Tradícia siedma: Každá skupina OA by mala byť plne sebestačná a znižovať príspevky zvonka.

Ďakujeme, že ste súhlasili so službou ako pokladník pre vašu skupinu/servisný orgán. Úloha pokladníka v Overeaters Anonymous (OA) má dôležitú zodpovednosť za zabezpečenie finančného zdravia a udržateľnosti skupiny/servisného orgánu. Ako pokladník pomáhate spravovať prostriedky vašej skupiny/servisného orgánu zodpovedne a transparentne v súlade s tradíciami OA.

V závislosti od veľkosti a typu vašej skupiny/servisného orgánu môžu vaše špecifické úlohy zahŕňať zhromažďovanie a sledovanie príspevkov, platenie výdavkov, podávanie správ členom a odovzdávanie prebytočných prostriedkov širšej komunite OA v súlade so svedomím skupiny.

Plnením úlohy pokladníka pomáhate zabezpečiť, aby OA mohla naďalej niesť posolstvo obnovy tým, ktorí to potrebujú, a zároveň zachovať integritu a finančnú stabilitu Spoločenstva.

Overeaters Anonymous stanovili tieto všeobecné pokyny pre pokladníkov a tiež odporúčame vašej skupine/servisnému orgánu, aby vytvoril svoje vlastné špecifické pokyny, ktoré najlepšie vyhovujú jej presným potrebám.

Kvalifikácia

Každá skupina alebo servisný orgán (medziskupina, servisná rada, región) je autonómna a mala by si určiť svoju špecifickú kvalifikáciu na pozíciu pokladníka. Keďže táto úloha zahŕňa riadenie finančných prostriedkov skupiny/servisného orgánu, je nevyhnutné stanoviť jasné usmernenia.

Odporúča sa zahrnúť nasledujúce minimálne požiadavky:

  • Abstinencia: aspoň jeden rok súčasnej abstinencie podľa definície OA
  • Udalosti: absolvovanie Dvanástich krokov so sponzorom aspoň raz
  • zodpovednosť: aktívna spolupráca so sponzorom a sponzorovanie aspoň jedného jednotlivca

Schopnosti

Na výkon funkcie pokladníka sa nevyžaduje žiadne formálne vzdelanie, titul alebo povolanie. Najpodstatnejšie vlastnosti sú ochota a poctivosť.

Hoci skúsenosti nie sú potrebné, dôležitá je znalosť alebo ochota učiť sa a používať technológiu na komunikáciu a vedenie záznamov. Každý typ servisného orgánu môže mať iné požiadavky, preto odporúčame slúžiť ako skupinový pokladník pred postupom na medziskupinový/servisný výbor alebo pokladníka regiónu. Každá rola vás pripraví na povinnosti ďalšej.

jadrové Zodpovednosť

Pokladník skupiny/servisného orgánu má zvyčajne šesť hlavných oblastí zodpovednosti: zhromažďovanie, zaznamenávanie, zostavovanie rozpočtu, podávanie správ, distribúcia a dodržiavanie vládnych nariadení.

  1. zbieranie: Zhromažďovať finančné prostriedky z rôznych zdrojov a vkladať ich na účty skupiny/servisného orgánu.
  2. nahrávanie: Majte jednoduché, jasné a presné záznamy o zhromaždených a vynaložených finančných prostriedkoch.
  3. Rozpočtovanie: Vytvorte finančný plán, ktorý umožní skupine/servisnému orgánu efektívne spravovať svoje finančné prostriedky. Zabezpečte, aby príjmy a výdavky boli vyvážené a dobre organizované.
  4. hlásenie: Prezentujte finančné údaje jasným a transparentným spôsobom, aby boli Spoločenstvo a príslušné vonkajšie orgány informované. Napríklad mnohí pokladníci zdieľajú tabuľky s členmi skupiny/servisného orgánu, v ktorých sú uvedené podrobnosti o príjmoch a výdavkoch.
  5. Distribúcia: Pravidelne zabezpečte, aby sa prebytočné (nadbytočné) finančné prostriedky odovzdávali príslušným servisným orgánom (medziskupina, servisná rada a región) a všeobecnému fondu svetových služieb, ako to určí svedomie skupiny, na podporu prenosu správy OA.
  6. Vyhovujúce: Podávajte potrebné správy v súlade s vládnymi nariadeniami a typom podnikateľského subjektu, ako je zriadená vaša skupina/servisný orgán.

1. Zhromažďovanie úloh

peňažný/Kontroly

Skupiny tvárou v tvár

Pokladník na konci stretnutia vyberie a spočíta hotovostné príspevky a potom ich odnesie domov ako zverenec pre skupinu. Finančné prostriedky by mali byť bezpečne uložené, kým nebudú uložené.

servisné orgány

Pokladník zhromažďuje zaslané príspevky, ktoré môžu zahŕňať šeky alebo iné formy príspevkov zaslaných členmi alebo skupinami. Finančné prostriedky by mali byť bezpečne uložené, kým nebudú uložené.

Elektronické fondy

Osobné a/alebo virtuálne skupiny a servisné orgány

  • Založenie alebo vedenie elektronických/digitálnych účtov: Ako pokladník si môžete založiť alebo udržiavať platobné účty prostredníctvom platforiem na spracovanie digitálnych platieb. Tieto platformy poskytujú digitálne možnosti pre príspevky Siedmej tradície a ich popularita rastie. Overte si, s ktorými platformami vaša banka pracuje, pochopte všetky súvisiace poplatky a prečítajte si podmienky ochrany osobných údajov platforiem.
  • Pomocou QR kódu: Použitie QR kódu, ktorý je prepojený s platformou digitálneho platobného procesora vašej skupiny/servisného orgánu, môže odzrkadľovať tradičné príležitosti na odovzdávanie košov pre virtuálnych účastníkov. Osobné stretnutia môžu obsahovať vytlačený QR kód v skutočnom košíku pre tých, ktorí uprednostňujú prácu bez hotovosti.
  • Správa prevodov: Prihláste sa do platforiem digitálnych platobných procesorov a preveďte prostriedky na bankové účty skupiny/servisného orgánu podľa dohodnutého harmonogramu (týždenne, mesačne atď.).

2. Nahrávanie úloh

Skupiny tvárou v tvár

  • Vytvorte pokladničný zakladač: Zahrňte dohodnuté povinnosti pokladníka skupiny.
  • Pripravte si vrecko na hotovosť: Použite to na príspevky počas osobných stretnutí.
  • Udržiavať denníky príspevkov: Zaznamenajte dátum a celkovú sumu prijatých príspevkov.
  • Výnosy z predaja literatúry uchovávajte oddelene: Udržujte vyhradený denník, aby ste zabezpečili doplnenie podľa potreby.

Poznámka k dani z obratu: kníhkupectvo OA neúčtuje daň z predaja literatúry. Informujte sa u svojho miestneho daňového úradu o tom, či ste povinní vyberať, hlásiť a platiť daň z predaja literatúry.

Virtuálne skupiny

  • Určite spôsoby platby: Rozhodnite sa, ako budú členovia finančne prispievať, a jasne to oznamujte na každom stretnutí.
  • Vytvorte procesy nahrávania: Pravidelne dokladujte prijaté finančné prostriedky a zabezpečte ich prevod na dohodnutý účet skupiny.
  • Pre účty na spracovanie digitálnych platieb: Je nevyhnutné stiahnuť záznamy transakcií príspevkov. Tieto záznamy zjednodušujú proces vedenia presných finančných záznamov a pomáhajú pri riadnej dokumentácii a podávaní správ.

Poznámka týkajúca sa súkromia: Mnohé služby finančného riadenia zahŕňajú súkromné ​​údaje prispievateľov v záznamoch transakcií. Vyhnite sa sťahovaniu alebo ukladaniu osobných informácií v záznamoch pokladníka a vymažte všetky nepotrebné informácie, aby ste sa vyhli obavám o súkromie a anonymitu v prípade, že by boli niekedy porušené súbory skupiny.

Poznámka k bankovým účtom: Skupiny často poverujú pokladníkov, aby používali ich osobný bankový účet na prijímanie a rozdeľovanie finančných prostriedkov elektronicky. Alternatívne môžu členovia prispievať priamo do svojich servisných orgánov (medziskupina, servisné rady a/alebo región) a do všeobecného fondu svetových služieb. Táto dohoda medzi skupinou a pokladníkom sa opiera o našu Koncepciu dôveryhodných služobníkov (Koncepcia Deväť). Na zachovanie integrity sa pokladník zaväzuje skupine:

  • zabezpečiť transparentnosť, pravidelné podávanie správ a rotáciu služieb,
  • viesť jasný a podrobný záznam o príspevkoch a platbách a
  • prediskutovať a zdokumentovať očakávania skupiny týkajúce sa manipulácie s finančnými prostriedkami.

servisné orgány

  • Založiť a viesť bankové účty: Otvorte bankové účty podľa potreby. Zvážte držanie obozretných rezervných fondov oddelene vo fondoch poistených vládou (napr. v Spojených štátoch sú účty poistené Federálnou korporáciou pre poistenie vkladov, známou ako FDIC) alebo ekvivalentných úročených účtoch.
  • Nastavte účty na spracovanie digitálnych platieb: Zabezpečte prístup k platformám digitálnych platobných služieb a implementujte bezpečnostné opatrenia na ochranu aktív.
  • Procesy dokladovania výdavkov:
    • Vyžadovať schvaľovací reťazec pre väčšie sumy.
    • Zakázať pokladníkom, aby si sami podpisovali platby; použiť náhradný podpisovateľ.
    • Zvážiť duálny podpis možnosti a potvrďte dostupnosť u vašej finančnej inštitúcie.
  • Naplánovať audity: Frekvenciu auditu založte na počte transakcií a potrebách servisného orgánu.

Osobné a/alebo virtuálne skupiny a servisné orgány

Medzi osvedčené postupy pokladníka patria:

  • Okamžite zaplatiť výdavky.
  • Vkladajte prostriedky včas.
  • Každý mesiac zosúlaďte bankové výpisy s potvrdenkami a šekovými knižkami.
  • V prípade potreby aktualizujte podpisovú kartu banky.
  • Skontrolujte miestne požiadavky: zmeny účtu v dôsledku rotácie služieb si často vyžadujú formálnu zápisnicu zo zasadnutia predstavenstva na zdokumentovanie žiadosti.
  • Pred vyplatením vytvorte a udržiavajte formuláre výdavkov s príslušnými schváleniami.
  • Zbierajte príspevky siedmej tradície počas stretnutí skupiny/servisného orgánu.
  • Udržujte bezpečný zoznam hesiel a zvážte použitie trezoru hesiel pre všetky finančné účty; zdieľať zoznam s tajomníkom skupiny alebo predsedom alebo spolupredsedom služobného orgánu.

3. Rozpočtové úlohy

výdavky

Aj keď je každá skupina/služobný orgán autonómna, je dôležité vedieť, na čo sa príspevky Siedmej tradície zvyčajne používajú.

Face-to-Face a/alebo virtuálne skupiny

Typické výdavky zahŕňajú (ale nie sú obmedzené na):

  • využitie zasadacích priestorov vrátane prenájmu, služieb, zásob, opráv a nábytku;
  • potrebné vybavenie a poplatky za platformu na organizovanie virtuálnych stretnutí;
  • literatúra zakúpená na použitie na stretnutiach a/alebo pre verejnosť a profesionálov;
  • náklady na retreat, workshop, oslavy OA a akcie; a
  • výdavky na bulletin a zoznam stretnutí.

servisné orgány

Typické výdavky zahŕňajú (ale nie sú obmedzené na):

  • administratívne poplatky, ako je prenájom poštovej schránky alebo náklady na poštovné,
  • telefónne služby a/alebo služby hlasových správ,
  • počítačový softvér a hardvér,
  • cestovné náklady pre delegátov World Service Business Conference a zástupcov regiónu,
  • nastavenie a údržba webovej stránky,
  • príslušné vládne obchodné licencie a dane a
  • rôzne druhy poistenia.

rozpočet

Pokladník má často nižšie uvedené rozpočtové povinnosti.

Face-to-Face a/alebo virtuálne skupiny

  • Povinnosti týkajúce sa rozpočtu budú pravdepodobne minimálne. Uistite sa však, že ste si vedomí všetkých virtuálnych účtov a všetkých skupinových výdavkov, ako sú nájomné, zásoby, literatúra a poplatky za platformu.
  • Ak má vaša skupina finančnú potrebu a získavanie finančných prostriedkov v rámci členstva je nedostatočné, poraďte sa so svojou medziskupinovou/servisnou radou, aby ste preskúmali dostupné možnosti financovania.
  • Udržujte si obozretnú rezervu vo výške dvoch až šiestich mesiacov výdavkov na základe toho, čo je potrebné na udržanie otvoreného stretnutia.

 servisné orgány

  • Pravdepodobne budete pôsobiť ako spolupredseda rozpočtového a/alebo finančného výboru.
  • Vyžiadajte si návrhy ročného rozpočtu od predsedov výborov a členov predstavenstva pomocou Rozpočtové usmernenia pre servisné orgány na oa.org.
  • Vypracujte ročný rozpočet a predložte ho svojmu servisnému orgánu na schválenie.
  • Udržiavajte si obozretnú rezervu na dva až šesť mesiacov výdavkov a každoročne odhadnite rezervu na základe výdavkov a predpokladaných potrieb.
  • Preskúmajte spôsoby, ako znížiť výdavky servisného orgánu a zvýšiť dostupné finančné prostriedky prostredníctvom fundraisingových aktivít.
  • Kontaktujte Svetovú kanceláriu služieb a zistite, aké finančné prostriedky môžu byť dostupné na špeciálne projekty, ako sú verejné informácie a odborná pomoc, vyslanie delegáta na Svetovú obchodnú konferenciu služieb a/alebo preklad literatúry OA.
  • Ak finančné potreby presahujú to, čo je možné získať v rámci vašej medziskupinovej/servisnej rady alebo regiónu, požiadajte o radu vo svojom regióne alebo od svetových služieb, ako získať dodatočné finančné prostriedky.

4. Úlohy podávania správ

Osobné a/alebo virtuálne skupiny a servisné orgány

  • Pripravujte pravidelné správy, ktoré obsahujú dátumy a sumy príspevkov, a predkladajte správy podľa konzistentného harmonogramu.
  • Zdieľajte so skupinou/servisným orgánom, ako sa míňajú ich príspevky zo siedmej tradície.
  • Zabezpečte, aby boli príspevky nahlásené pomocou registrovaného mena a/alebo čísla skupiny/servisného orgánu a nikdy neboli priradené k menu jednotlivca. Je to v súlade so zásadami OA, že za členstvo nebudú žiadne poplatky ani poplatky, rešpektuje sa anonymita, rešpektuje súkromie údajov a zásady sú nadradené osobnosti.

servisné orgány

  • Predkladajte pravidelné správy o príspevkoch Siedmej tradície od pridružených skupín na stretnutiach servisných orgánov, aby ste podporili transparentnosť a zodpovednosť medzi skupinami a servisnými orgánmi.
  • Uchovávajte pokladničné archívy a finančné záznamy počas primeranej doby uchovávania. Požiadajte príslušné vládne orgány (miestne, štátne/provinčné, národné) na špecifické požiadavky.
  • Včas predložte požadované formuláre finančného výkazníctva príslušným vládnym orgánom.
  • Dohliadať na pravidelné kontroly poistných a finančných dokumentov, ako sú nezávislé audity.
  • Spolupracujte s pokladníkmi iných skupín/servisných orgánov pri riešení peňažných záležitostí. Pokladníci skupín, medziskupiny, servisných rád a regiónov sa vyzývajú, aby sa stretávali a vymieňali si nápady na zdieľanie skúseností a zlepšovanie postupov.

Poznámka k rotácii služby: Pri prechode od jedného pokladníka k druhému by mal odchádzajúci pokladník pomáhať pri školení prichádzajúceho pokladníka, aby sa zabezpečilo plynulé striedanie služieb. Webová stránka oa.org navyše ponúka cenné zdroje pre pokladníkov prichádzajúcich skupín/servisných orgánov. (Pozrite si zoznam zdrojov na konci týchto pokynov.)

5. Rozdelenie úloh

Dvanásty koncept: Duchovný základ pre službu OA zaisťuje ... dostatočné prevádzkové prostriedky plus dostatočnú rezervu, to je obozretný finančný princíp OA.

Skupiny/obslužné orgány by sa mali vyhýbať zbytočnému držaniu nadbytočných (nadbytočných) finančných prostriedkov. Tieto prostriedky by mali byť rozdelené podľa svedomia skupiny.

Prebytočné fondy

Prebytočné (prebytočné) finančné prostriedky sú definované ako peniaze, ktoré zostanú po zaúčtovaní výdavkov. Výdavky zahŕňajú:

  • obozretná rezerva (Pozri Pokyny pre získavanie finančných prostriedkov a obozretné rezervy pre skupiny a servisné orgány na oa.org.)
  • predplatené registrácie (napr. zjazdy alebo workshopy)
  • neuhradené výdavky (napr. nezaplatené nájomné)
  • vysielanie zástupcov na zhromaždenia a World Service Business Conference
  • plánované pripravované projekty (napr. verejné informačné a/alebo profesionálne osvetové kampane)
  • všeobecné potreby peňažných tokov (Pred stanovením prebytku je dôležité zohľadniť nadchádzajúce výdavky. Pohľad na historické výdavky a nadchádzajúce účty vám pomôže usmerniť.)

Pridružené osobné a/alebo virtuálne skupiny

Po zaúčtovaní výdavkov sa pokladníkom odporúča, aby sa riadili percentuálnymi podielmi navrhovanými Správnou radou. Rozhodnutia týkajúce sa rozdelenia prebytočných prostriedkov by mali byť potvrdené skupinovým svedomím. Odporúčané percentá OA sú:

  • 50% pridruženej medziskupine alebo servisnej rade
  • 40% do všeobecného fondu svetových služieb
  • 10% do pridruženého regiónu

Nepridružené osobné a/alebo virtuálne skupiny

Ak vaša skupina nie je pridružená k špecifickej medziskupinovej/servisnej rade, stále ju podporuje váš geografický alebo virtuálny región, svetové služby a Svetová kancelária služieb. Percento príspevku by malo byť určené svedomím skupiny. Ak napríklad nepridružená skupina dostane príspevky vo výške 100 USD, zostatok po výdavkoch sa rozdelí päťdesiat na päťdesiat medzi región a všeobecný fond svetových služieb.

servisné orgány

Niektoré navrhované metódy pre servisné orgány (medziskupina, servisná rada a región) na distribúciu finančných prostriedkov prostredníctvom skupinového svedomia zahŕňajú:

  • Príspevky založené na percentách: Servisné orgány môžu štvrťročne alebo ročne prideliť všeobecnému fondu svetových služieb dohodnuté percento (napr. 10 % hrubých príjmov).
  • Fixné príspevky: Servisné orgány sa môžu zaviazať, že budú štvrťročne alebo ročne prispievať špecifickou sumou do všeobecného fondu svetových služieb. Po uzávierke rozpočtového roka zistite, či má váš servisný orgán prebytočné prostriedky (prostriedky nad rámec toho, čo je potrebné na výdavky a obozretnú rezervu). Pošlite prebytočné prostriedky do všeobecného fondu svetových služieb na podporu prenosu správy OA po celom svete.
  • Dodatočné príspevky servisných rád: Jazykové, národné a špecifické servisné rady môžu tiež prispievať do všeobecného fondu svetovej služby a servisného orgánu, ku ktorému sú pridružené.

Poznámka týkajúca sa alternatívnej štruktúry príspevkov: Niektoré servisné orgány sa rozhodnú poskytnúť príspevky pred pokrytím výdavkov. Percento, ktoré služobný orgán prideľuje, je určené skupinovým svedomím. Napríklad, ak medziskupinová/servisná rada dostane príspevky vo výške 100 USD, najprv pridelí 10 % (10 USD), ktoré sa rozdelia medzi svoj región a svetové služby.

Všetky servisné orgány by mali komunikovať efektívne metódy pre príspevky.

  • Poskytnite pokyny na webovej stránke svojho servisného orgánu na odosielanie príspevkov Siedmej tradície.
  • Pripomeňte pridruženým skupinám/servisným orgánom, aby pri každom príspevku vždy uvádzali svoje registrované číslo a/alebo meno.
  • Informujte pridružené skupiny, že ich pokladník môže posielať príspevky šekom, peňažným poukazom alebo elektronicky pomocou ich digitálnej platobnej platformy (napr. Venmo, PayPal atď.).

Poznámka týkajúca sa QR kódu OA pre príspevky: OA vytvorila skupiny QR kódov a servisné orgány, ktoré môžu použiť na uľahčenie a zrýchlenie príspevkov siedmej tradície. Nájdite QR kód OA na oa.org/contribute.

6. Plnenie úloh

Tvárou v tvár a/alebo virtuálne skupiny a servisné orgány

Aby ste zabezpečili súlad s vládnymi smernicami, určite typ subjektu, pod ktorým váš servisný orgán pôsobí.

  • Skupiny často zastrešuje ich pridružená medziskupinová/servisná rada.
  • Servisné orgány môžu byť štruktúrované tak, aby vyhovovali špecifickým vládnym požiadavkám, ako sú neziskové korporácie, korporácie alebo iné dostupné subjekty.

Každý štát, provincia, krajina a/alebo obec môže mať špecifické požiadavky na podávanie správ. Presné informácie získate od miestnych účtovných odborníkov alebo malých obchodných organizácií (napr. v USA Small Business Administration).

servisné orgány

  • Oboznámte sa s vládnymi požiadavkami platnými pre podnikateľský subjekt určený vaším servisným orgánom. Ak si nie ste istí, vyhľadajte radu licencovaného daňového odborníka.
  • Dodržiavajte príslušné vládne požiadavky. Pripravte a odošlite všetky požadované správy o krajine, štáte a/alebo obci. Požiadavky sa budú líšiť v závislosti od vašej geografickej polohy.
  • Pozrite si historické záznamy a požiadajte o pomoc príslušné vládne oddelenie.

Tipy pre pokladníkov

„Spolu sa zlepšujeme“ platí aj pre obslužné pozície! Ak si nie ste istí alebo potrebujete poradiť s povinnosťami pokladníka, existuje veľa zdrojov vrátane:

  • Minulí pokladníci: Opýtajte sa kolegov, ktorí slúžili v tejto funkcii, pretože sú často najlepším zdrojom rady, ako zvládnuť vašu služobnú pozíciu.
  • Vrstovníci: Spojte sa s ostatnými, ktorí v súčasnosti zastávajú podobnú rolu alebo s podobnými zodpovednosťami (napr. skupinový pokladník k skupinovému pokladníkovi).
  • Pokladník medziskupiny/servisnej rady: Hľadajte informácie od skúseného kolegu, ktorý pôsobí ako pokladník na tejto úrovni služieb.
  • Pokladník regiónu: Pomocou webovej lokality svojho regiónu kontaktujte pracovníka, ktorý slúži ako pokladník pre váš región.
  • dodatočný zdroje sú dostupné na oa.org. Pozrite si zoznam zdrojov nižšie.

Najdôležitejší, požiadať o pomoc!

Poznámka týkajúca sa týchto pokynov: Ďakujem za ochotu slúžiť. Účelom týchto pokynov je poskytnúť jasnosť, istotu a podporu pri správe financií vašej skupiny/servisného orgánu. Tieto pokyny nie sú v žiadnom prípade zamýšľané ako úplne vyčerpávajúce, ani by sa nemali chápať ako požiadavky na služby alebo ako náhrada za odborné poradenstvo.

Ďalšie zdroje sú dostupné na oa.org:

Schválené výborom OA
© 2010, 2018, 2025 Overeaters Anonymous, Inc. Všetky práva vyhradené.
# 570

Overeaters Anonymous, Inc. World Service Office
Miesto: 6075 Zenith Court NE, Rio Rancho, NM 87144, USA
Mailing address: PO Box 44727, Rio Rancho, NM 87174-4727, USA
Telefón: + 1 505-891-2664