Секретарь группы является звеном в цепи, которая распространяет важную информацию двумя путями: от Офиса Мирового Обслуживания к членам группы и от группы к Офису Мирового Обслуживания.
Отправка текущей информации о группе или изменений в Офис Мирового Обслуживания — это работа, которая обычно ложится на широкие плечи секретаря группы. Секретарь также несет ответственность за распространение информации из Офиса мирового обслуживания и обслуживающего органа, такой как информационные бюллетени, опросы и другая почта, среди членов группы.
Насколько гладко протекает этот двусторонний поток информации в вашей группе? Если нет, то стоит начать с того, чтобы убедиться, что ваша встреча правильно зарегистрирована в Всемирном офисе обслуживания. Вот несколько важных моментов, которые следует помнить при регистрации или внесении изменений:
- Используйте форму регистрации/изменения группы, чтобы внести любые изменения в информацию о вашей группе. На сайте ОА нажмите Редактировать собрание чтобы внести изменения в вашу встречу. Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь с Офисом мирового обслуживания.
- Если ваша группа решит присоединиться к межгрупповому или национальному совету обслуживания, укажите номер межгруппового/национального совета обслуживания или, по крайней мере, правильное название межгруппового/национального совета обслуживания.
- При ЛЮБОМ изменении важно предоставить полную информацию. Важнейшими областями, которые необходимо заполнить, являются те, которые отмечены знаком «*обязательно». Убедитесь, что вся информация верна, и проверьте, включены ли номера квартир, поскольку их часто упускают из виду.
- Используйте номер своей группы во всей корреспонденции с Всемирным офисом обслуживания. После регистрации группы ее номер группы останется прежним, независимо от изменений в информации о собрании.
- Сообщайте Всемирному офису обслуживания об изменениях в деталях встреч, как только сможете, независимо от того, насколько незначительными являются изменения. Ответственность за это лежит на группе. Некоторые группы предполагают, что межгрупповой/национальный совет обслуживания передаст изменения в Мировой офис обслуживания, но это не всегда так.
Секретарь группы может работать с другими участниками, чтобы обеспечить доведение соответствующей информации открытого доступа до всех. Например, секретарь может следить за тем, чтобы кто-то просматривал Новости ОА с веб-сайта открытого доступа и делает его доступным для участников собрания. Группа также может получать рассылки от межгруппового/национального совета обслуживания с информацией, которую необходимо распространить. Каждая группа открытого доступа должна быть уверена, что секретарь получает адекватную помощь и материалы для выполнения своей работы. Бесперебойный поток информации между Офисом Мирового Обслуживания и группой зависит от секретаря.
Другие задачи секретарей групп изложены в Справочник OA для членов, групп и обслуживающих органов. В задачи секретаря может входить председательство на собраниях группового сознания и/или руководящего комитета или контроль за готовностью места для собраний каждую неделю.
Если у вас есть какие-либо вопросы по поводу регистрации или записи изменений в вашей группе, позвоните, напишите или отправьте электронное письмо координатору регистрации группы Офиса Мирового Обслуживания (info@oa.org). Нам интересно услышать ваши идеи о том, как мы могли бы улучшить процесс регистрации групп и регистрацию групп в целом.