser er tilgjengelig på oa.org. Se ressursliste nedenfor.

Viktigst, nå ut for å få hjelp!

Merk angående disse retningslinjene: Takk for din vilje til å tjene. Disse retningslinjene er ment å gi klarhet, tillit og støtte når du administrerer gruppens/serviceorganets økonomi. Disse retningslinjene er på ingen måte ment å være fullstendige, og de skal heller ikke tolkes som krav til service eller som en erstatning for profesjonell rådgivning.

Ytterligere ressurser er tilgjengelige på oa.org:

OA Styregodkjent
© 2010, 2018, 2025 Overeaters Anonymous, Inc. Alle rettigheter forbeholdt.
#570

Overeaters Anonymous, Inc. World Service Office
Sted: 6075 Zenith Court NE, Rio Rancho, NM 87144, USA
Postadresse: PO Box 44727, Rio Rancho, NM 87174-4727, USA
Telefon: + 1 505-891-2664