Sétima Tradição: Todo grupo OA deve ser totalmente autossustentável, recusando contribuições externas.

Agradecemos por concordar em atuar como tesoureiro do seu grupo/entidade de serviço. A função de tesoureiro no Comedores Compulsivos Anônimos (COA) é garantir a saúde financeira e a sustentabilidade do grupo/entidade de serviço. Como tesoureiro, você ajuda a administrar os fundos do seu grupo/entidade de serviço de forma responsável e transparente, em consonância com as Tradições do COA.

Dependendo do tamanho e do tipo do seu grupo/entidade de serviço, suas tarefas específicas podem incluir coletar e rastrear contribuições, pagar despesas, reportar aos membros e repassar fundos excedentes para a comunidade OA mais ampla, em alinhamento com a consciência do grupo.

Ao cumprir a função de tesoureiro, você ajuda a garantir que a OA possa continuar a levar a mensagem de recuperação para aqueles que precisam, ao mesmo tempo em que mantém a integridade e a estabilidade financeira da Irmandade.

Comedores Compulsivos Anônimos estabeleceu estas diretrizes gerais para tesoureiros e também incentivamos seu grupo/entidade de serviço a desenvolver suas próprias diretrizes específicas que melhor atendam às suas necessidades exatas.

qualificações

Cada grupo ou órgão de serviço (intergrupo, conselho de serviço, região) é autônomo e deve determinar suas qualificações específicas para o cargo de tesoureiro. Como essa função envolve a gestão dos fundos do grupo/órgão de serviço, é essencial estabelecer diretrizes claras.

Recomenda-se que os seguintes requisitos mínimos sejam incluídos:

  • Abstinência: pelo menos um ano de abstinência atual, conforme definido pela OA
  • Passos: conclusão dos Doze Passos com um padrinho pelo menos uma vez
  • Prestação de contas: trabalhando ativamente com um patrocinador e patrocinando pelo menos um indivíduo

Competências

Nenhuma educação formal, diploma ou ocupação é necessária para atuar como tesoureiro. As qualidades mais essenciais são: boa vontade e honestidade.

Embora experiência não seja necessária, familiaridade ou disposição para aprender e usar tecnologia para comunicação e manutenção de registros é importante. Cada tipo de órgão de serviço pode ter requisitos diferentes, por isso recomendamos atuar como tesoureiro de grupo antes de progredir para tesoureiro de conselho intergrupo/serviço ou regional. Cada função prepara você para as responsabilidades da próxima.

Responsabilidades do núcleo

O tesoureiro do grupo/órgão de serviço normalmente tem seis áreas principais de responsabilidade: arrecadação, registro, orçamento, relatórios, distribuição e conformidade com regulamentações governamentais.

  1. Coletando: Reúna fundos de várias fontes e deposite-os nas contas do grupo/órgão de serviço.
  2. Gravação: Mantenha registros simples, claros e precisos dos fundos arrecadados e gastos.
  3. Orçamento: Crie um plano financeiro que permita ao grupo/entidade de serviço administrar seus fundos com eficácia. Garanta que receitas e despesas estejam equilibradas e bem organizadas.
  4. Relatório: Apresente dados financeiros de forma clara e transparente para manter a Irmandade e as autoridades externas relevantes informadas. Por exemplo, muitos tesoureiros compartilham planilhas com os membros do grupo/órgão de serviço, mostrando detalhes de receitas e despesas.
  5. Distribuindo: Garantir periodicamente que os fundos excedentes (excedentes) sejam repassados ​​aos órgãos de serviço relevantes (intergrupo, conselho de serviço e região) e ao fundo geral de serviço mundial, conforme determinado pela consciência coletiva, para apoiar a transmissão da mensagem do OA.
  6. Cumprindo: Arquive os relatórios necessários em conformidade com as regulamentações governamentais e o tipo de entidade empresarial em que seu grupo/organismo de serviço está estabelecido.

1. Coletando Tarefas

Dinheiro/Cheques

Grupos presenciais

O tesoureiro coleta e contabiliza as contribuições em dinheiro ao final da reunião e, em seguida, leva o dinheiro para casa em nome do grupo. Os fundos devem ser guardados com segurança até serem depositados.

Órgãos de Serviço

O tesoureiro coleta as contribuições enviadas pelo correio, que podem incluir cheques ou outras formas de contribuição enviadas por membros ou grupos. Os fundos devem ser armazenados com segurança até serem depositados.

Fundos Eletrônicos

Grupos e Corpos de Serviço Presenciais e/ou Virtuais

  • Estabelecer ou manter contas eletrônicas/digitais: Como tesoureiro, você pode abrir ou manter contas de pagamento por meio de plataformas digitais de processamento de pagamentos. Essas plataformas oferecem opções digitais para contribuições à Seventh Tradition e têm se tornado cada vez mais populares. Verifique com quais plataformas seu banco trabalha, entenda as taxas associadas e revise os termos de privacidade das plataformas.
  • Usando um código QR: Usar um código QR vinculado à plataforma de processamento de pagamentos digitais do seu grupo/entidade de serviço pode espelhar as oportunidades tradicionais de troca de cestas para participantes virtuais. Reuniões presenciais podem incluir um código QR impresso dentro da cesta para aqueles que preferem operar sem dinheiro.
  • Gerenciando transferências: Efetue login nas plataformas de processamento de pagamento digital para transferir os fundos para as contas bancárias do grupo/entidade de serviço de acordo com o cronograma acordado (semanal, mensal, etc.).

2. Tarefas de gravação

Grupos presenciais

  • Crie uma pasta do tesoureiro: Inclua as funções acordadas do tesoureiro do grupo.
  • Prepare uma bolsa de dinheiro: Use isso para contribuições durante reuniões presenciais.
  • Manter registros de contribuições: Registre a data e o valor total das contribuições recebidas.
  • Mantenha os lucros das vendas de literatura separados: Mantenha um registro dedicado para garantir o reabastecimento conforme necessário.

Nota sobre o imposto sobre vendas: O processo de Livraria OA não cobra imposto sobre vendas de literatura. Consulte a autoridade tributária local para saber se você é obrigado a recolher, declarar e pagar imposto sobre vendas de literatura.

Grupos virtuais

  • Determinar métodos de pagamento: Decida como os membros contribuirão financeiramente e comunique isso claramente em todas as reuniões.
  • Estabelecer processos de gravação: Documente regularmente os fundos recebidos e garanta que eles sejam transferidos para a conta acordada do grupo.
  • Para contas de processamento de pagamentos digitais: É essencial baixar os registros de transações das contribuições. Esses registros simplificam o processo de manter registros financeiros precisos e auxiliam na documentação e nos relatórios adequados.

Nota sobre privacidade: Muitos serviços de gestão financeira incluem dados privados dos colaboradores nos registros de transações. Evite baixar ou armazenar informações pessoais nos registros do tesoureiro e exclua todas as informações desnecessárias para evitar preocupações com privacidade e anonimato caso os arquivos do grupo sejam violados.

Nota sobre contas bancárias: Os grupos frequentemente confiam aos tesoureiros o uso de suas contas bancárias pessoais para receber e distribuir fundos eletronicamente. Alternativamente, os membros podem contribuir diretamente para seus órgãos de serviço (intergrupo, conselhos de serviço e/ou região) e para o fundo geral de serviços mundiais. Este acordo entre o grupo e o tesoureiro baseia-se em nosso Conceito de servidores de confiança (Conceito Nove). Para manter a integridade, o tesoureiro se compromete com o grupo a:

  • garantir transparência, relatórios regulares e rotação de serviço,
  • manter um registro claro e detalhado de contribuições e pagamentos, e
  • discutir e documentar as expectativas do grupo para lidar com fundos.

Órgãos de Serviço

  • Estabelecer e manter contas bancárias: Abra contas bancárias conforme necessário. Considere manter fundos de reserva prudentes separadamente em fundos segurados pelo governo (por exemplo, nos Estados Unidos, as contas são seguradas pela Corporação Federal de Seguro de Depósitos, conhecida como FDIC) ou contas equivalentes com juros.
  • Configurar contas de processamento de pagamentos digitais: Garantir o acesso às plataformas de serviços de pagamento digital e implementar salvaguardas para proteger ativos.
  • Documentar processos de despesas:
    • Exigir um cadeia de aprovação para quantidades maiores.
    • Proibir os tesoureiros de assinarem pagamentos para si próprios; usar um signatário alternativo.
    • Considerar assinatura dupla opções e confirme a disponibilidade com sua instituição financeira.
  • Agendar auditorias: Baseie a frequência da auditoria no número de transações e nas necessidades do órgão de serviço.

Grupos e Corpos de Serviço Presenciais e/ou Virtuais

As melhores práticas do tesoureiro incluem:

  • Pague as despesas em dia.
  • Deposite fundos em tempo hábil.
  • Reconcilie extratos bancários com recibos e talões de cheques mensalmente.
  • Atualize o cartão de assinatura bancária quando necessário.
  • Verifique os requisitos locais: alterações em uma conta devido à rotatividade de serviço geralmente exigem uma ata formal de uma reunião do conselho para documentar a solicitação.
  • Crie e mantenha formulários de despesas com as aprovações apropriadas antes do desembolso.
  • Colete contribuições da Sétima Tradição durante reuniões de grupo/corpo de serviço.
  • Mantenha uma lista segura de senhas e considere usar um cofre de senhas para todas as contas financeiras; compartilhe a lista com o secretário do grupo ou com o presidente ou copresidente do órgão de serviço.

3. Tarefas de orçamento

Despesas

Embora cada grupo/organismo de serviço seja autônomo, é importante saber para que as contribuições da Sétima Tradição são normalmente usadas.

Grupos presenciais e/ou virtuais

As despesas típicas incluem (mas não estão limitadas a):

  • uso do espaço para reuniões, incluindo aluguel, serviços públicos, suprimentos, reparos e móveis;
  • equipamentos necessários e taxas de plataforma para hospedar reuniões virtuais;
  • literatura adquirida para uso em reuniões e/ou para divulgação pública e profissional;
  • retiro, workshop, celebrações OA e custos de eventos; e
  • despesas com boletins informativos e listas de reuniões.

Órgãos de Serviço

As despesas típicas incluem (mas não estão limitadas a):

  • taxas administrativas, como aluguel de caixa postal ou despesas de postagem,
  • serviços de mensagens telefônicas e/ou de voz,
  • software e hardware de computador,
  • despesas de viagem para delegados da Conferência Mundial de Negócios de Serviços e representantes regionais,
  • configuração e manutenção de sites,
  • licenças comerciais e impostos governamentais aplicáveis, e
  • vários tipos de seguros.

Faça o orçamento

O tesoureiro geralmente tem as responsabilidades de orçamento listadas abaixo.

Grupos presenciais e/ou virtuais

  • As responsabilidades orçamentárias provavelmente serão mínimas. No entanto, certifique-se de estar ciente de todas as contas virtuais e despesas do grupo, como aluguel, materiais, literatura e taxas de plataforma.
  • Se o seu grupo tiver uma necessidade financeira e a arrecadação de fundos entre os membros for insuficiente, consulte o conselho intergrupo/de serviços para explorar as opções de financiamento disponíveis.
  • Mantenha uma reserva prudente de dois a seis meses de despesas, com base no que for necessário para manter a reunião aberta.

 Órgãos de Serviço

  • Você provavelmente atuará como copresidente do comitê de orçamento e/ou finanças.
  • Solicitar propostas orçamentárias anuais aos presidentes de comitês e membros do conselho usando o Diretrizes Orçamentárias para Órgãos de Serviço em oa.org.
  • Elabore um orçamento anual e apresente-o ao seu órgão de serviço para aprovação.
  • Mantenha uma reserva prudente de dois a seis meses de despesas e avalie a reserva anualmente com base nas despesas e necessidades previstas.
  • Explore maneiras de reduzir as despesas dos órgãos de serviço e aumentar os fundos disponíveis por meio de atividades de arrecadação de fundos.
  • Entre em contato com o World Service Office para descobrir quais fundos podem estar disponíveis para projetos especiais, como informação pública e divulgação profissional, envio de um delegado à World Service Business Conference e/ou tradução de literatura do OA.
  • Se as necessidades financeiras excederem o que pode ser arrecadado dentro do seu conselho intergrupo/de serviço ou região, procure orientação na sua região ou no serviço mundial sobre como arrecadar fundos adicionais.

4. Tarefas de Relatório

Grupos e Corpos de Serviço Presenciais e/ou Virtuais

  • Prepare relatórios regulares que incluam datas e valores de contribuições e apresente relatórios em um cronograma consistente.
  • Compartilhe com o grupo/entidade de serviço como suas contribuições da Sétima Tradição estão sendo gastas.
  • Garanta que as contribuições sejam relatadas usando o nome e/ou número de registro do grupo/entidade de serviço e nunca sejam atribuídas ao nome de um indivíduo. Isso está em linha com os princípios da OA de não cobrar taxas ou anuidades, respeitar o anonimato, respeitar a privacidade de dados e priorizar os princípios acima das personalidades.

Órgãos de Serviço

  • Apresentar relatórios periódicos sobre as contribuições da Sétima Tradição de grupos afiliados em reuniões de órgãos de serviço para promover transparência e responsabilidade entre grupos e órgãos de serviço.
  • Manter os arquivos do Tesouro e os registros financeiros pelo período de retenção apropriado. Consulte as autoridades governamentais relevantes (locais, estaduais/provinciais, nacionais) sobre requisitos específicos.
  • Envie os formulários de relatórios financeiros necessários às autoridades governamentais relevantes em tempo hábil.
  • Supervisionar revisões regulares, como auditorias independentes, de documentos financeiros e de seguros.
  • Colaborar com outros tesoureiros de grupo/entidade de serviço para tratar de questões financeiras. Tesoureiros de grupo, intergrupo, conselho de serviço e região são incentivados a se reunir e trocar ideias para compartilhar experiências e aprimorar práticas.

Nota sobre a rotação do serviço: Ao passar de um tesoureiro para outro, o tesoureiro que está saindo deve auxiliar no treinamento do tesoureiro que está entrando para garantir uma rotação de serviço tranquila. Além disso, o site oa.org oferece recursos valiosos para os tesoureiros de grupos/entidades de serviço que estão entrando. (Consulte a lista de recursos no final destas diretrizes.)

5. Distribuindo Tarefas

Conceito Doze: O fundamento espiritual para o serviço da OA garante... fundos operacionais suficientes, além de uma ampla reserva, será o princípio financeiro prudente da OA.

Grupos/entidades de serviço devem evitar reter fundos excedentes desnecessariamente. Esses fundos devem ser distribuídos de acordo com a consciência coletiva.

Fundos Excedentes

Fundos excedentes (excesso) são definidos como o dinheiro que resta após a contabilização das despesas. As despesas incluem:

  • reserva prudente (Consulte o Diretrizes para arrecadação de fundos e reserva prudente para grupos e órgãos de serviço em oa.org.)
  • inscrições pré-pagas (por exemplo, convenções ou workshops)
  • despesas pendentes (por exemplo, aluguel não pago)
  • envio de representantes para assembleias e Conferência Mundial de Negócios de Serviços
  • projetos futuros planejados (por exemplo, campanhas de informação pública e/ou divulgação profissional)
  • necessidades gerais de fluxo de caixa (É importante contabilizar as despesas futuras antes de determinar o superávit. Analisar o histórico de despesas e as contas futuras ajudará a orientá-lo.)

Grupos presenciais e/ou virtuais afiliados

Após a contabilização das despesas, os tesoureiros são incentivados a seguir as porcentagens de contribuição sugeridas pelo Conselho de Curadores. As decisões relativas à distribuição de fundos excedentes devem ser confirmadas pela consciência coletiva. As porcentagens sugeridas pela OA são:

  • 50% ao conselho intergrupal ou de serviço afiliado
  • 40% para o fundo geral de serviços mundiais
  • 10% para a região afiliada

Grupos presenciais e/ou virtuais não afiliados

Se o seu grupo não for afiliado a um conselho intergrupal/de serviço específico, ele ainda contará com o apoio da sua região geográfica ou virtual, do serviço mundial e do Escritório de Serviço Mundial. As porcentagens de contribuição devem ser determinadas pela consciência coletiva. Por exemplo, se um grupo não afiliado receber US$ 100 em contribuições, o saldo, após as despesas, será dividido meio a meio entre a região e o fundo geral de serviço mundial.

Órgãos de Serviço

Alguns métodos sugeridos para órgãos de serviço (intergrupo, conselho de serviço e região) distribuírem fundos por meio da consciência de grupo incluem:

  • Contribuições baseadas em porcentagem: Os órgãos de serviço podem alocar uma porcentagem acordada (por exemplo, 10% da receita bruta) ao fundo geral de serviço mundial trimestral ou anualmente.
  • Contribuições fixas: Os órgãos de serviço podem se comprometer a contribuir com um valor específico para o fundo geral dos serviços mundiais trimestral ou anualmente. Após o encerramento do ano orçamentário, verifique se o seu órgão de serviço possui fundos excedentes (fundos além do necessário para despesas e uma reserva prudente). Envie os fundos excedentes para o fundo geral dos serviços mundiais para apoiar a difusão da mensagem do OA em todo o mundo.
  • Contribuições adicionais para o conselho de serviços: conselhos de serviços de idioma, nacionais e com foco específico também podem contribuir para o fundo geral de serviços mundiais e para o órgão de serviços ao qual estão afiliados.

Nota sobre uma estrutura de contribuição alternativa: Alguns órgãos de serviço optam por fazer contribuições antes de cobrir as despesas. A porcentagem alocada pelo órgão de serviço é determinada pela consciência coletiva. Por exemplo, se um conselho intergrupo/de serviço recebe US$ 100 em contribuições, ele primeiro aloca 10% (US$ 10) para serem divididos entre sua região e o serviço mundial.

Todos os órgãos de serviço devem comunicar métodos eficazes para contribuições.

  • Forneça diretrizes no site do seu órgão de serviço para enviar contribuições da Sétima Tradição.
  • Lembre aos grupos/entidades de serviço afiliados que sempre devem incluir seu número de registro e/ou nome em cada contribuição.
  • Informe aos grupos afiliados que seus tesoureiros podem enviar contribuições por cheque, ordem de pagamento ou eletronicamente usando sua plataforma de pagamento digital (por exemplo, Venmo, PayPal, etc.).

Nota sobre o código QR do OA para contribuições: A OA criou um código QR que grupos e entidades de serviço podem usar para facilitar e agilizar as contribuições à Sétima Tradição. Encontre o código QR da OA em oa.org/contribute.

6. Tarefas de conformidade

Presencial e/ou Virtual Grupos e Órgãos de Serviço

Para garantir a conformidade com as diretrizes governamentais, determine o tipo de entidade em que seu órgão de serviço opera.

  • Os grupos geralmente são abrangidos pelo conselho intergrupal/de serviço afiliado.
  • Os órgãos de serviço podem ser estruturados para atender a requisitos governamentais específicos, como corporações sem fins lucrativos, corporações ou outras entidades disponíveis.

Cada estado, província, país e/ou município pode ter requisitos específicos de declaração. Procure orientação de profissionais de contabilidade locais ou de organizações de pequenas empresas (por exemplo, nos Estados Unidos, a Administração de Pequenas Empresas) para obter informações precisas.

Órgãos de Serviço

  • Familiarize-se com os requisitos governamentais aplicáveis ​​à entidade empresarial determinada pelo seu órgão de serviço. Procure a orientação de um profissional tributário licenciado em caso de dúvidas.
  • Cumpra os requisitos governamentais aplicáveis. Prepare e arquive todos os relatórios nacionais, estaduais e/ou municipais necessários. Os requisitos variam de acordo com sua localização geográfica.
  • Revise os registros históricos para obter orientação ou entre em contato com o departamento governamental apropriado para obter assistência.

Dicas para Tesoureiros

“Juntos, melhoramos” também se aplica a cargos de serviço! Se você tiver dúvidas ou precisar de orientação sobre as responsabilidades de tesoureiro, há muitos recursos disponíveis, incluindo:

  • Tesoureiros anteriores: pergunte a colegas que já atuaram nessa função, pois eles geralmente são a melhor fonte de conselhos sobre como lidar com sua posição de serviço.
  • Colegas: Conecte-se com outras pessoas que atualmente desempenham funções semelhantes ou têm responsabilidades semelhantes (por exemplo, de tesoureiro de grupo para tesoureiro de grupo).
  • Tesoureiro do conselho intergrupo/serviço: busque orientação de um colega experiente que atue como tesoureiro neste nível de serviço.
  • Tesoureiro regional: use o site da sua região para entrar em contato com o colega que atua como tesoureiro da sua região.
  • Adicional Os recursos estão disponíveis em oa.org. Veja a lista de recursos abaixo.

Mais importante, peça ajuda!

Nota sobre estas diretrizes: Agradecemos sua disposição em servir. Estas diretrizes têm como objetivo proporcionar clareza, confiança e apoio na gestão das finanças do seu grupo/entidade de serviço. Estas diretrizes não pretendem ser totalmente abrangentes, nem devem ser interpretadas como requisitos para o serviço ou como substitutos de aconselhamento profissional.

Recursos adicionais estão disponíveis em oa.org:

Aprovado pelo Conselho OA
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