Sedma tradicija: Vsaka skupina OA bi se morala v celoti vzdrževati sama in zavračati zunanje prispevke.

Hvala, ker ste privolili v vlogo blagajnika vaše skupine/storitvenega organa. Vloga blagajnika v organizaciji Overeaters Anonymous (OA) ima pomembno odgovornost zagotavljanja finančnega zdravja in trajnosti skupine/storitvenega organa. Kot blagajnik pomagate odgovorno in pregledno upravljati sredstva svoje skupine/službenega organa v skladu s tradicijo OA.

Odvisno od velikosti in vrste vaše skupine/službenega organa lahko vaše posebne naloge vključujejo zbiranje in sledenje prispevkov, plačilo stroškov, poročanje članom in posredovanje presežnih sredstev širši skupnosti OA v skladu z zavestjo skupine.

Z opravljanjem vloge blagajnika pomagate zagotoviti, da lahko OA še naprej prenaša sporočilo o okrevanju tistim, ki ga potrebujejo, hkrati pa ohranjate integriteto in finančno stabilnost štipendije.

Anonimni prenajedci so določili te splošne smernice za blagajnike, poleg tega pa spodbujamo vašo skupino/storitveno telo, da razvije lastne posebne smernice, ki najbolje ustrezajo njenim natančnim potrebam.

Kvalifikacije

Vsaka skupina ali službeni organ (medskupina, službeni odbor, regija) je avtonomen in mora določiti svoje posebne kvalifikacije za položaj blagajnika. Ker ta vloga vključuje upravljanje sredstev skupine/storitvenega organa, je bistveno določiti jasne smernice.

Priporočljivo je vključiti naslednje minimalne zahteve:

  • Abstinenca: vsaj eno leto trenutne abstinence, kot jo določa OA
  • Koraki: vsaj enkrat opraviti dvanajst korakov s sponzorjem
  • Odgovornost: aktivno sodelovanje s sponzorjem in sponzoriranje vsaj enega posameznika

Spretnosti

Za opravljanje funkcije blagajnika ni potrebna formalna izobrazba, diploma ali poklic. Najbolj bistvene lastnosti so pripravljenosti in iskrenost.

Čeprav izkušnje niso potrebne, je pomembno poznavanje ali pripravljenost za učenje in uporabo tehnologije za komunikacijo in vodenje evidenc. Vsaka vrsta servisnega organa ima lahko drugačne zahteve, zato priporočamo, da delate kot skupinski blagajnik, preden napredujete v medskupinski/službeni odbor ali regionalni blagajnik. Vsaka vloga vas pripravi na odgovornosti naslednje.

Ključne odgovornosti

Blagajnik skupine/službe ima običajno šest glavnih področij odgovornosti: zbiranje, beleženje, priprava proračuna, poročanje, distribucija in upoštevanje vladnih predpisov.

  1. Zbiranje: Zbirajte sredstva iz različnih virov in jih položite na račune skupine/storitve.
  2. Snemanje: Vodite preprosto, jasno in natančno evidenco zbranih in porabljenih sredstev.
  3. Proračun: Ustvarite finančni načrt, ki skupini/storitvenemu organu omogoča učinkovito upravljanje svojih sredstev. Poskrbite, da bodo prihodki in odhodki uravnoteženi in dobro organizirani.
  4. Poročanje: Finančne podatke predstavite na jasen in pregleden način, da bodo štipendija in ustrezni zunanji organi obveščeni. Številni blagajniki na primer delijo preglednice s člani skupine/službenega organa, ki prikazujejo podrobnosti o prihodkih in odhodkih.
  5. Distribucija: Občasno zagotovite, da se presežna (presežna) sredstva posredujejo ustreznim službenim organom (medskupina, službeni odbor in regija) in splošnemu skladu svetovne službe, kot določa zavest skupine, za podporo prenosa sporočila OA.
  6. Skladno: Vložite potrebna poročila v skladu z vladnimi predpisi in vrsto poslovnega subjekta, kot je ustanovljena vaša skupina/storitveni organ.

1. Zbiranje nalog

Denar/Pregledi

Skupine iz oči v oči

Blagajnik na koncu srečanja zbira in prešteje denarne prispevke in nato denar odnese domov v skrbništvu za skupino. Sredstva morajo biti varno shranjena, dokler niso položena.

Servisni organi

Blagajnik zbira prispevke, poslane po pošti, ki lahko vključujejo čeke ali druge oblike prispevkov, ki jih pošljejo člani ali skupine. Sredstva morajo biti varno shranjena, dokler niso položena.

Elektronski skladi

Iz oči v oči in/ali virtualne skupine in storitvena telesa

  • Vzpostavitev ali vzdrževanje elektronskih/digitalnih računov: Kot blagajnik lahko vzpostavite ali vzdržujete plačilne račune prek platform za obdelavo digitalnih plačil. Te platforme ponujajo digitalne možnosti za prispevke sedme tradicije in postajajo vse bolj priljubljene. Preverite, s katerimi platformami sodeluje vaša banka, razumejte morebitne povezane provizije in preglejte pogoje zasebnosti platform.
  • Uporaba kode QR: Uporaba kode QR, ki je povezana s platformo digitalnega plačilnega procesorja vaše skupine/storitvenega organa, lahko odraža tradicionalne priložnosti podajanja košarice za virtualne udeležence. Osebni sestanki lahko vključujejo natisnjeno kodo QR znotraj dejanske košarice za tiste, ki raje poslujejo brez gotovine.
  • Upravljanje nakazil: Prijavite se v platforme digitalnih plačilnih procesorjev za nakazilo sredstev na bančne račune skupine/storitvenega organa v skladu z dogovorjenim urnikom (tedensko, mesečno itd.).

2. Snemanje nalog

Skupine iz oči v oči

  • Ustvarite blagajniško mapo: Vključite dogovorjene naloge blagajnika skupine.
  • Pripravite vrečko za denar: Uporabite to za prispevke med osebnimi sestanki.
  • Vodite dnevnike prispevkov: Zabeležite datum in skupni znesek prejetih prispevkov.
  • Izkupiček od prodaje literature hranite ločeno: Vzdržujte namenski dnevnik, da zagotovite dopolnjevanje po potrebi.

Opomba glede prometnega davka: Naš Knjigarna OA ne obračunava prometnega davka od literature. Pri lokalnem davčnem organu preverite, ali morate pobirati, poročati in plačati prometni davek od prodaje literature.

Virtualne skupine

  • Določite načine plačila: Odločite se, kako bodo člani finančno prispevali, in to jasno sporočite na vsakem sestanku.
  • Vzpostavite postopke snemanja: Prejeta sredstva redno dokumentirajte in zagotovite, da so nakazana na dogovorjeni račun skupine.
  • Za račune za digitalno obdelavo plačil: Nujno je treba prenesti evidenco transakcij prispevkov. Ti zapisi poenostavljajo postopek vodenja natančnih finančnih evidenc in pomagajo pri ustrezni dokumentaciji in poročanju.

Opomba glede zasebnosti: Številne storitve finančnega upravljanja vključujejo zasebne podatke prispevajočih v evidenco transakcij. Izogibajte se prenašanju ali shranjevanju osebnih podatkov v evidenco blagajnika in izbrišite vse nepotrebne informacije, da se izognete pomislekom glede zasebnosti in anonimnosti, če pride do vdora v datoteke skupine.

Opomba glede bančnih računov: Skupine pogosto zaupajo blagajnikom uporabo njihovega osebnega bančnega računa za elektronsko prejemanje in razprševanje sredstev. Druga možnost je, da lahko člani prispevajo neposredno v svoje službene organe (medskupine, službene odbore in/ali regijo) in splošni sklad svetovne službe. Ta dogovor med skupino in blagajnikom temelji na našem konceptu zaupanja vrednih uslužbencev (koncept devet). Za ohranitev integritete se blagajnik skupini zavezuje, da bo:

  • zagotoviti preglednost, redno poročanje in rotacijo storitev,
  • voditi jasno in podrobno evidenco prispevkov in plačil ter
  • razpravljati in dokumentirati pričakovanja skupine glede ravnanja s sredstvi.

Servisni organi

  • Vzpostavite in vzdržujte bančne račune: Po potrebi odprite bančne račune. Razmislite o tem, da bi skrbno hranili rezervna sredstva ločeno v državno zavarovanih skladih (npr. v Združenih državah so računi zavarovani s strani Zvezne korporacije za zavarovanje vlog, znane kot FDIC) ali enakovrednih obrestovanih računih.
  • Nastavite račune za obdelavo digitalnih plačil: Zagotovite dostop do platform digitalnih plačilnih storitev in uvedite zaščitne ukrepe za zaščito sredstev.
  • Postopki dokumentiranja stroškov:
    • Zahtevajte an verigo odobritev za večje zneske.
    • Blagajnikom prepovedati podpisovanje plačil sebi; uporabite an nadomestni podpisnik.
    • Razmislite dvojni podpis možnosti in potrdite razpoložljivost pri svoji finančni ustanovi.
  • Načrtujte revizije: Pogostost revizije temelji na številu transakcij in potrebah servisnega organa.

Iz oči v oči in/ali virtualne skupine in storitvena telesa

Najboljše prakse blagajnikov vključujejo:

  • Plačajte stroške takoj.
  • Deponirajte sredstva pravočasno.
  • Mesečno usklajujte bančne izpiske s potrdili in čekovnimi knjižicami.
  • Po potrebi posodobite bančno podpisno kartico.
  • Preverite lokalne zahteve: spremembe računa zaradi rotacije storitve pogosto zahtevajo uradne zapisnike s sestanka upravnega odbora, da dokumentirajo zahtevo.
  • Ustvarite in vzdržujte obrazce za stroške z ustreznimi odobritvami pred izplačilom.
  • Zbirajte prispevke sedme tradicije med sestanki skupine/službenega telesa.
  • Ohranite varen seznam gesel in razmislite o uporabi trezorja gesel za vse finančne račune; delite seznam s tajnikom skupine ali predsednikom ali sopredsednikom službenega organa.

3. Naloge načrtovanja proračuna

Stroški

Čeprav je vsaka skupina/službeni organ avtonomen, je pomembno vedeti, za kaj se običajno uporabljajo prispevki Sedme tradicije.

Iz oči v oči in/ali virtualne skupine

Tipični stroški vključujejo (vendar niso omejeni na):

  • uporaba prostora za srečanja, vključno z najemnino, komunalnimi stroški, zalogami, popravili in pohištvom;
  • pristojbine za potrebno opremo in platformo za gostovanje virtualnih sestankov;
  • Literatura, kupljena za uporabo na sestankih in/ali za javno in strokovno ozaveščanje;
  • umik, delavnica, praznovanja OA in stroški dogodkov; in
  • stroški glasila in seznama sestankov.

Servisni organi

Tipični stroški vključujejo (vendar niso omejeni na):

  • upravni stroški, kot so najemnina poštnega predala ali stroški poštnine,
  • storitve telefoniranja in/ali govornega sporočanja,
  • računalniška programska in strojna oprema,
  • potni stroški za delegate World Service Business Conference in predstavnike regij,
  • postavitev in vzdrževanje spletne strani,
  • veljavne državne poslovne licence in davke ter
  • različne vrste zavarovanj.

Proračun

Blagajnik ima pogosto naloge proračuna, ki so navedene spodaj.

Iz oči v oči in/ali virtualne skupine

  • Proračunske obveznosti bodo verjetno minimalne. Vendar se prepričajte, da ste seznanjeni z morebitnimi virtualnimi računi in vsemi stroški skupine, kot so najemnina, zaloge, literatura in pristojbine za platformo.
  • Če ima vaša skupina finančne potrebe in je zbiranje sredstev znotraj članstva nezadostno, se posvetujte s svojim medskupinskim/storitvenim odborom, da raziščete razpoložljive možnosti financiranja.
  • Ohranite preudarno rezervo za dva do šest mesecev stroškov, ki temeljijo na tem, kaj je potrebno, da ostane sestanek odprt.

 Servisni organi

  • Verjetno boste delovali kot sopredsednik odbora za proračun in/ali finance.
  • Zahtevajte predloge letnega proračuna od predsednikov odborov in članov uprav z uporabo Proračunske smernice za službene organe na oa.org.
  • Pripravite letni proračun in ga predložite svojemu servisnemu organu v odobritev.
  • Ohranite preudarno rezervo za dva do šest mesecev stroškov in letno ocenite rezervo na podlagi stroškov in pričakovanih potreb.
  • Raziščite načine za zmanjšanje stroškov servisnih organov in povečanje razpoložljivih sredstev z dejavnostmi zbiranja sredstev.
  • Obrnite se na World Service Office, da ugotovite, kakšna sredstva so lahko na voljo za posebne projekte, kot so obveščanje javnosti in strokovno ozaveščanje, pošiljanje delegata na poslovno konferenco World Service in/ali prevod literature OA.
  • Če finančne potrebe presegajo tisto, kar je mogoče zbrati v vaši medskupinski/službeni upravi ali regiji, poiščite nasvet v vaši regiji ali svetovni službi, kako zbrati dodatna sredstva.

4. Naloge poročanja

Iz oči v oči in/ali virtualne skupine in storitvena telesa

  • Pripravljajte redna poročila, ki vključujejo datume in zneske prispevkov, ter predstavljajte poročila po doslednem urniku.
  • S skupino/storitvenim organom delite, kako se porabijo njihovi prispevki sedme tradicije.
  • Zagotovite, da se prispevki poročajo z registriranim imenom in/ali številko skupine/storitvenega organa in nikoli ne pripisujejo imenu posameznika. To je v skladu z načeli OA, da ni prispevkov ali pristojbin za članstvo, spoštuje anonimnost, spoštuje zasebnost podatkov in postavlja načela nad osebnost.

Servisni organi

  • Predstavite redna poročila o prispevkih sedme tradicije povezanih skupin na sestankih službenih organov za spodbujanje preglednosti in odgovornosti med skupinami in službenimi organi.
  • Hraniti zakladniške arhive in finančne evidence za ustrezno obdobje hrambe. Vprašajte ustrezne vladne organe (lokalne, državne/province, nacionalne) za posebne zahteve.
  • Pravočasno predloži zahtevane obrazce za finančno poročanje ustreznim državnim organom.
  • Nadzirajte redne preglede, kot so neodvisne revizije, zavarovalnih in finančnih dokumentov.
  • Sodelujte z blagajniki drugih skupin/službenih organov pri reševanju denarnih zadev. Skupinske, medskupinske, službene odbore in regionalne blagajnike se spodbuja, da se sestanejo in izmenjajo ideje za izmenjavo izkušenj in izboljšanje praks.

Opomba glede rotacije storitev: Pri prehodu od enega blagajnika k drugemu mora odhajajoči blagajnik pomagati pri usposabljanju prihajajočega blagajnika, da se zagotovi nemoteno kroženje storitev. Poleg tega spletno mesto oa.org ponuja dragocene vire za prihajajoče blagajnike skupin/službenih organov. (Oglejte si seznam virov na koncu teh smernic.)

5. Razdelitev nalog

Dvanajsti koncept: Duhovni temelj za službo OA zagotavlja … zadostna operativna sredstva in dovolj rezerve bodo preudarno finančno načelo OA.

Skupine/službeni organi naj se izogibajo nepotrebnemu zadrževanju presežka (odvečnih) sredstev. Ta sredstva naj bodo razdeljena po zavesti skupine.

Presežna sredstva

Presežek (presežek) sredstev so opredeljeni kot denar, ki ostane po obračunu stroškov. Stroški vključujejo:

  • preudarna rezerva (glej Smernice za zbiranje sredstev in preudarne rezerve za skupine in službene organe na oa.org.)
  • predplačniške prijave (npr. konvencije ali delavnice)
  • neporavnani stroški (npr. neplačana najemnina)
  • pošiljanje predstavnikov na skupščine in svetovno poslovno konferenco storitev
  • načrtovani prihodnji projekti (npr. kampanje za obveščanje javnosti in/ali strokovno ozaveščanje)
  • splošne potrebe po denarnem toku (pomembno je, da upoštevate prihajajoče stroške, preden določite presežek. Pogled na pretekle stroške in prihajajoče račune vam bo pomagal pri vodenju.)

Povezane skupine iz oči v oči in/ali virtualne skupine

Po obračunu stroškov se blagajnike spodbuja, da upoštevajo odstotke prispevkov, ki jih je predlagal upravni odbor. Odločitve o razdelitvi presežka sredstev morajo biti potrjene na vesti skupine. Predlagani odstotki OA so:

  • 50% pridruženi medskupini ali odboru storitev
  • 40% v splošni sklad svetovne službe
  • 10% v pridruženo regijo

Nepovezane skupine iz oči v oči in/ali virtualne skupine

Če vaša skupina ni povezana z določenim medskupinskim/storitvenim odborom, jo ​​še vedno podpira vaša geografska ali virtualna regija, svetovna služba in urad Svetovne službe. Odstotek prispevka mora določiti skupina. Na primer, če nepovezana skupina prejme 100 USD prispevkov, se stanje po stroških razdeli v razmerju XNUMX:XNUMX med regionalni in svetovni sklad splošnih storitev.

Servisni organi

Nekaj ​​predlaganih metod za službene organe (medskupina, službeni odbor in regija) za razdeljevanje sredstev prek zavesti skupine vključuje:

  • Prispevki, ki temeljijo na odstotkih: službeni organi lahko četrtletno ali letno dodelijo dogovorjeni odstotek (npr. 10 % bruto prihodkov) v splošni sklad svetovne službe.
  • Fiksni prispevki: Službeni organi se lahko zavežejo, da bodo četrtletno ali letno prispevali določen znesek v splošni sklad svetovne službe. Po zaključku proračunskega leta ugotovite, ali ima vaš službeni organ presežna sredstva (sredstva, ki presegajo potrebna za stroške in preudarno rezervo). Pošljite presežna sredstva v splošni sklad svetovne službe za podporo prenosu sporočila OA po vsem svetu.
  • Dodatni prispevki službenih odborov: Jezikovni, nacionalni in specifični službeni odbori lahko prispevajo tudi v splošni sklad svetovne službe in službeni organ, s katerim so povezani.

Opomba glede alternativne strukture prispevka: Nekateri servisni organi se odločijo plačati prispevke pred kritjem stroškov. Odstotek, ki ga dodeli služba, je določen s skupinsko zavestjo. Na primer, če medskupinski/storitveni odbor prejme 100 USD prispevkov, najprej dodeli 10 % (10 USD), ki se razdeli med svojo regionalno in svetovno službo.

Vsi službeni organi bi morali sporočiti učinkovite metode za prispevke.

  • Na spletnem mestu vašega službenega organa navedite smernice za pošiljanje prispevkov sedme tradicije.
  • Opomnite pridružene skupine/storitvene organe, naj pri vsakem prispevku vedno vključijo svojo registrsko številko in/ali ime.
  • Pridruženim skupinam sporočite, da lahko njihov blagajnik pošlje prispevke s čekom, denarno nakaznico ali elektronsko z njihovo digitalno plačilno platformo (npr. Venmo, PayPal itd.).

Opomba glede QR kode OA za prispevke: OA je ustvaril skupine QR kode in storitvene organizacije, ki jih lahko uporabljajo za lažje in hitrejše prispevke Seventh Tradition. Poiščite QR kodo OA na oa.org/contribute.

6. Izpolnjevanje nalog

Iz oči v oči in/ali virtualno Skupine in službeni organi

Da zagotovite skladnost z vladnimi smernicami, določite vrsto subjekta, v okviru katerega deluje vaš servisni organ.

  • Skupine so pogosto zajete pod okriljem njihove pridružene medskupinske/storitvene uprave.
  • Storitveni organi so lahko strukturirani tako, da izpolnjujejo posebne vladne zahteve, kot so neprofitne družbe, korporacije ali drugi razpoložljivi subjekti.

Vsaka država, provinca, država in/ali občina ima lahko posebne zahteve glede poročanja. Za natančne informacije poiščite nasvet pri lokalnih računovodskih strokovnjakih ali organizacijah malih podjetij (npr. v Združenih državah Amerike, Small Business Administration).

Servisni organi

  • Seznanite se z vladnimi zahtevami, ki veljajo za določen poslovni subjekt vašega servisnega organa. Če niste prepričani, se obrnite na pooblaščenega davčnega strokovnjaka.
  • Upoštevajte veljavne vladne zahteve. Pripravite in vložite vsa zahtevana državna, državna in/ali občinska poročila. Zahteve se bodo razlikovale glede na vašo geografsko lokacijo.
  • Za pomoč preglejte zgodovinske zapise ali se za pomoč obrnite na ustrezno vladno službo.

Nasveti za blagajnike

"Skupaj postanemo boljši" velja tudi za službena delovna mesta! Če niste prepričani ali potrebujete navodila glede odgovornosti blagajnika, obstaja veliko virov, vključno z:

  • Prejšnji zakladnik(-i): Vprašajte sodelavce, ki so služili na tej funkciji, saj so pogosto najboljši vir nasvetov o vašem službenem položaju.
  • Vrstniki: Povežite se z drugimi, ki trenutno opravljajo podobno vlogo ali imajo podobne odgovornosti (npr. blagajnik skupine za blagajnika skupine).
  • Blagajnik medskupinskega/službenega odbora: Poiščite vpogled pri izkušenem sodelavcu, ki deluje kot blagajnik na tej ravni storitve.
  • Regijski blagajnik: na spletnem mestu svoje regije stopite v stik s sodelavcem, ki deluje kot blagajnik vaše regije.
  • Dodatne viri so na voljo na oa.org. Oglejte si spodnji seznam virov.

Najbolj pomembno, poiščite pomoč!

Opomba glede teh smernic: Hvala za vašo pripravljenost služiti. Te smernice so namenjene zagotavljanju jasnosti, zaupanja in podpore pri upravljanju financ vaše skupine/storitvenega organa. Te smernice nikakor niso mišljene kot popolnoma izčrpne, niti jih ne smemo razumeti kot zahteve za storitev ali kot nadomestilo za strokovni nasvet.

Dodatni viri so na voljo na oa.org:

OA odobril odbor
© 2010, 2018, 2025 Overeaters Anonymous, Inc. Vse pravice pridržane.
#570

Overeaters Anonymous, Inc. World Service Office
Lokacija: 6075 Zenith Court NE, Rio Rancho, NM 87144, USA
Poštni naslov: PO Box 44727, Rio Rancho, NM 87174-4727, USA
Telefon: + 1 505-891-2664